Preguntas frecuentes sobre reservas
Respuestas a preguntas frecuentes sobre reservas, cancelaciones y los correos a tus clientes.
Preguntas sobre cómo reservan los clientes
¿Cómo reservan los clientes conmigo? En tu página de reservas, en la App para clientes, en el área de cliente del navegador o con widgets en tu propio sitio web. Consulta ¿Dónde pueden reservar los clientes?.
¿Puede un cliente reservar dos veces la misma cita? No. Una cuenta de cliente solo puede reservar cada cita una vez. El cliente ve entonces «Ya has reservado esta fecha». A otras personas las reserva con la extensión «Reserva de grupo» como acompañantes en la misma reserva.
¿Puede un cliente reservar dos citas que se solapan en el tiempo? Sí. Bookicorn no comprueba si las citas de un cliente se solapan.
¿Puede un cliente reservar para otra persona, por ejemplo para su hijo? Sí, con la extensión «Reserva de grupo». Al reservar marca la casilla Reservo para otra persona e indica quién participa. El pago y la confirmación quedan a su nombre.
¿Puedo limitar cuántas veces por semana reserva un cliente? No. No existe un límite de reservas por cliente.
¿Pueden los clientes reservar sin cuenta? Sí, con la extensión «Reserva de invitado», en las ofertas que permiten la reserva de invitados. Consulta Reserva de invitado.
¿Por qué un cliente no puede reservar?
Los motivos más frecuentes, cada uno con lo que ve el cliente:
- La cita está llena: «Completo». Con la extensión «Lista de espera» puede apuntarse a la lista de espera.
- La ventana de reserva todavía no está abierta: «La reserva se abre el …». La oferta tiene activado Limitar ventana de reserva.
- Se ha alcanzado el cierre de reservas: «Reserva cerrada». La oferta tiene activado Habilitar límite de reserva.
- La cita ya ha pasado.
- Saldo insuficiente: el cliente no tiene suficientes créditos.
- El cliente ya está reservado.
- No se puede reservar como invitado: el estudio o la oferta no permiten la reserva de invitados, o la oferta solo acepta créditos.
- La oferta es privada: las ofertas privadas no aparecen en la página de reservas y los clientes no pueden reservarlas.
- No hay método de pago: «Reserva no disponible», si la oferta no tiene configurado ningún método de pago utilizable.
- El estudio no admite clientes nuevos, porque se ha alcanzado el límite de clientes del plan.
- La página de reservas no es pública: los visitantes ven entonces una página provisional.
Preguntas sobre las reglas de reserva
¿Dónde configuro con cuánta antelación y hasta cuándo pueden reservar los clientes? En la oferta, en el área Reglas de reserva, con Limitar ventana de reserva y Habilitar límite de reserva. Al reservar cuenta lo que está configurado en la oferta. Consulta Crear una oferta.
¿Se aplican las reglas de reserva también cuando inscribo yo a alguien? No. Al inscribir en el Manager no se aplican la ventana de reserva, el cierre de reservas ni la capacidad, y la reserva queda confirmada al instante.
¿Puedo ocultar cuántas plazas quedan libres? Sí, en Manager → Ajustes → Reservas, en Indicador de ocupación. Consulta Ajustes: Reservas.
¿Qué reservas cuentan en la ocupación? Las reservas confirmadas y las solicitudes pendientes. Cada acompañante cuenta como una plaza propia. Las reservas canceladas y las personas en espera no cuentan.
Preguntas sobre la cancelación
¿Hasta cuándo pueden cancelar los clientes? Hasta que termina el plazo de cancelación, que configuras por oferta en Reglas de reserva. Sin plazo, pueden hasta el inicio de la cita. Consulta Plazo de cancelación y cancelación por parte del cliente.
¿Qué pasa cuando termina el plazo de cancelación? Los clientes ya no pueden cancelar por su cuenta. Se dirigen a ti y tú cancelas en el Manager.
¿Se devuelven automáticamente los créditos al cancelar? Sí, los créditos usados vuelven siempre automáticamente, tanto si cancela el cliente dentro del plazo como en cualquier cancelación que hagas tú.
