Cancelar reservas

Esta guia explica como funcionan las cancelaciones y que opciones tienes.

Vision general

Quien puede cancelar?

Motivos de cancelacion

Motivos tipicos para cancelaciones:

• El cliente no puede asistir
• Cambio de planes
• Enfermedad
• La clase se cancela
• Correccion del admin

Cancelacion por parte del cliente

Dentro del plazo

1. El cliente va a "Mis reservas"
2. Selecciona la reserva
3. Hace clic en "Cancelar"
4. Confirma
5. Los creditos se reembolsan automaticamente

Despues del plazo

Segun los ajustes:

• No es posible: El boton esta desactivado
• Sin reembolso: Los creditos se pierden
• Con cargo: Reembolso parcial

Comunicacion

El cliente recibe:

• Confirmacion de cancelacion por email
• Informacion sobre el estado de los creditos
• Aviso sobre alternativas

Cancelacion por parte del admin

Cancelacion regular

1. Ve a la reserva o lista de participantes
2. Selecciona al participante
3. Haz clic en "Cancelar"
4. Elige la opcion de creditos
5. Opcional: enviar una notificacion

Opciones de creditos

Sin notificacion al cliente

Para correcciones internas:

• Marca la casilla "Sin email"
• El cliente no sera informado
• Solo para correcciones del admin

Cancelaciones masivas

Cancelar una sesion de clase

Cuando se cancela una sesion completa:

1. Ve a la sesion de la clase
2. Haz clic en "Cancelar sesion"
3. El sistema cancela todas las reservas
4. Los creditos se reembolsan
5. Todos los participantes son notificados

Varias reservas

1. Selecciona varios participantes
2. Haz clic en "Cancelar seleccionados"
3. Elige la opcion de creditos global
4. Confirma

Establecer el plazo de cancelacion

Globalmente

En Ajustes → Reservas:

• Horas antes del inicio de la clase
• Por defecto para todas las clases

Por clase

En los ajustes de la clase:

• Plazo individual
• Anula el ajuste global

Ejemplos

Reembolso de creditos

Reembolso automatico

Cuando se cancela dentro del plazo:

• Los creditos se reembolsan inmediatamente
• La validez original se mantiene
• Se aplica el principio FIFO

Control manual

Como admin puedes:

• Reembolso por buena voluntad despues del plazo
• Reembolso parcial por ausencias
• Emitir creditos de reposicion

Casos especiales

Creditos expirados:

• No se pueden reembolsar
• El admin puede emitir nuevos creditos

Creditos usados:

• Para pago directo: el reembolso se gestiona por separado

Lista de espera al cancelar

Avance automatico

Cuando la lista de espera esta activada:

1. Ocurre la cancelacion
2. El sistema revisa la lista de espera
3. La primera persona en la fila se reserva
4. Se envia una notificacion

Ventana de tiempo

El avance es posible cuando:

• Aun hay tiempo antes de la clase
• El cliente es localizable
• Hay creditos disponibles

Avance manual

Si el avance automatico esta desactivado:

1. Procesa la cancelacion
2. Revisa la lista de espera
3. Contacta manualmente
4. Reserva manualmente

Seguimiento de cancelaciones

Registro de cancelaciones

Cada cancelacion se registra:

• Marca de tiempo
• Quien (cliente/admin)
• Motivo (si se proporciono)
• Accion sobre creditos

Informes

En Informes → Cancelaciones:

• Tasa de cancelacion
• Motivos (si se registraron)
• Distribucion temporal

Anomalias

El sistema advierte cuando:

• Tasa inusualmente alta
• Un solo cliente cancela frecuentemente
• Problemas con clases especificas

Buenas practicas

Comunicacion clara

• Incluir condiciones de cancelacion en los terminos y condiciones
• Informar en el momento de la reserva
• Mencionar en el email de confirmacion

Politica justa

• Indulgencia para primeras infracciones
• Consecuencias transparentes
• Aplicacion consistente

Medidas preventivas

• Enviar recordatorios
• Usar listas de espera
• Overbooking (con precaucion)

Preguntas frecuentes

Puede el cliente cancelar despues de una ausencia?

No, la cancelacion ya no es posible una vez que la clase ha terminado. Los creditos se consumen entonces (segun los ajustes).

Que pasa con problemas tecnicos?

Si el cliente no pudo cancelar:

• Aplicar buena voluntad
• Cancelar manualmente
• Reembolsar creditos

Como gestiono a los que cancelan repetidamente?

Opciones:

• Tener una conversacion
• Establecer un limite de reservas
• Requerir prepago

Proximos pasos

• Volver a la vista general
• Sistema de check-in