Reuniones de Zoom
Con la extensión Reuniones de Zoom, Bookicorn crea una reunión de Zoom propia para cada cita online reservada. Tus clientes reciben el enlace en la confirmación de reserva, en el recordatorio y en la app para clientes. Ya no tienes que introducir un enlace de reunión a mano.
En los textos del Manager aparece el término de tu estudio en lugar de «entrenador».
Qué hace Reuniones de Zoom
- Cada cita reservada recibe su propia reunión de Zoom.
- El enlace aparece en la confirmación de reserva, en el recordatorio y en la app para clientes. Solo lo ven los clientes que han reservado la cita.
- Los entrenadores pueden conectar su propio Zoom si quieren. Si no, la reunión usa el Zoom del estudio.
- Sala de espera, código de acceso, grabación y más los ajustas para el estudio y los adaptas por oferta.
- En el Manager inicias la reunión desde la cita con Iniciar reunión.
- Si cancelas una cita, Bookicorn elimina la reunión en Zoom.
Se admite Zoom. Para Microsoft Teams, Google Meet y otras plataformas sigues introduciendo un enlace fijo en la oferta.
Añadir Zoom
Requisitos
- La extensión Reuniones de Zoom está activa en tu estudio.
- Tienes una cuenta de Zoom. Una gratuita sirve, para citas de más de 40 minutos necesitas una de pago.
- El Zoom del estudio lo conectan los administradores, su propio Zoom lo conectan los entrenadores.
- Al conectar, permites a Bookicorn leer tu perfil de Zoom (nombre, correo electrónico, tipo de cuenta) y crear, leer, modificar y eliminar reuniones. Bookicorn no pide más permisos.
Activar Reuniones de Zoom
La extensión la activas en Manager → Tienda de extensiones, con Reuniones de Zoom y Activar. Es una extensión normal y ocupa una plaza de extensión de tu plan. Cuando está activa, Abrir te lleva a la página Reuniones de Zoom (app.bookicorn.net/zoom).
Conectar el Zoom del estudio
Como administrador también encuentras la página en Manager → Ajustes → Extensiones activas → Reuniones de Zoom.
- Abre Reuniones de Zoom.
- En Zoom del estudio, toca Conectar con Zoom.
- Inicia sesión en Zoom y permite el acceso.
Después aparece Conectado y Conectado como con la dirección de correo de la cuenta de Zoom. El Zoom del estudio aloja todas las reuniones para las que ningún entrenador ha conectado su propio Zoom. Debajo ves a tus entrenadores con Conectado o Sin conectar.
Zoom propio para entrenadores
Los entrenadores conectan su propio Zoom en Manager → Personal → Mi Zoom: tocan Conectar con Zoom e inician sesión en Zoom. Las reuniones de sus citas usan entonces su propio Zoom. Sin conexión propia, se encarga el Zoom del estudio.
Pasar una oferta online a Zoom
- Abre la oferta y ve al área Ubicación y Entrenador.
- Activa Oferta en línea y elige Zoom como plataforma.
- Activa Crear automáticamente una reunión por cita.
- Guarda la oferta.
Ya no introduces ningún Enlace en línea. Si Zoom no está conectado ni para el estudio ni para el entrenador de la oferta, la oferta muestra un aviso con Conectar con Zoom.
El interruptor Crear automáticamente una reunión por cita solo aparece cuando la extensión está activa y la plataforma elegida es Zoom. Más información en Crear una oferta.
Usar Zoom
Quién aloja la reunión
Para cada cita se aplica este orden:
- Si el entrenador de la cita ha conectado su propio Zoom, la reunión usa su Zoom. Una sustitución en la cita tiene prioridad sobre el entrenador de la oferta.
- Si no, usa el Zoom del estudio.
- Si ninguno está conectado, no se crea ninguna reunión. Recibes entonces un aviso, consulta «Si falta una reunión» más abajo.
Una cuenta de Zoom normalmente solo aloja una reunión a la vez. Si tienes citas en paralelo, lo mejor es que los entrenadores conecten su propio Zoom.
Ajustes de las reuniones
En Reuniones de Zoom → Ajustes decides como administrador cómo se configuran las reuniones de tu estudio. Cada cambio se guarda al momento y se aplica a las reuniones que se creen después. Los ajustes bloqueados en tu cuenta de Zoom tienen prioridad.
Acceso y seguridad
- Sala de espera: los participantes esperan hasta que se les deja entrar.
- Entrar antes que el entrenador: Solo cuando el entrenador empiece, En cualquier momento, 5 minutos antes, 10 minutos antes o 15 minutos antes. Con sala de espera, Zoom no deja entrar a nadie antes que el entrenador.
- Código de acceso: el código va incluido en el enlace, tus clientes no tienen que introducir nada.
- Entrar solo con cuenta de Zoom: los participantes necesitan su propia cuenta de Zoom.
Audio y vídeo
- Silenciar al entrar
- Cámara encendida al empezar: entrenador y Cámara encendida al empezar: participantes
- Conexión de audio: Solo ordenador u Ordenador y teléfono.
Grabación
- Grabar automáticamente: No, Local o En la nube de Zoom.
- El entrenador puede pausar la grabación
De serie están activados el código de acceso, silenciar al entrar y las dos cámaras, la conexión de audio funciona por ordenador y teléfono, y la sala de espera y la grabación están desactivadas.
