¿Que es la lista de espera?
El addon Lista de espera garantiza que no pierdas ningun cliente interesado cuando las clases estan completas. En lugar de un mensaje de error, los clientes pueden unirse a la lista de espera. En cuanto alguien cancela, la siguiente persona avanza automaticamente – sin ninguna intervencion manual por tu parte.
El sistema funciona con el principio FIFO (First In, First Out): quien se une primero a la lista de espera obtiene la siguiente plaza disponible.
El addon es util para:
- Clases populares que se llenan rapidamente
- Clases con capacidad limitada (p. ej. entrenamiento personal, talleres pequenos)
- Estudios que quieren medir mejor la demanda – la lista de espera te muestra cuanto interes real hay
Activacion
- Abre Administracion → Configuracion → Tienda de addons
- Busca Lista de espera
- Haz clic en Activar
- El addon esta activo para todas las clases inmediatamente
Cancelacion al final del periodo de facturacion.
Nota: La lista de espera esta activa para todas las clases de tu estudio tras la activacion. Puedes desactivarla por clase en Configuracion de clase → Lista de espera si no se desea para clases individuales.
Como se unen los clientes a la lista de espera
Cuando una clase esta completa, el boton de reserva en la pagina de la clase cambia automaticamente.
- El cliente abre la pagina de la clase – la clase esta marcada como completa
- En lugar del boton de reserva normal, aparece "Unirse a la lista de espera"
- El cliente hace clic en el boton y confirma con su cuenta
- El cliente recibe un email de confirmacion: "Estas en la lista de espera para [Nombre de la clase]"
- El email muestra su posicion actual en la lista de espera
La clase de Pilates del martes por la noche tiene 12 plazas, todas ocupadas. Jana abre la pagina de la clase y ve "Completa – unirse a la lista de espera". Hace clic, confirma y recibe un email: "Estas en la posicion 3 de la lista de espera." En cuanto dos personas cancelen, Jana obtiene automaticamente una plaza.
Consejo: Menciona activamente la lista de espera en tu comunicacion, p. ej. en redes sociales o en el estudio. Muchos clientes no saben que esta opcion existe – y buscan alternativas en su lugar.
Avance automatico tras cancelacion
En cuanto un participante cancela su plaza, ocurre lo siguiente automaticamente:
- La reserva se cancela
- El sistema comprueba si existe una lista de espera para esta sesion
- La primera persona de la lista de espera recibe un email de avance
- La persona tiene una ventana de tiempo (por defecto: 24 horas) para aceptar la plaza
- Si acepta, la reserva se completa
- Si no acepta o no responde, la siguiente persona avanza
Ventana de tiempo para aceptar
La ventana de tiempo en la que un cliente que avanza debe aceptar su plaza es de 24 horas por defecto. Puedes ajustarla:
- Ve a Administracion → Configuracion → Lista de espera
- Cambia el valor en "Plazo de aceptacion tras avance"
- Valores posibles: de 1 hora a 72 horas
Consejo: Para clases que estan a pocos dias, se recomienda una ventana de tiempo mas corta (p. ej. 4–8 horas) para que la plaza no permanezca vacante mucho tiempo.
¿Que ocurre si nadie avanza?
Si todas las personas de la lista de espera rechazan o no responden, la plaza queda libre. Puedes entonces asignar la plaza manualmente o dejarla abierta para asistentes espontaneos.
Notificaciones por email
El sistema envia automaticamente los siguientes emails:
| Desencadenante | Destinatario | Contenido |
|---|---|---|
| Anadido a la lista de espera | Cliente | Confirmacion + posicion actual en la lista |
| Plaza disponible | Primero en la lista | Invitacion a reservar + enlace + plazo |
| El plazo de aceptacion expira | Siguiente persona | Misma invitacion |
| El cliente acepta la plaza | Cliente | Confirmacion de reserva estandar |
| La sesion se cancela | Todos en la lista de espera | Notificacion de cancelacion |
Consejo: Personaliza las plantillas de email para la lista de espera en Administracion → Configuracion → Plantillas de email. Usa un tono amable y motivador – los clientes estan ilusionados cuando se libera una plaza y deben actuar rapidamente.
