Acceso para entrenadores
Categoria: Gestion | Codigo: trainer_accounts
Con el addon Acceso para entrenadores, cada entrenador de tu estudio obtiene su propia cuenta de acceso. Los entrenadores solo ven lo que deben ver – su horario, sus participantes, sus finanzas. Tu mantienes el control total sobre los permisos.
Nota: Este addon es un requisito previo para el addon Pagos a entrenadores. La compensacion automatica solo funciona cuando los entrenadores tienen sus propias cuentas.
Que incluye
- Cuentas de acceso individuales para cada entrenador
- Permisos configurables – tu decides que puede ver y hacer cada entrenador
- Calendario personal del entrenador mostrando solo sus propias clases
- Vista de participantes por clase
- Pestana de finanzas (opcional) – ingresos y pagos de sus propias clases
- Dashboard del entrenador como interfaz independiente
Activacion
- Ve a Configuracion → Addons en el Dashboard de administracion
- Activa Acceso para entrenadores
- La nueva seccion Entrenadores → Cuentas aparece en la navegacion
- Crea tu primera cuenta de entrenador
Crear una cuenta de entrenador
- Ve a Entrenadores → Cuentas → Nuevo entrenador
- Completa los datos basicos:
- Nombre (nombre y apellidos)
- Direccion de email (se convierte en el nombre de usuario)
- Especializaciones / cualificaciones (opcional, se muestra en el perfil)
- Subir una foto de perfil (opcional)
- Configura los permisos (ver siguiente seccion)
- Haz clic en Invitar – el entrenador recibe un email con un enlace de invitacion
- El entrenador establece su propia contrasena y puede iniciar sesion inmediatamente
Email de invitacion
Tras crear la cuenta, el entrenador recibe automaticamente un email con:
- El enlace al Dashboard del entrenador
- Un enlace de invitacion para establecer la contrasena (valido durante 72 horas)
- Una breve explicacion de lo que puede hacer con la cuenta
Consejo: Crea la cuenta del entrenador solo cuando el entrenador realmente vaya a empezar. El enlace de invitacion caduca despues de 72 horas – pero puedes regenerarlo en cualquier momento.
Configurar permisos
El sistema de permisos es flexible. Decides por entrenador lo que puede ver y hacer.
Permisos de clases
| Permiso | Descripcion |
|---|---|
| Ver sus propias clases | Horario de clases solo de sus clases asignadas |
| Ver todas las clases del estudio | Horario completo del estudio (p. ej. para sustituciones) |
| Ver listas de participantes | Nombres y contactos de participantes inscritos |
| Editar clases | Cambiar horarios, descripciones, capacidad de las clases |
| Cancelar clases | Cancelar sesiones individuales de clase (activa notificaciones automaticamente) |
Comunicacion
| Permiso | Descripcion |
|---|---|
| Gestionar chats de clases | Escribir mensajes en el chat grupal de sus clases (requiere addon de Chat) |
| Enviar mensajes a participantes | Enviar mensajes directos a participantes |
Finanzas
| Permiso | Descripcion |
|---|---|
| Ver sus propios ingresos | Ingresos de sus propias clases sin cifras globales del estudio |
| Ver pagos | Resumen de su propia compensacion (requiere addon Pagos a entrenadores) |
Consejo: Comienza con permisos minimos y amplialos segun sea necesario. Es mas facil otorgar permisos adicionales mas adelante que restringirlos.
Restringir a clases especificas
Puedes restringir a cada entrenador a clases especificas:
- Entrenador A solo ve sus propias clases de yoga
- Entrenador B ve todas las clases de pilates y barre (para sustituciones)
- Entrenador C tiene acceso completo a todo el horario de clases
Dashboard del entrenador
Cuando un entrenador inicia sesion, ve su propia interfaz – no el Dashboard de administracion.
