Cancelacion
Las reglas de cancelacion determinan cuando y como se pueden cancelar las reservas. Aqui aprenderas como configurarlas.
Principio basico
Por que reglas de cancelacion?
- Seguridad de planificacion: Sabes cuantos participantes esperar
- Equidad: Otros clientes pueden ocupar la plaza
- Viabilidad financiera: Evita cancelaciones de ultima hora
Proceso estandar
- El cliente cancela la reserva
- El sistema comprueba el plazo de cancelacion
- Dentro del plazo: los creditos se devuelven
- Fuera del plazo: sin reembolso
- Con lista de espera: la siguiente persona avanza
Configurar el plazo de cancelacion
Globalmente (para todos los cursos)
- Ve a Configuracion -> Reservas
- Busca Plazo de cancelacion por defecto
- Elige un periodo (p. ej. "24 horas antes del inicio del curso")
- Guardar
Por curso
- Abre el curso
- Ve a Opciones
- Busca Plazo de cancelacion
- Establece un plazo especifico para el curso
- Guardar
Nota: La configuracion del curso anula la configuracion global.
Opciones de plazo de cancelacion
| Opcion | Descripcion |
|---|---|
| Sin plazo | Cancelacion posible en cualquier momento |
| 1 hora | Hasta 1 hora antes del inicio del curso |
| 2 horas | Hasta 2 horas antes del inicio del curso |
| 4 horas | Hasta 4 horas antes del inicio del curso |
| 12 horas | Hasta 12 horas antes del inicio del curso |
| 24 horas | Hasta 24 horas antes del inicio del curso |
| 48 horas | Hasta 48 horas antes del inicio del curso |
| 1 semana | Hasta 7 dias antes del inicio del curso |
Devolucion de creditos
Dentro del plazo de cancelacion
- Los creditos se devuelven completamente
- Los creditos vuelven al monedero del cliente
- El orden FIFO se ajusta
Fuera del plazo de cancelacion
Tienes dos opciones:
Opcion 1: Sin reembolso
- El cliente pierde los creditos
- Politica estricta
- Maxima seguridad de planificacion
Opcion 2: Reembolso parcial
- Solo se devuelve una parte
- Ejemplo: 50% de los creditos
- Compromiso justo
Cancelacion por el administrador
Como administrador siempre puedes cancelar:
- Ve a Reservas
- Busca la reserva
- Haz clic en Cancelar
- Elige:
- Con devolucion de creditos
- Sin devolucion de creditos
- Opcionalmente introduce un motivo
- Confirmar
Las cancelaciones del administrador omiten el plazo de cancelacion.
Cancelacion por el cliente
En el Dashboard de miembros
- El cliente va a Mis reservas
- Busca la reserva
- Haz clic en Cancelar
- Ve el aviso sobre el plazo de cancelacion
- Confirma
Lo que ve el cliente
Dentro del plazo:
"Puedes cancelar esta reserva gratis hasta [fecha/hora]. Tus creditos seran devueltos."
Fuera del plazo:
"El plazo de cancelacion ha pasado. Si cancelas, tus creditos no seran devueltos."
Confirmacion de cancelacion
Email al cliente
Despues de cada cancelacion el cliente recibe:
- Confirmacion de la cancelacion
- Informacion sobre la devolucion de creditos (si/no)
- Resumen de los creditos actuales
- Enlace al horario
Email al administrador (opcional)
Puedes activar notificaciones para:
- Cada cancelacion
- Solo cancelaciones de ultima hora
- Solo para cursos especificos
Casos especiales
El curso fue cancelado
Cuando cancelas un curso:
- Todas las reservas se cancelan automaticamente
- Los creditos se devuelven siempre
- Los clientes son notificados
Enfermedad/emergencia
Para casos excepcionales puedes:
- Cancelar la reserva como administrador
- Elegir "Con reembolso"
- Incluso fuera del plazo
No-show
El cliente no se presenta:
- La reserva se mantiene
- Los creditos no se devuelven
- Opcional: Marcar como "No-show"
Estadisticas de cancelacion
Vista del Dashboard
En Estadisticas veras:
- Tasa de cancelacion por curso
- Tiempo medio de cancelacion
- Principales canceladores (clientes)
Usar los datos
Una alta tasa de cancelacion podria significar:
- Plazo de cancelacion demasiado corto?
- Curso no suficientemente atractivo?
- Horario desfavorable?
Recomendaciones
Para la mayoria de los estudios
Plazo de cancelacion: 24 horas
Reembolso dentro del plazo: 100%
Reembolso fuera del plazo: 0%
Por que?
- 24 horas te da suficiente seguridad de planificacion
- Los clientes tienen tiempo suficiente
- Regla clara y sencilla
Para cursos con alta demanda
Plazo de cancelacion: 48 horas
Reembolso: Solo dentro del plazo
Por que?
- Mas tiempo para el movimiento de la lista de espera
- Otros clientes pueden planificar
Para cursos de introduccion/prueba
Plazo de cancelacion: 2 horas
Reembolso: Siempre 100%
Por que?
- Barrera baja para nuevos clientes
- Fomenta probar
Comunicacion
Al reservar
Muestra claramente al cliente:
"Cancelacion gratuita hasta [fecha] a las [hora]"
En los terminos y condiciones
Documenta tus reglas de cancelacion claramente en tus terminos y condiciones.
Preguntas frecuentes para clientes
Crea una pagina de preguntas frecuentes con preguntas comunes:
- Hasta cuando puedo cancelar?
- Me devuelven mis creditos?
- Que pasa si estoy enfermo?
Detalles tecnicos
Creditos y FIFO
Al devolver:
- Los creditos se tratan como una "nueva compra"
- La fecha de caducidad se conserva
- La posicion FIFO se actualiza
Activacion de la lista de espera
Despues de la cancelacion:
- La plaza queda disponible
- El sistema comprueba la lista de espera
- La primera persona se reserva automaticamente
- Se envia la notificacion