Cancelar reservas
Como estudio puedes cancelar cualquier reserva, también después del plazo de cancelación y después del inicio de la cita. Esta página describe cómo cancelar una reserva concreta. Si se cae una cita entera, anulas la cita; consulta Vacaciones, ausencias y anulación de citas.
¿Dónde cancelo una reserva en el Manager?
Una reserva concreta la cancelas en tres sitios:
- En la cita: abre la cita, toca en la pestaña Confirmada los tres puntos junto a la persona y elige Cancelar reserva.
- En Manager → Reservas: en la reserva, Cancelar reserva.
- En la ficha del cliente: en el área Reservas, desde el menú de la línea, Cancelar reserva.
Los entrenadores solo pueden cancelar si tienen el permiso para ello.
Cancelar una reserva: el proceso
Al cancelar se abre la hoja Cancelar reserva:
- Elige en Reembolso qué debe pasar con el pago (consulta la sección siguiente).
- Deja activado Notificar a la clienta por correo si el cliente debe recibir un correo. Es el ajuste predeterminado.
- Si quieres, introduce un Motivo de la cancelación (opcional).
- Toca Cancelar reserva.
Si la reserva incluye un grupo, la hoja muestra un aviso: los acompañantes se cancelan también.
Reembolso cuando cancela el estudio
Qué opciones tienes en Reembolso depende de cómo se pagó:
| Pagado con | Opciones |
|---|---|
| Stripe o PayPal | Reembolsar automáticamente (propuesto) o Sin reembolso automático. El cliente recibe el importe completo; el estudio no recupera la comisión de Stripe. |
| Pago en el lugar o transferencia, ya pagado | Marcar como reembolso manual (propuesto) o Sin reembolso automático. Marcarlo crea un reembolso pendiente; el dinero lo devuelves tú. |
| Créditos | Sin opciones. Los créditos utilizados se devuelven siempre automáticamente. |
| Todavía sin pagar o gratis | Sin opciones; no hay nada que reembolsar. |
Siempre se reembolsa el importe completo. No puedes elegir un importe parcial. Sin reembolso automático lo usas, por ejemplo, si devuelves el dinero en el lugar o lo compensas.
En la hoja aparece el importe que realmente se pagó. Un bono canjeado ya está descontado: si el cliente pagó 5,00 € con un bono de 0,50 €, aparecen 4,50 €. Con Reembolsar automáticamente, la hoja indica además adónde vuelve el dinero, por ejemplo Klarna o Apple Pay. La confirmación de cancelación al cliente indica el mismo importe.
Si el cliente pagó con un vale, el importe se restituye en el vale.
Qué recibe el cliente al cancelar
Con Notificar a la clienta por correo, el cliente recibe un correo de confirmación de cancelación. Si la reserva tenía factura, Bookicorn crea automáticamente una factura de anulación y la adjunta al correo. La factura de anulación se crea también si desactivas el correo.
Si el cliente había hecho check-in en esa cita, el check-in se elimina al cancelar.
¿Avanza alguien de la lista de espera al cancelar?
Sí. Si al cancelar queda una plaza libre y hay personas en la lista de espera de la cita, avanza automáticamente la siguiente persona. Esto vale con la extensión «Lista de espera» y solo antes del inicio de la cita. Cómo funciona exactamente el avance lo encuentras en Lista de espera.
Al anular una cita entera no avanza nadie.
Cambiar la reserva en lugar de cancelarla
Si la persona solo quiere pasar a otra cita, con la extensión «Cambio de cita» puedes cambiar la reserva en lugar de cancelarla. El pago pasa entonces a la nueva reserva. Consulta Cambio de cita.
Cuando los clientes cancelan por su cuenta
Los clientes cancelan ellos mismos en la App para clientes o en el área de cliente, mientras no haya vencido el plazo de cancelación. Viene del estándar del estudio o de la regla propia de la oferta, y la confirmación de la reserva indica el momento exacto. Después, solo es posible a través de ti. Detalles en Cancelación por parte del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar cuando ya ha vencido el plazo de cancelación? Sí. Como estudio puedes cancelar cualquier reserva en cualquier momento, también después del inicio de la cita.
¿Recupera el cliente su dinero automáticamente? Con Stripe y PayPal sí, si eliges Reembolsar automáticamente. Los créditos se devuelven siempre automáticamente. El dinero pagado en efectivo o por transferencia lo devuelves tú.
¿Puedo reembolsar solo una parte? No. Se reembolsa el importe completo o nada.
¿Puedo cancelar sin que el cliente reciba un correo? Sí. Desactiva Notificar a la clienta por correo.
¿Qué pasa con la lista de espera cuando cancelo? Con la extensión «Lista de espera», avanza automáticamente la siguiente persona, siempre que la cita no haya empezado.