Inscribir y gestionar participantes
En el Manager inscribes tú a las personas, por ejemplo en el mostrador, después de una llamada o para clientes habituales. Esta página muestra cómo funciona la inscripción y qué puedes hacer en la lista de participantes de una cita.
¿Cómo inscribo rápidamente a alguien?
El camino más rápido es Inscribir:
- Toca arriba en el Panel el botón Inscribir.
- Oferta: elige la oferta y, debajo, la cita.
- Persona: busca a la persona por nombre o correo electrónico y tócala. Si es nueva, la creas como invitada (consulta más abajo).
- Pago: elige el método de pago y comprueba el precio.
- Toca Inscribir.
Después, el Manager avisa «… ha sido inscrito.» Con Enviar correo de confirmación (activado por defecto), la persona recibe la misma confirmación de reserva que si hubiera reservado ella misma.
Otras formas de inscribir:
- En la cita: abajo, Añadir participante. La cita ya está elegida y se sigue con Persona.
- En el panel, en la tarjeta de la próxima cita: Inscribir.
- En la ficha del cliente: abajo, Añadir participante. La persona ya está preseleccionada.
Los administradores siempre pueden inscribir. Los entrenadores necesitan el permiso para añadir participantes.
El paso Oferta al inscribir
En el paso Oferta buscas con Buscar oferta … o filtras con Todas, Fechas fijas, Bloques y Horarios libres. Cada tarjeta muestra la próxima cita, el precio y cuántas plazas quedan libres. Si tocas una oferta, solo queda esa, con sus citas debajo. Con Todas las ofertas vuelves a la lista:
- Citas fijas: lista de las próximas citas con plazas libres. Las citas llenas aparecen como «Completo … · se puede sobrepasar».
- Bloques: lista de los bloques. Un bloque en curso lleva el aviso «ya comenzó».
- Elección libre de horario: calendario con los horarios libres, si hace falta con elección de la duración y del número de personas. Con el selector Otra hora, junto a Horarios libres, también asignas un horario fuera de tu disponibilidad. Lo que ya está ocupado sigue bloqueado. Los márgenes y los bloqueos solo muestran allí un aviso.
El paso Persona: elegir un cliente o crear un invitado
En el paso Persona aparecen arriba Reservados recientemente y debajo Todos los clientes. La búsqueda encuentra nombre, correo electrónico y número de socio. Quien ya está reservado para esta cita lleva la etiqueta Reservado y no se puede volver a elegir. Los clientes con el estado Inactivo no aparecen en la lista.
Inscribir como nuevo invitado (extensión «Reserva de invitado»): para una persona sin cuenta introduces Nombre, Apellidos y Correo electrónico; Teléfono (opcional) es voluntario. Si el correo ya pertenece a una cuenta, el Manager muestra «Este correo ya pertenece a … La reserva se asignará, no se crea un duplicado.» Sin la extensión, en ese lugar aparece un aviso con el camino a la Tienda de extensiones.
El paso Pago al inscribir
En el paso Pago eliges en Método de pago:
- En el lugar: cobrado en el lugar.
- Transferencia/PayPal: pago por transferencia o PayPal.
- Créditos: descuenta saldo de la cuenta de la persona. Solo para clientes con cuenta, no para invitados, y solo si la oferta acepta créditos. También sirve para un bloque completo, que descuenta los créditos del bloque. Si no es posible, la opción muestra el motivo, por ejemplo «no para esta oferta». Como disponible solo cuenta el saldo que vale para esta oferta. Si un paquete solo vale para otra categoría u otro entrenador, la opción lo indica, y sin saldo adecuado no se pueden elegir los créditos.
El Precio lo puedes ajustar. Con 0 la reserva es gratuita; si el precio es distinto, el precio estándar aparece al lado. Al inscribir no existe el pago en línea con tarjeta.
Con la extensión «Sistema de facturación», con pago en el lugar o por transferencia y un importe superior a 0 se crea una factura con estado pendiente. Si falta la dirección de la persona, el Manager pide en Dirección de facturación la Calle y número, el Código postal y la Ciudad antes de que puedas inscribir.
Qué cambia al inscribir respecto a las reservas de clientes
Cuando inscribes tú, algunas reglas de las reservas de clientes no se aplican:
- La reserva queda confirmada al instante, también en ofertas que normalmente funcionan bajo solicitud.
