Lista de espera
Con la extensión Lista de espera, los clientes pueden apuntarse a la lista de espera de una cita completa. Si queda una plaza libre, la siguiente persona avanza automáticamente. La extensión la activas en el Manager, en Tienda de extensiones.
Cómo se apuntan los clientes a la lista de espera
Si una cita está llena, en lugar del botón de reservar los clientes ven la lista de espera:
- Página de reservas: la cita muestra «Fecha completa» y el botón Únete a la lista de espera.
- App para clientes: la cita muestra Lista de espera y el botón Apuntarme a la lista de espera.
Solo se pueden apuntar si la cita está realmente llena. El cliente recibe un correo de confirmación.
Si la oferta acepta créditos y el cliente paga con créditos, los créditos ya se reservan al apuntarse, es decir, se descuentan. Si no llega a entrar y la cita ya ha pasado, se devuelven automáticamente. También si se le quita de la lista de espera.
¿La lista de espera avanza automáticamente?
Sí. Si queda una plaza libre en una cita, avanza automáticamente la persona que más tiempo lleva esperando. Esto pasa:
- cuando un cliente cancela por su cuenta,
- cuando cancelas tú una reserva,
- cuando la cita recibe más plazas, por ejemplo con Máx. participantes. Además, Bookicorn revisa cada pocos minutos si hay plazas libres en las citas con lista de espera.
Solo se avanza hasta el inicio de la cita. En una cita anulada no avanza nadie, y al anular una cita tampoco avanza nadie.
Qué pasa con la reserva y el pago al avanzar depende de tu ajuste (sección siguiente).
Ajuste: qué pasa al avanzar
El ajuste lo encuentras en Manager → Lista de espera, con Ajustes (rueda dentada). La página se llama Promoción cuando queda una plaza libre, y el grupo, Lista de espera para sesiones:
Guardar la plaza hasta el pago (recomendado), el ajuste predeterminado:
- Si la persona reservó créditos, queda reservada en firme al instante.
- Si la oferta es gratuita, queda reservada en firme al instante.
- Si la oferta es de pago y tu estudio ofrece pago en línea, la persona recibe un correo con un enlace de pago. La plaza queda reservada para ella hasta el final del Plazo de pago. Si no paga a tiempo, la reserva caduca y avanza la siguiente persona.
- Sin pago en línea, la persona queda reservada en firme al instante y el pago queda pendiente.
Reservar de inmediato, pago pendiente: la persona que avanza queda reservada en firme al instante, sin plazo. El pago queda pendiente y lo cobras tú, por ejemplo en el lugar o por transferencia. Los créditos reservados se consumen.
El Plazo de pago lo eliges entre 2, 6, 12, 24 y 48 horas; por defecto son 24 horas. Si la cita empieza antes, el plazo termina al inicio de la cita.
Debajo está el ajuste Lista de espera para horario libre. Vale para todas las ofertas con elección libre de horario, también por días, y tiene tres opciones: Solo avisar, Guardar la plaza hasta el pago y Reservar de inmediato con saldo. Qué hacen lo explica Lista de espera con elección libre de horario.
Qué reciben las personas que avanzan
Quien avanza recibe un correo con el asunto «¡Plaza disponible!» y un aviso en la app. Si todavía tiene que pagar, el correo se titula «¡Plaza disponible! Reserva ahora» y contiene el botón Pagar ahora y asegurar la plaza, con el plazo hasta el que la plaza está reservada.
En la página Reservas, una reserva así aparece como pendiente con el aviso «Pago hasta …». Si la confirmas tú allí, la plaza se considera asignada sin que se haya pagado en línea.
Lista de espera con elección libre de horario
En las ofertas con elección libre de horario, los clientes se apuntan para un día o periodo completo, también en ofertas por días. Cuando algo se libera, se aplica el ajuste Lista de espera para horario libre:
- Solo avisar: todas las personas que esperan ese día reciben un correo con un enlace directo a la oferta y al horario liberado. Quien reserva primero se queda la plaza.
