Exportacion DATEV
Con el addon Exportacion DATEV, puedes exportar todas las reservas, pagos y cancelaciones de Bookicorn como un archivo CSV compatible con DATEV. Tu asesor fiscal puede importar este archivo directamente en DATEV Unternehmen online o DATEV Kanzlei-Rechnungswesen – sin necesidad de introducir datos manualmente.
Categoria: Finanzas
¿Que es la exportacion DATEV?
DATEV es el sistema contable mas utilizado en Alemania, empleado por asesores fiscales y auditores. Bookicorn exporta tus datos financieros en el formato DATEV Buchungsstapel, un formato CSV estandarizado que el software DATEV puede leer directamente.
Que significa esto para ti:
- Entregas a tu asesor fiscal un archivo de exportacion listo en lugar de cajas llenas de recibos
- El asesor fiscal ahorra tiempo en la introduccion de datos – lo que te ahorra en honorarios de asesoria
- Menos errores por la introduccion manual de datos
- Cierres anuales y declaraciones de IVA mas rapidos
¿Para quien es la exportacion DATEV?
El addon es especialmente util si:
- Trabajas con un asesor fiscal que usa DATEV (alrededor del 90% de todas las asesorias fiscales alemanas)
- Tienes declaraciones de IVA mensuales o trimestrales
- Procesas mas de 20 transacciones al mes – la exportacion automatizada resulta muy rentable a partir de este volumen
- Necesitas una contabilidad limpia y conforme a la GoBD
Nota: Si eres autonomo sin deduccion del IVA soportado y tienes pocas transacciones, las facturas en PDF del addon de Facturas pueden ser suficientes. Consulta con tu asesor fiscal que solucion se adapta mejor a tu caso.
Activacion en el Addon Store
- Abre Configuracion → Addon Store
- Haz clic en Exportacion DATEV y luego en Activar
- En el siguiente paso, introduce tu numero de asesor DATEV y tu numero de cliente DATEV – estos te los proporciona tu asesor fiscal
- Elige tu plan de cuentas (SKR03 o SKR04) – esto tambien lo determina tu asesor fiscal
- Guarda
Consejo: Envia un mensaje rapido a tu asesor fiscal: "Uso Bookicorn para mis reservas de cursos y puedo exportar datos en formato DATEV Buchungsstapel. ¿Que numero de cliente debo usar y que plan de cuentas (SKR03 o SKR04)?" – La respuesta suele tardar solo unos minutos.
El formato CSV DATEV Buchungsstapel
El DATEV Buchungsstapel es un formato CSV estandarizado con una seccion de encabezado y lineas de asientos. Bookicorn genera el archivo de forma completamente automatica con la estructura correcta.
Que contiene el archivo de exportacion:
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";5;... ← Encabezado DATEV (se rellena automaticamente)
Umsatz;S/H;Konto;Gegenkonto;Datum;Buchungstext;Beleg1;...
59,00;S;8400;1200;01.03.2025;Credit purchase Mustermann;RE-2025-0042;...
-29,00;H;8400;1200;05.03.2025;Cancellation Mustermann;RE-2025-0043;...
Explicacion de los campos principales:
| Campo | Significado |
|---|---|
| Umsatz | Importe en € |
| S/H | Asiento al Debe (S) o al Haber (H) |
| Konto | Cuenta de ingresos (p. ej. 8400 para SKR03) |
| Gegenkonto | Cuenta de pago (p. ej. 1200 Banco) |
| Datum | Fecha del asiento |
| Buchungstext | Descripcion con nombre del cliente |
| Beleg1 | Numero de factura de Bookicorn |
Ejecutar una exportacion
Iniciar una exportacion mensual
- Ve a Finanzas → Exportacion DATEV
- Selecciona el periodo de exportacion (recomendado: mes completo, p. ej. 01.03.2025 – 31.03.2025)
- Revisa la vista previa: numero de asientos e ingresos totales
- Haz clic en Exportar CSV
- El archivo se descarga (p. ej.
EXTF_Buchungsstapel_2025-03.csv) - Envia el archivo a tu asesor fiscal
Usar la vista previa de exportacion
Antes de descargar, Bookicorn muestra un resumen:
- Numero de asientos incluidos
- Ingresos totales del periodo
- Numero de cancelaciones
- Posibles advertencias (p. ej. asignaciones de cuentas faltantes)
Consejo: Revisa brevemente la vista previa antes de cada exportacion. Si ves un numero inusualmente alto o bajo de asientos, es posible que el periodo no este configurado correctamente.