Ajustes propios para una oferta
En la oferta, Ajustes para esta oferta lleva a los mismos campos. Al lado aparece Ajuste del estudio mientras la oferta usa los ajustes del estudio, y Ajustes propios en cuanto cambias algo. Toca Listo y guarda la oferta. Con Volver al ajuste del estudio vuelve a aplicarse el ajuste del estudio.
Iniciar la reunión
Abre la cita en el Manager. En las citas online con Zoom ves:
- Iniciar reunión: abre Zoom e inicia la reunión como anfitrión. Si todavía no hay reunión, Bookicorn la crea en ese momento.
- Enlace para participantes: copia el enlace que reciben tus clientes. El botón aparece en cuanto se ha creado la reunión.
Pueden iniciarla los administradores y el entrenador de la cita.
Cuándo se crea la reunión
Bookicorn crea la reunión en cuanto se necesita: con la primera confirmación de reserva, como muy tarde con el recordatorio, al abrir una cita reservada en el Manager o con Iniciar reunión. Las citas sin reservas no reciben reunión. Así tu cuenta de Zoom se mantiene por debajo del límite diario de Zoom para reuniones nuevas y modificadas.
Mover o cancelar una cita
- Mover: el enlace sigue siendo el mismo. Bookicorn registra la nueva hora en Zoom en cuanto el enlace vuelve a necesitarse, por ejemplo con el recordatorio o cuando abres la cita en el Manager.
- Cancelar: si cancelas una cita, una serie o un bloque, Bookicorn elimina las reuniones en Zoom.
- Cancelación por parte de un cliente: la reunión se mantiene para los demás participantes.
Zoom gratuito
Con una cuenta gratuita de Zoom, las reuniones terminan a los 40 minutos y no hay grabación en la nube de Zoom. Reuniones de Zoom te lo indica, y entonces se graba en local en lugar de en la nube. Para citas de más de 40 minutos necesitas una cuenta de Zoom de pago.
Si falta una reunión
Si Bookicorn no puede crear una reunión, recibes un aviso y un correo Falta la reunión de Zoom con el motivo. En el Manager, la cita muestra entonces Falta la reunión de Zoom con Reintentar. Los motivos y qué puedes hacer:
- Ni el entrenador ni el estudio han conectado Zoom: conecta Zoom en Reuniones de Zoom, para el estudio o como entrenador.
- La conexión con Zoom ya no es válida: toca Volver a conectar en Reuniones de Zoom.
- Zoom no ha respondido en este momento: Bookicorn lo vuelve a intentar con el recordatorio. También puedes tocar Reintentar en la cita.
Los clientes cuya confirmación se envió sin enlace lo reciben con el recordatorio. En la app para clientes lo ven en cuanto se ha creado la reunión.
Si eso no ayuda, escríbenos a hey@bookicorn.net.
Quitar Zoom
Desconectar Zoom en Bookicorn
Abre Reuniones de Zoom o, como entrenador, Personal → Mi Zoom y toca Desconectar. Bookicorn retira a la vez su acceso en Zoom. Con Desconectar terminas la conexión. Los enlaces existentes siguen siendo válidos. Las nuevas reuniones usan entonces el Zoom del estudio, si está conectado. En las reuniones creadas con la cuenta desconectada, Bookicorn ya no puede cambiar la hora ni eliminar la reunión. Esas reuniones las inicias directamente en Zoom.
Quitar Bookicorn en Zoom
También puedes quitar Bookicorn directamente en Zoom: inicia sesión en el Zoom App Marketplace, abre Manage → Added Apps, elige Bookicorn y haz clic en Remove. Zoom se lo comunica a Bookicorn y la conexión termina igual que al desconectar.
Qué pasa con tus datos
Al desconectar o quitar la app, Bookicorn borra al instante todo lo que recibió de Zoom: los tokens de acceso y el correo electrónico y el ID de usuario de tu cuenta de Zoom. Las reuniones ya creadas siguen en tu cuenta de Zoom y sus enlaces en las reservas de tus clientes siguen funcionando. Puedes cambiar o eliminar esas reuniones directamente en Zoom. Si quieres que Bookicorn borre también los enlaces de reunión guardados, escríbenos a hey@bookicorn.net. Más información en la política de privacidad.
Preguntas frecuentes
¿Mis clientes necesitan una cuenta de Zoom? No, salvo que actives Entrar solo con cuenta de Zoom. El código de acceso va incluido en el enlace.
¿Quién ve el enlace? Los clientes que han reservado la cita, además de los administradores y el entrenador de la cita en el Manager.
¿Los ajustes modificados se aplican también a reuniones ya creadas? No. Los cambios se aplican a las reuniones que se creen después.
¿Funciona también con Microsoft Teams o Google Meet? No, por ahora solo con Zoom. Para otras plataformas introduces en la oferta un Enlace en línea fijo.
¿Qué pasa con las ofertas que tienen un enlace de Zoom fijo? Siguen usando su enlace. Solo cuando activas Crear automáticamente una reunión por cita recibe cada cita su propia reunión.
Si cambia el entrenador de una cita, ¿se traslada la reunión? No. Una reunión ya creada se queda en la cuenta de Zoom en la que se creó. Iniciar reunión sigue funcionando.
¿El enlace aparece también en el calendario? Sí. El archivo de calendario de la confirmación de reserva contiene el enlace. Con la extensión Sincronización de calendario aparece también en la entrada de calendario de administradores y entrenadores, en cuanto se ha creado la reunión.
¿Qué pasa si desactivo la extensión? Ya no puedes volver a conectar Zoom ni activar Crear automáticamente una reunión por cita. Las reuniones ya creadas y sus enlaces siguen siendo válidos.