- Guardar la plaza hasta el pago: la plaza queda reservada para la siguiente persona. Recibe una oferta de pago con plazo, que aparece en la zona horaria de tu estudio. Sin pago online se envía en su lugar un aviso.
- Reservar de inmediato con saldo: si el saldo alcanza, la persona queda reservada de inmediato. Si no, la plaza se reserva y debe pagarse dentro del plazo.
Una oferta de pago en curso la aceptan los clientes con el enlace del correo o en la app de clientes con Pagar ahora.
Tu estudio recibe un aviso en cuanto se ha avisado a alguien o se reserva una plaza, no al apuntarse. El aviso lleva a la pestaña Días en Manager → Lista de espera.
Gestionar a las personas en espera en el Manager
Todas las listas de espera las ves en Manager → Lista de espera (app.bookicorn.net/warteliste). Solo los administradores ven esta página.
La tabla muestra Posición, Cliente, Cita, Créditos reservados y Estado (Espera o Notificado). En cada entrada se abre un menú:
- Abrir perfil del cliente y Enviar correo electrónico
- Promover a esta persona: inscribe a esa persona en concreto. Si la cita está llena, el Manager pide confirmación y sobrerreserva la cita.
- Eliminar: quita a la persona de la lista de espera. Los créditos reservados se devuelven y la persona recibe un correo.
En cada cita existe la pestaña Lista de espera con el botón Promover a la siguiente persona.
En el panel, la tarjeta con los puntos pendientes muestra cuántas personas hay en listas de espera.
Las personas en espera con elección libre de horario están en la pestaña Días. La tabla muestra Cliente, Oferta, Días, Personas, Estado y, si hay una oferta en curso, el Plazo. En cada entrada tienes:
- Avisar: envía un correo de que hay algo libre.
- Hacer oferta: reserva la plaza para esta persona hasta que termine el plazo.
- Dar de baja: quita a la persona de la lista de espera y recibe un correo. Si hay una oferta en curso, la plaza reservada vuelve a quedar libre al instante.
El interruptor de la oferta
En la oferta, en el área Reglas de reserva, existe el interruptor Ofrecer lista de espera cuando esté completo. Debajo aparece en una frase qué pasa cuando alguien avanza, con Cambiar ajuste hacia el ajuste de tu estudio.
- Elección libre de horario: los clientes solo pueden apuntarse para un día completo con el interruptor activado. En Lista de espera para horario libre eliges Como el estándar del estudio o una Regla propia para esta oferta.
- Citas fijas y bloques: aquí apuntarse depende de la extensión. Si está activa, los clientes pueden apuntarse en cualquier cita completa. El interruptor muestra en la página de la oferta un aviso sobre la lista de espera.
Preguntas frecuentes
¿La lista de espera avanza automáticamente? Sí, en cuanto queda una plaza libre y la cita todavía no ha empezado. Con el ajuste predeterminado, en las ofertas de pago con pago en línea la persona recibe primero un enlace de pago y queda reservada en firme en cuanto paga.
¿Se descuentan créditos cuando alguien se apunta a la lista de espera? Sí, se reservan. Si la persona no llega a entrar, se devuelven automáticamente después de la cita.
¿Puedo hacer avanzar a una persona concreta? Sí. En Manager → Lista de espera, en la entrada, con Promover a esta persona.
¿Qué pasa con la lista de espera si anulo la cita? No avanza nadie. Las personas en espera reciben un aviso de que la cita se ha anulado.
¿Cuánto tiempo tiene alguien para pagar? Lo que dure el Plazo de pago configurado, por defecto 24 horas, como máximo hasta el inicio de la cita.
¿Cuándo recibo yo como estudio un aviso? En la elección libre de horario, en cuanto se ha avisado a alguien de la lista de espera o se le ha reservado una plaza. Por apuntarse no hay aviso.