Importacion en tu asesor fiscal
Tu asesor fiscal importa el archivo CSV en su sistema DATEV. El proceso en su lado funciona de la siguiente manera:
- El asesor fiscal abre DATEV Unternehmen online o DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
- Menu: Contabilidad → Buchungsstapel → Importar
- Selecciona el archivo y lo asigna al cliente
- DATEV valida automaticamente el formato e informa de posibles errores
- Tras la validacion: confirmar la importacion
- Los asientos estan disponibles inmediatamente en la contabilidad financiera
Para errores de importacion: La causa mas comun es un numero de asesor o numero de cliente incorrecto. Verifica tu configuracion en Configuracion → DATEV y alinea los datos con tu asesor fiscal.
¿Que datos se incluyen?
La exportacion contiene todas las transacciones financieramente relevantes del periodo seleccionado:
Incluido
- Reservas de cursos con pago directo – importe, fecha, nombre del curso, nombre del cliente
- Compras de creditos – precio del paquete, fecha, nombre del cliente
- Pagos de suscripciones de creditos – cargos mensuales/anuales
- Cancelaciones con reembolso – como asientos de compensacion
- Reembolsos parciales – con la referencia de factura correspondiente
No incluido
- Asientos internos de creditos (creditos sin pago, correcciones manuales)
- Reservas de cursos gratuitos (reservas de 0 €)
- Cupones (los pagos subyacentes se incluyen, pero no el canje del cupon en si)
Nota: Si usas Cursos subvencionados y los clientes corporativos pagan facturas por canales externos, consulta con tu asesor fiscal como contabilizar estos manualmente.
Plan de cuentas y asignaciones de cuentas
Segun el plan de cuentas que use tu asesor fiscal, se aplican diferentes numeros de cuenta:
SKR03 (mas comun para empresas pequenas)
| Tipo de asiento | Cuenta de ingresos | Cuenta de contrapartida |
|---|---|---|
| Reserva de curso (7%) | 8300 | 1200 |
| Reserva de curso (19%) | 8400 | 1200 |
| Compra de creditos | 8400 | 1200 |
| Cancelacion | 8400 | 1200 (negativo) |
SKR04 (mas comun para empresas grandes)
| Tipo de asiento | Cuenta de ingresos | Cuenta de contrapartida |
|---|---|---|
| Reserva de curso (7%) | 4300 | 1800 |
| Reserva de curso (19%) | 4400 | 1800 |
| Compra de creditos | 4400 | 1800 |
Consejo: No necesitas conocer los numeros de cuenta tu mismo – solo introduce que plan de cuentas usa tu asesor fiscal durante la configuracion, y Bookicorn selecciona automaticamente las cuentas correctas.
Consejos para una contabilidad fluida
Ritmo de exportacion mensual
Consejo: Exporta siempre el mismo periodo al final de cada mes (del 1 al ultimo dia del mes). Asi tu exportacion coincide exactamente con el mes de contabilizacion en DATEV y no hay entradas duplicadas ni faltantes.
Consistencia con los periodos
- Exporta siempre meses completos – sin periodos parciales
- No solapes periodos de exportacion (p. ej. exportar del 1 al 20 de marzo y luego del 15 al 31 de marzo genera asientos duplicados)
- Bookicorn marca los periodos ya exportados para que no cometas errores
Alinear el plan de cuentas con tu asesor fiscal
Llama una vez a tu asesor fiscal y aclara:
- ¿SKR03 o SKR04?
- ¿Que cuentas de ingresos debe usar Bookicorn (cuentas estandar o especificas)?
- ¿Debe dividirse el IVA automaticamente o registrarse como importe total?
Esta unica conversacion ahorra meses de problemas.
Combinacion con el addon de Facturas
Si tambien usas el addon de Facturas automaticas, tu asesor fiscal obtiene doble beneficio:
- Exportacion DATEV para la contabilidad (importacion automatica)
- PDFs ZUGFeRD como documentos de soporte (legibles por maquina y conformes al archivado)
Esta combinacion hace que tu cierre anual sea lo mas sencillo posible.