Vacaciones, ausencias y anulación de citas
Cuando se cae una cita, te vas de vacaciones o alguien te sustituye, el Manager tiene un camino propio para cada caso. Esta página explica qué camino sirve para qué y qué reciben tus participantes.
Anular una cita suelta
Una cita suelta la anulas en la propia cita:
- Toca la cita en el calendario.
- Abre arriba Más y elige Cancelar.
- Comprueba en Reembolso qué recibe cada persona.
- Deja activado Enviar correo electrónico de cancelación a los participantes si los participantes deben recibir un correo. Es el ajuste predeterminado.
- Si quieres, introduce un Motivo de la cancelación (opcional). Aparecerá en el correo.
- Toca Cancelar sesión.
También puedes anular una cita sin reservas. Después, la cita sigue en el calendario con la etiqueta Cancelado.
Los administradores siempre pueden anular; los entrenadores, solo con el permiso para ello.
Qué reciben los participantes cuando se anula una cita
Al anular, Bookicorn cancela todas las reservas confirmadas y pendientes de esa cita y las reembolsa por completo:
| Pagado con | Qué pasa |
|---|---|
| Créditos | Los créditos utilizados se devuelven automáticamente. |
| Stripe | El pago se devuelve automáticamente al cliente. Stripe no reembolsa la comisión de pago. |
| PayPal | El pago se reembolsa automáticamente. |
| Pago en el lugar o transferencia, ya pagado | No se mueve dinero automáticamente. Recibes en Notificaciones el aviso «Reembolso manual requerido» y reembolsas tú el importe. |
| Todavía sin pagar | No hay nada que reembolsar. |
Con el correo de anulación activado, cada persona recibe un correo «Curso cancelado» con el motivo y una frase sobre su reembolso, por ejemplo que se le han abonado los créditos. Los invitados sin cuenta reciben el correo en la dirección que indicaron. Si una reserva tenía factura, Bookicorn crea automáticamente una factura de anulación y la adjunta al correo.
Quien esté en la lista de espera de esa cita recibe un aviso de que la cita se ha anulado.
Tú y el entrenador de la cita recibís un aviso de la anulación.
Volver a activar una cita anulada
Una cita anulada la recuperas en la cita, en Más, con Reactivar. Después, la cita vuelve a poder reservarse. Las reservas que se cancelaron al anular siguen canceladas y no se envía ningún correo. Así que avisa tú a tus participantes de que pueden volver a reservar.
Anular una cita de un bloque
Una cita concreta de un bloque la anulas igual. Entonces solo se cancelan las participaciones en esa cita. No hay reembolso, porque el bloque se pagó completo. Más sobre los bloques en Cursos en bloque.
Anular una serie de citas completa
Si se cae una serie completa, anulas todas las citas futuras de una vez:
- Abre la oferta en Manager → Ofertas.
- Abre el área Fechas de la serie y toca Gestionar sesiones de series.
- En la serie, elige Cancelar la serie.
Cada cita futura de la serie se anula igual que una cita suelta: las reservas se cancelan y se reembolsan, y los participantes reciben siempre un correo de anulación.
Eliminar serie no está pensado para esto: en una serie con reservas solo pone las citas en anuladas, pero no cancela las reservas ni reembolsa nada.
Registrar vacaciones o días de cierre
En el Manager no existen unas vacaciones para todo el estudio que anulen todas las citas de una vez. Según el tipo de oferta, procedes así:
Ofertas con citas fijas: anula una por una las citas del periodo de vacaciones, como se describe arriba. Las series nuevas, mejor créalas después de las vacaciones. En un bloque de sesiones puedes excluir días concretos al crearlo.
Ofertas con elección libre de horario: registra las vacaciones en el perfil de disponibilidad, en Cerrado, con Añadir periodo. En ese periodo no se pueden reservar horarios. Las citas ya reservadas se mantienen; esas las anulas una por una. Más información en Elección libre de horario.
Bloquear el estudio, salas y recursos: en la página Bloqueos y ocupación (app.bookicorn.net/raumplan) creas con Añadir bloqueo un bloqueo con el motivo Vacaciones y eliges en ¿Qué bloqueas? Toda la ubicación, Sala o Recurso. La ubicación y la sala necesitan la extensión «Gestión de ocupación», los recursos la extensión «Recursos». Un bloqueo funciona así:
- En el periodo bloqueado, Bookicorn no ofrece horarios con elección libre ni recursos.
- Las citas existentes con horario fijo no se anulan y siguen siendo reservables. Anúlalas desde la cita. Al crear o editar una cita, el Manager solo muestra un aviso sobre el bloqueo.
Más información en Gestión de ocupación.
Sustitución cuando falta un entrenador
Si alguien cubre una cita, registras la sustitución en la cita:
- Abre la cita y elige en Más la opción Editar.
- En el campo Entrenador, activa el valor propio y elige a quien sustituye.
- Toca Ahorrar (el botón de guardar).
Esto solo vale para esa cita. Ni los clientes ni quien sustituye reciben un mensaje automático. Si quieres informar a los participantes, usa en la cita Escribir a todos.
No existe una ausencia de entrenador que bloquee o reparta sus citas automáticamente. Los horarios de la pestaña Disponibilidad de un entrenador no se tienen en cuenta al reservar.
Mover una cita en lugar de anularla
Si una cita se celebra a otra hora, la mueves en lugar de anularla: en la cita, en Más → Editar, cambias la fecha y la hora. Todos los participantes con reserva confirmada o pendiente reciben un correo «Sesión reprogramada» con la hora anterior y la nueva. Su reserva se mantiene. Detalles en Crear y editar citas.
Desactivar una oferta no es anular
Si desactivas una oferta completa, todas sus citas pasan a anuladas. Pero las reservas se mantienen y no se reembolsan. Por eso, si se caen citas con reservas, anúlalas siempre con Cancelar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registro unas vacaciones? En la elección libre de horario, en el perfil de disponibilidad, en Cerrado. En las citas fijas, anulas una por una las citas de las vacaciones. Con un bloqueo con el motivo Vacaciones en Bloqueos y ocupación bloqueas además ubicaciones, salas o recursos, pero eso solo afecta a la elección libre de horario y a los recursos.
¿Recuperan mis clientes su dinero si anulo una cita? Sí. Los créditos y los pagos con Stripe y PayPal se reembolsan automáticamente. Con pago en el lugar o transferencia reembolsas tú, y Bookicorn te lo recuerda.
¿Reciben un correo los participantes? Sí, si Enviar correo electrónico de cancelación a los participantes está activado. Es el ajuste predeterminado.
¿Puedo deshacer una anulación? La cita sí, con Reactivar. Pero las reservas canceladas siguen canceladas y los participantes tienen que volver a reservar.
Mi entrenador está enfermo. ¿Cómo registro una sustitución? En la cita, en Más → Editar, elige en el campo Entrenador a quien sustituye. Los participantes no reciben ningún mensaje; si hace falta, escríbeles con Escribir a todos.
¿Puedo anular de una vez todas las citas de un periodo? No. Puedes anular citas sueltas o una serie completa con Cancelar la serie.