Vista general de la lista de espera en el Dashboard de administracion
Tienes una vision completa de todas las listas de espera de tu estudio en todo momento.
Lista de espera por sesion
- Ve a Administracion → Clases → [Nombre de la clase] → Sesion
- Haz clic en la pestana "Lista de espera"
Aqui puedes ver:
- Todas las personas en la lista de espera en el orden correcto
- Marca de tiempo de cuando se registro cada persona
- Estado: esperando, invitado (plazo en curso), expirado
Vista general global de listas de espera
En Administracion → Reservas → Listas de espera puedes ver todas las listas de espera activas de todas las clases de un vistazo.
Puedes:
- Eliminar manualmente personas de la lista de espera
- Ajustar el orden en casos excepcionales
- Reservar manualmente a personas directamente (saltandose la lista de espera)
Nota: Ajustar manualmente el orden de la lista de espera debe ser la excepcion. El principio FIFO genera confianza en tus clientes – todos saben que es justo.
Limitar las plazas en la lista de espera
Puedes establecer cuantas personas pueden unirse como maximo a la lista de espera de una sesion.
- Ve a Administracion → Configuracion → Lista de espera
- Establece "Tamano maximo de la lista de espera"
- Por defecto: ilimitado
¿Por que limitarla? Si 30 personas estan en la lista de espera de una clase con 10 plazas, las posiciones posteriores estadisticamente nunca avanzaran. Limitar a 2–3 veces la capacidad de la clase tiene sentido.
Una clase tiene 15 plazas. Una lista de espera de 20–30 personas es realista. Cualquier cosa por encima da falsas esperanzas a los clientes. Recomendacion: limitar la lista de espera a un maximo del doble de la capacidad de la clase, es decir, 30.
Considerar los plazos de cancelacion
La lista de espera funciona mejor en combinacion con plazos de cancelacion claros.
Si los clientes pueden cancelar gratis hasta el momento de la clase, ocurre lo siguiente:
- Muchas cancelaciones de ultimo momento justo antes de la sesion
- Los clientes que avanzan apenas tienen tiempo para aceptar la plaza
- Las plazas quedan vacantes
Recomendacion:
- Establece un plazo de cancelacion de 24–48 horas antes de la sesion
- Tras el plazo: no mas cancelaciones gratuitas
- Esto reduce las bajas de ultimo momento y hace la lista de espera mas fiable
Configura los plazos de cancelacion en Administracion → Configuracion → Reglas de reserva.
Consejo: Comunica el plazo de cancelacion claramente en la confirmacion de reserva y en la pagina de la clase. Los clientes que saben que no pueden cancelar gratis en el ultimo momento reservan con mas deliberacion – y cancelan con menos frecuencia.
Combinacion con otros addons
La lista de espera funciona bien junto con:
- Reserva de grupo – cuando un grupo cancela y se liberan varias plazas, la lista de espera avanza en consecuencia
- Sistema de check-in – se registran las inasistencias; puedes animar especificamente a clientes con alta tasa de inasistencia a usar la funcion de cancelacion de forma mas consistente
Preguntas frecuentes
¿Puede un cliente ver su posicion en la lista de espera? Si. En el Dashboard del cliente bajo Mis reservas → Listas de espera, cada cliente puede ver su posicion actual.
¿Que ocurre si se cancela una clase que tiene lista de espera? Todas las personas de la lista de espera reciben automaticamente un email de cancelacion. Las reservas existentes de la clase tambien se gestionan segun las reglas de cancelacion habituales.
¿Puedo reservar directamente a un cliente desde la lista de espera sin usar el sistema de avance? Si. En la vista general de la lista de espera de administracion puedes reservar manualmente a cualquier cliente directamente.
¿Se muestra la lista de espera en la planificacion de capacidad? Si. En la vista general de clases puedes ver tanto la ocupacion de reservas como el numero de personas en la lista de espera. Esto te ayuda a decidir si tiene sentido ofrecer una sesion adicional.
¿Que ocurre si desactivo el addon? Las listas de espera existentes se mantienen intactas, pero los nuevos clientes ya no pueden unirse a listas de espera. Las personas ya registradas seguiran avanzando mientras existan entradas.