- No se aplican ni la ventana de reserva ni el cierre de reservas.
- También puedes inscribir en ofertas privadas.
- Citas llenas: el Manager pregunta «La sesión está completa (…). Puedes inscribir de todos modos, la sesión quedará sobrepasada.» Con Inscribir de todos modos reservas por encima de la capacidad. Con acompañantes no es posible; para eso tiene que haber suficientes plazas libres.
- Ya reservado: si la persona ya está reservada, el Manager avisa «Esta persona ya está inscrita aquí.»
Bloque, acompañantes e inscribir para otra persona
Bloques: si eliges una cita que pertenece a un bloque, el paso Pago pregunta en Reservar en si reservas el Bloque completo o Solo esta sesión. Por defecto está Bloque completo. El precio de una cita suelta es el precio del bloque dividido entre el número de citas.
Quién participa: si en el paso Persona tocas un cliente, debajo aparece Quién participa. Arriba está el propio cliente, ya marcado, y debajo sus personas guardadas y Añadir persona. Participa quien tenga la marca. El cliente paga y recibe el correo, como se indica debajo de la lista, y también sirven los créditos de su cuenta. Si reserva solo para su hijo o hija, marca a la persona y desmarca al cliente. Si la cita tiene una sola plaza, en la elección libre de horario o sin la extensión «Reserva de grupo», la marca salta de una persona a otra al tocar; en la elección libre de horario fijas el número de personas al elegir la hora. Con la extensión puedes marcar varias personas en citas fijas, tantas como plazas libres haya; las plazas libres aparecen junto al título. Si el cliente ya está reservado, marca las personas que se añaden a su reserva; en ese caso no se puede pagar con créditos. Con un cliente sin cuenta, eliges Otra persona y escribes el nombre. En cuanto participa alguien que no sea solo el cliente, no hay bloque completo.
A varias personas independientes las inscribes una tras otra, cada una en su propio proceso.
La lista de participantes de una cita
Toca una cita en el calendario para abrir la lista de participantes. Arriba ves cuántas plazas están ocupadas y cuántas libres. La lista tiene tres pestañas:
- Confirmada: todas las reservas activas, también las solicitudes abiertas. De cada persona aparecen el importe, el método de pago, cuándo reservó y, si puedes verlos, el correo electrónico y las indicaciones de salud.
- Lista de espera: las personas en espera, con el botón Promover a la siguiente persona (extensión «Lista de espera»).
- Cancelada: las reservas canceladas, con la indicación de quién canceló y el mensaje enviado.
En la pestaña Confirmada escribes con Escribir a todos un correo a todos los participantes.
Acciones para participantes concretos
Con los tres puntos junto a una persona tienes:
- Registrarse o Deshacer registro (extensión «Control de asistencia digital»)
- Abrir perfil del cliente
- Enviar correo electrónico
- Nota de la sesión (extensión «Documentación»)
- Cambiar cita (extensión «Cambio de cita»)
- Cancelar reserva
Si falta una extensión, la entrada lleva a la página de la extensión.
Exportar o imprimir la lista de participantes
La lista de participantes la exportas en la cita con el símbolo de compartir de arriba: en Exportar lista de participantes eliges Exportar PDF o Exportar CSV.
- El PDF es una lista para marcar con participantes, cancelaciones y lista de espera, práctica para imprimir.
- El archivo CSV contiene, entre otros datos, nombre, correo electrónico, teléfono, estado, fecha de reserva, método de pago e importe.
Preguntas frecuentes
¿Cómo inscribo rápidamente a alguien? En el panel, toca Inscribir, elige la oferta y la cita, elige la persona, elige el método de pago y toca Inscribir.
¿Puedo inscribir a alguien sin cuenta de cliente? Sí, con la extensión «Reserva de invitado», mediante Inscribir como nuevo invitado. Necesitas nombre, apellidos y correo electrónico.
¿Puedo sobrerreservar una cita llena? Sí. Al inscribir, el Manager pide confirmación, y con Inscribir de todos modos reservas por encima de la capacidad.
¿Puedo inscribir a alguien gratis? Sí. Pon el Precio a 0 en el paso Pago.
¿Dónde veo quién participa en una cita? En la cita, en la pestaña Confirmada. Para ello, toca la cita en el calendario.
¿Puedo imprimir la lista de participantes? Sí. En la cita, elige Exportar PDF con el símbolo de compartir.