Preguntas frecuentes sobre reservas

Respuestas a las preguntas mas habituales sobre reservas, cancelaciones y listas de espera.

Proceso de reserva

Como reservan los clientes un curso?

1. Abrir el horario de cursos (web o Dashboard)
2. Seleccionar el curso
3. Consultar los detalles
4. Reservar con creditos o pago directo
5. Recibir la confirmacion

Que tipos de reserva hay disponibles?

Que ve el cliente al reservar?

• Nombre y descripcion del curso
• Entrenador
• Fecha, hora, duracion
• Ubicacion/sala
• Plazas disponibles
• Coste en creditos o precio

Reglas de reserva

Que es la ventana de reserva?

El periodo desde el cual se pueden reservar cursos:

• p. ej. "30 dias de antelacion"
• Los cursos fuera de esta ventana son visibles pero no se pueden reservar

Que es el plazo limite de reserva?

La fecha limite hasta la cual se pueden reservar cursos:

• p. ej. "2 horas antes del inicio del curso"
• Despues de este plazo ya no se pueden hacer reservas

Puedo tener reglas diferentes por curso?

Si:

1. Reglas globales (aplican a todos)
2. Reglas especificas por tipo de curso
3. Configuracion individual por curso

Como evito el overbooking?

• Establece un maximo de participantes por curso
• Activa la lista de espera
• El sistema bloquea automaticamente cuando se llena el aforo

Cancelaciones

Como cancelan los clientes?

1. Abrir el Dashboard
2. "Mis cursos"
3. Seleccionar la reserva
4. Hacer clic en "Cancelar"
5. Confirmar

Que es el plazo de cancelacion?

El momento hasta el cual la cancelacion es gratuita:

• p. ej. "24 horas antes del inicio del curso"
• Despues del plazo: sin cancelacion o sin reembolso

Que ocurre despues del plazo de cancelacion?

Segun la configuracion:

• La cancelacion ya no es posible
• Cancelacion posible pero sin devolucion de creditos
• Reembolso parcial

Se devuelven los creditos automaticamente?

Si, para cancelaciones dentro del plazo:

• Los creditos vuelven al mismo paquete
• La fecha de caducidad no cambia

Puedo cancelar en nombre de los clientes como administrador?

Si:

1. Abrir el curso
2. Lista de participantes
3. Seleccionar participante
4. "Eliminar"
5. Elegir reembolso (si/no)

Cancelacion de curso

Como cancelo un curso?

1. Abrir el curso en el panel de administracion
2. Hacer clic en "Cancelar curso"
3. Indicar motivo (opcional)
4. Confirmar

Que ocurre cuando se cancela un curso?

Automaticamente:

• Todos los participantes son informados por email
• Se devuelven los creditos
• Se reembolsan los pagos directos
• Se cancelan las reservas

Puedo restaurar un curso cancelado?

No. Debes crear un nuevo curso. Los clientes tendran que reservar de nuevo.

Como informo a los clientes sobre la cancelacion?

Automaticamente por email. Ademas puedes:

• Enviar un mensaje por chat
• Publicar un anuncio en el Dashboard

Lista de espera

Como funciona la lista de espera?

1. El curso esta completo
2. El cliente se une a la lista de espera
3. Cuando un participante cancela:
   • Se notifica al primero de la lista
   • Plazo limite para reservar (p. ej. 2 horas)
   • Si no reserva: se notifica al siguiente

Se descuentan creditos por la lista de espera?

No. Los creditos solo se descuentan cuando se realiza la reserva efectiva.

Puede el cliente abandonar la lista de espera?

Si:

1. Dashboard -> Mis cursos
2. Abrir entrada de lista de espera
3. "Eliminar de la lista de espera"

Cual es el plazo limite para la reserva desde la lista de espera?

El estandar es 2 horas. Puedes cambiarlo en la configuracion.

Que hay de la reserva automatica desde la lista de espera?