Vista general / pagina de inicio
- Clases de hoy con hora, sala y numero de participantes
- Proximas clases de la semana
- Tareas pendientes (p. ej. mensajes no leidos)
Vista de calendario
El entrenador solo ve su propio horario:
- Vista semanal y mensual
- Codigo de colores por tipo de clase
- Al hacer clic en una clase se abre la lista de participantes y los detalles
Lista de participantes
Por clase, el entrenador puede ver (si tiene permiso):
- Nombres de todos los participantes inscritos
- Estado de asistencia (si el sistema de check-in esta activado)
- Datos de contacto (email, telefono) para preguntas de seguimiento
Nota: Los datos completos del cliente (historial de pagos, saldo de creditos) no son visibles para los entrenadores – independientemente de los permisos.
Pestana de finanzas para entrenadores
Si activas el permiso Ver sus propios ingresos, el entrenador obtiene su propia pestana de finanzas.
Que ve el entrenador alli
- Ingresos de sus propias clases para el periodo seleccionado (mes, trimestre, ano)
- Numero de clases impartidas y recuentos de participantes
- Resumen de pagos (solo si el addon Pagos a entrenadores esta activo)
Que no ve el entrenador
- Ingresos totales del estudio
- Ingresos de otros entrenadores
- Ventas de paquetes de creditos
- Area de administracion con datos financieros de clientes
Gestionar varios entrenadores
Vista general de entrenadores
En la administracion bajo Entrenadores → Cuentas puedes ver todos los entrenadores de un vistazo:
- Nombre y estado (activo, inactivo)
- Numero de clases asignadas
- Ultimo inicio de sesion
- Acceso rapido para editar permisos
Desactivar un entrenador
Cuando un entrenador deja el estudio:
- Ve a Entrenadores → Cuentas → [Entrenador]
- Establece el estado como Inactivo
- El entrenador ya no puede iniciar sesion
- Las clases existentes se mantienen intactas – puedes asignar un nuevo entrenador
Consejo: Desactiva las cuentas de entrenador rapidamente cuando alguien deja el estudio. Nunca compartas contrasenas entre personas – cada entrenador necesita su propia cuenta.
Invitar a un entrenador – paso a paso
- Crear cuenta: Nombre, email, permisos
- Enviar invitacion: Email automatico con enlace de invitacion
- Incorporar al entrenador: Dale al entrenador una breve descripcion del Dashboard (una introduccion de 5 minutos es suficiente)
- Asignar clases: Establece al entrenador como instructor de sus clases
- Primera clase: El entrenador esta listo – los participantes ven el nombre del entrenador en el horario de clases
Consejos para la gestion de entrenadores
Comunicar los permisos claramente
Informa a tus entrenadores de antemano sobre lo que pueden y no pueden ver en el Dashboard. Esto evita malentendidos y preguntas adicionales.
Revision periodica de cuentas
Comprueba una vez por trimestre que cuentas de entrenador siguen activas. Las cuentas inactivas deben desactivarse.
Usar el feedback de los entrenadores
El Dashboard del entrenador muestra a los entrenadores la ocupacion de sus clases a lo largo del tiempo. Los entrenadores que pueden ver sus propios numeros suelen estar mas motivados para llenar activamente sus clases.
Organizar sustituciones
Otorga temporalmente a entrenadores sustitutos acceso a clases especificas. Los permisos se pueden ajustar en cualquier momento.
Preguntas frecuentes
¿Cuantas cuentas de entrenador puedo crear? El addon es por estudio e incluye cuentas de entrenador ilimitadas.
¿Puede un entrenador cambiar sus propios datos de cuenta? Los entrenadores pueden cambiar su nombre, foto de perfil y contrasena por si mismos. Solo los administradores pueden cambiar los permisos.
¿Que ocurre con los datos de un entrenador desactivado? Todos los datos se conservan (clases, historial de reservas, datos financieros). Solo se bloquea el acceso de inicio de sesion.
¿Pueden los entrenadores verse entre si? No. Los entrenadores solo pueden ver sus propios datos y no tienen acceso a las cuentas de otros entrenadores.
¿Hay autenticacion de dos factores para las cuentas de entrenador? Si. Los entrenadores pueden activar 2FA en su configuracion. Como administrador, puedes hacer obligatorio el 2FA para todas las cuentas de entrenador.