Plantillas de correo electrónico
Bookicorn envía automáticamente correos a tus clientes, por ejemplo confirmaciones de reserva, recordatorios y cancelaciones. En Plantillas de correo electrónico ves cada uno de estos correos, te envías un correo de prueba y configuras el remitente, el logotipo y el encabezado y el pie.
Abrir las plantillas de correo en el Manager
Las plantillas las encuentras en Manager → Ajustes → Plantillas de correo electrónico, directamente en app.bookicorn.net/einstellungen/mailvorlagen. Solo los administradores pueden abrirlas.
Arriba del todo está Configuraciones globales. Debajo, las plantillas están agrupadas por áreas: Reservas, Lista de espera, Cuenta, Pagos, Suscripciones de crédito, Marketing y Reserva de grupo, además de Reservas (reservas de recursos), Entrega y devolución, Lista de espera del día y Acceso.
Qué plantilla se envía y cuándo
Qué plantillas recibe una reserva depende de la oferta:
- Reservas: en ofertas del tipo Citas: recursos en las que no se entrega nada. Son Reserva confirmada, Reserva solicitada, Solicitud aceptada, Solicitud rechazada, Reserva cancelada y Recordatorio de la reserva.
- Entrega y devolución: en ofertas con ¿Se entrega algo que luego se devuelve? activado, da igual si se reserva por minutos, horas o días. Son Alquiler confirmado, Recordatorio de recogida, Artículo entregado, Artículo devuelto, Alquiler cancelado y Devolución vencida.
- Todas las demás ofertas reciben las plantillas de Reservas (citas).
Si aceptas una reserva solicitada, el cliente recibe Solicitud aceptada y, en las ofertas con entrega, Alquiler confirmado. Si la rechazas, en ambos casos recibe Solicitud rechazada. Si indicas un motivo, aparece en el correo.
Los correos indican la duración reservada, el recurso y, si hace falta, la unidad, y en las reservas de varios días el periodo completo. El plazo de cancelación aparece como momento en la zona horaria de tu estudio. Si se adjunta un archivo de calendario, en las reservas de varios días abarca todos los días.
La confirmación de una clase, cita o bloque también indica el plazo de cancelación. Si la extensión Control de asistencia digital está activa, la confirmación de una clase o cita incluye además el código QR de la reserva para hacer el check-in.
Si en la oferta has puesto una Nota en la factura y la confirmación, aparece también en la confirmación. Las plantillas personalizadas la insertan con este marcador:
{{invoice_note}}
Cambiar el texto de una plantilla de correo
El asunto y el texto de las plantillas no los puedes cambiar tú en el Manager. Si abres una plantilla, aparece «La plantilla se mantiene automáticamente»: el asunto y el texto los aporta Bookicorn y se adaptan al idioma de cada destinatario. Tus propias denominaciones, por ejemplo «cita» en lugar de «curso», aparecen automáticamente en los correos.
Lo que decides tú está en Configuraciones globales: remitente, dirección de respuesta, posición del logotipo, encabezado y pie. Se aplica a todos los correos.
Si debajo de una plantilla aparece «Personalizada», para tu estudio hay guardada una versión propia de esa plantilla.
Vista previa y correo de prueba de una plantilla
Toca una plantilla. Verás:
- una Vista previa del correo tal como lo reciben tus clientes, con tu logotipo y tus colores,
- el campo Destinatario del correo de prueba y Enviar correo electrónico de prueba.
El correo de prueba se rellena con datos de ejemplo y se envía a la dirección indicada.
Configuraciones globales: remitente, dirección de respuesta, logotipo, encabezado y pie
En Plantillas de correo electrónico → Configuraciones globales están:
- Configuración del remitente: Nombre del remitente, Correo electrónico del remitente y Responder a dirección de correo electrónico.
- Posición del logotipo: Encabezamiento, Pie de página o Ambas.
- Texto del encabezado (opcional): aparece encima de cada correo.
- Texto de pie de página (opcional): aparece al final de cada correo, por ejemplo tu dirección postal. El copyright aparece automáticamente debajo.
Cada cambio se guarda al instante.
El logotipo de los correos es tu logotipo de Ajustes → General. Si no indicas otra cosa, las respuestas de tus clientes llegan a la dirección de correo de Ajustes → General → Información de contacto.
Diseño de los correos: colores y tipografía
Los colores, las tipografías y las esquinas de los correos a clientes los toma Bookicorn de tu página de reservas publicada. Si en Mi página de reservas → Diseño → Colores has definido colores propios, aparecen también en los correos. Que un correo sea claro u oscuro depende del Modo en la primera visita de tu página de reservas. No tienes que mantener un diseño de correo propio.
Activar el recordatorio de cita por correo
Bookicorn solo envía el recordatorio antes de una cita si lo activas: Manager → Ajustes → Reservas → Recordatorio de cita → Enviar recordatorio. Allí indicas cuántas Horas antes del inicio se envía (entre 1 y 72 horas). El recordatorio se envía una vez por reserva, como aviso en la App para clientes y con la plantilla del recordatorio por correo electrónico. Según la antelación dice «hoy», «mañana» o la fecha. En las reservas se envía Recordatorio de la reserva y en las ofertas con entrega Recordatorio de recogida.
Activar el agradecimiento tras la visita
La plantilla Agradecimiento tras la visita solo se envía si la activas: Manager → Ajustes → Reservas → Agradecimiento tras la visita → Enviar mensaje. Allí fijas las Horas después del final, eliges Una vez por miembro o Tras cada visita, introduces el Enlace para reseñas y, si quieres, escribes en Texto propio (opcional) un párrafo que aparece bajo el texto de agradecimiento predeterminado. Todos los detalles en Ajustes: Reservas.
En qué idioma reciben los clientes sus correos
Cada correo se envía en el idioma del destinatario, si se conoce; si no, en el idioma de tu página de reservas. Los textos existen en los siete idiomas. Los detalles están en Idioma de la interfaz y de los correos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el texto de la confirmación de reserva? No, el asunto y el texto los mantiene Bookicorn. Puedes añadir un encabezado y un pie para todos los correos en Plantillas de correo electrónico → Configuraciones globales.
¿Cómo veo el aspecto de un correo? Toca la plantilla en Plantillas de correo electrónico. Verás la vista previa y podrás enviarte un correo de prueba.
¿Por qué mis clientes no reciben ningún recordatorio antes de la cita? El recordatorio está desactivado hasta que lo actives en Ajustes → Reservas → Recordatorio de cita.
¿Cómo pongo mi logotipo en los correos? Súbelo en Ajustes → General. Dónde aparece lo eliges en Configuraciones globales → Posición del logotipo.
¿Por qué mis correos tienen otros colores que antes? Los correos adoptan los colores de tu página de reservas publicada. Si cambias allí los colores, también cambian los correos.
¿Se entera un cliente cuando rechazo su solicitud? Sí, por correo en su idioma y con un aviso en la app de clientes. Si indicas un motivo, aparece en él.