Opcional: si esta activado, la primera persona se reserva automaticamente sin confirmacion. Los creditos se descuentan.

Check-In

Como funciona el check-in?

Opciones:

1. Codigo QR: El cliente muestra el codigo, el entrenador lo escanea
2. Manual: El entrenador marca la asistencia
3. Auto check-in: El cliente se registra en un terminal

Donde esta el codigo QR?

• En el email de confirmacion de la reserva
• En el Dashboard del cliente, dentro de la reserva

Que ocurre con un no-show?

Segun la configuracion:

• Los creditos no se devuelven
• Marcado automatico como "No se presento"
• Opcional: bloqueo despues de X no-shows

Puedo modificar los check-ins retroactivamente?

Si:

1. Abrir el curso
2. Lista de participantes
3. Cambiar el estado (Presente/No se presento)

Reservas multiples

Puede un cliente reservar el mismo curso dos veces?

No. Una persona = una reserva por curso. El sistema impide reservas duplicadas.

Puede un cliente reservar varios cursos el mismo dia?

Si, siempre que los cursos no sean a la misma hora.

Que pasa con cursos que se solapan?

El sistema avisa:

"Ya tienes una reserva a esta hora:
[Curso X] a las 10:00"

La reserva sigue siendo posible (el cliente decide).

Gestion de reservas (Admin)

Como veo todas las reservas?

Dashboard -> Reservas:

• Filtrable por curso, fecha, estado
• Exportable como CSV

Puedo anadir clientes manualmente a un curso?

Si:

1. Abrir el curso
2. "Anadir participante"
3. Buscar al cliente
4. Elegir con/sin descuento de creditos

Puedo exportar la lista de participantes?

Si:

1. Abrir el curso
2. Lista de participantes
3. "Exportar" -> CSV o PDF

Como veo el historial de reservas de un cliente?

1. Clientes -> Buscar al cliente
2. Abrir perfil
3. Pestana "Reservas"

Notificaciones por email

Que emails reciben los clientes?

Puedo personalizar los textos de los emails?

Si, en Configuracion -> Plantillas de email. Puedes:

• Cambiar el asunto
• Personalizar el contenido
• Usar variables (nombre, curso, fecha, etc.)

El cliente no ha recibido el email?

Comprueba:

1. Carpeta de spam del cliente
2. Direccion de email correcta?
3. Revisar en Clientes -> Historial de emails
4. Notificaciones activadas?

Casos especiales

Reservar para otra persona?

No es posible directamente. Cada persona necesita su propia cuenta. Para grupos:

• Ofrecer paquete de grupo
• El administrador reserva manualmente

Puedo transferir reservas a otro curso?

No automaticamente. Solucion alternativa:

1. Cancelar la reserva antigua
2. Devolver los creditos
3. Nueva reserva en el otro curso

Que pasa con un cliente enfermo?

Segun la politica del estudio:

• Dentro del plazo: cancelacion normal
• Fuera del plazo: el administrador puede devolver creditos manualmente
• Con certificado medico: acuerdo especial

Reserva para una clase de prueba?

Opciones:

1. Crear un vale de creditos gratuito
2. Tipo de curso "Clase de prueba" con 0 creditos
3. El administrador reserva manualmente sin descuento de creditos

Problemas habituales

El cliente no puede reservar

Comprueba:

1. Suficientes creditos?
2. El curso todavia se puede reservar (plazo limite)?
3. El curso no esta completo?
4. No hay solapamiento con otra reserva?
5. La cuenta no esta bloqueada?

La reserva desaparece

Posibles causas:

• El curso fue cancelado
• El administrador la cancelo
• El cliente cancelo (desde otro dispositivo)

Numero incorrecto de participantes

• Borrar cache
• Comprobar la lista de espera
• Comprobar las cancelaciones

Siguientes pasos

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• Preguntas frecuentes tecnicas ->
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