¿Puedo cancelar como estudio en nombre de los clientes? Sí, en cualquier momento, también después del plazo. En la cita, junto a la persona, con Cancelar reserva, o en Manager → Reservas con Cancelar reserva. Consulta Cancelar reservas.
¿Puedo pasar una reserva a otra cita? Sí, con la extensión «Cambio de cita». Consulta Cambio de cita.
Preguntas sobre la anulación de clases
¿Cómo anulo una cita? En la cita, en Más, con Cancelar y después Cancelar sesión. Consulta Vacaciones, ausencias y anulación de citas.
¿Qué reciben los participantes si se anula una clase? Sus reservas se cancelan y se reembolsan por completo: los créditos y los pagos con Stripe y PayPal, automáticamente; los pagos en efectivo o por transferencia los reembolsas tú. Con Enviar correo electrónico de cancelación a los participantes reciben un correo electrónico.
¿Puedo recuperar una cita anulada? Sí, con Reactivar en la cita. Pero las reservas canceladas siguen canceladas.
Preguntas sobre la lista de espera
¿La lista de espera avanza automáticamente? Sí, con la extensión «Lista de espera», en cuanto queda una plaza libre y la cita todavía no ha empezado. Consulta Lista de espera.
¿Se descuentan créditos cuando alguien se apunta a la lista de espera? Sí, se reservan. Si la persona no avanza, vuelven automáticamente después de la cita.
Preguntas sobre los correos a los clientes
¿Qué correos reciben los clientes en torno a una reserva?
- Confirmación de reserva con cada reserva confirmada, también cuando confirmas una solicitud
- Solicitud de reserva en las ofertas que confirmas tú primero
- Reserva rechazada, cuando la rechazas o vence el plazo de la solicitud
- Cancelación en una cancelación, en el buzón con el asunto «Confirmación de cancelación»
- Sesión reprogramada, cuando cambias la fecha o la hora
- el correo de anulación, cuando anulas una cita, en el buzón con el asunto «Clase cancelada»
- Confirmación de cambio de reserva al cambiar una reserva de cita
- correos de la Lista de espera al apuntarse, al darse de baja y al avanzar
- en ofertas con recursos o entrega, las plantillas de Reservas y Entrega y devolución, consulta Plantillas de correo
¿Reciben los clientes un recordatorio antes de la cita? Solo si lo activas: en Manager → Ajustes → Reservas, en Recordatorio de cita, con Enviar recordatorio y Horas antes del inicio (de 1 a 72). El recordatorio llega como aviso en la app y por correo electrónico, una vez por reserva. Por defecto está desactivado.
¿Se entera mi cliente cuando rechazo una solicitud? Sí, por correo en su idioma y con un aviso en la app de clientes. Si indicas un motivo, aparece en él. En las reservas de recursos el correo se llama Solicitud rechazada y, si no, Reserva rechazada. Si el cliente retira él mismo su solicitud, no recibe ningún rechazo.
¿Puedo adaptar los textos de los correos? Los textos los mantiene Bookicorn y se adaptan al idioma de cada destinatario. Tú decides en Manager → Ajustes → Plantillas de correo electrónico, en la configuración global, el remitente, la dirección de respuesta, el logotipo y el encabezado y el pie.
¿Puedo desactivar correos concretos? No de forma general. Al inscribir, al cancelar y al anular una cita puedes desactivar el correo para esa operación concreta.
Un cliente no ha recibido ningún correo. ¿Qué puedo comprobar? Comprueba en la ficha del cliente que la dirección de correo sea correcta, y si al inscribir, cancelar o anular estaba desactivado el correo. El recordatorio de la cita solo llega si lo has activado.
Preguntas sobre la cuota de reservas
¿Una reserva de grupo cuenta como una o como varias reservas? Como varias. Cada acompañante cuenta como una reserva propia.
¿Cuentan las reservas gratuitas? Sí. Cuenta toda reserva no cancelada en una cita, aunque no cueste nada.
¿Cuentan las reservas canceladas? No. Cómo se cuenta exactamente la cuota se explica en Escalado de precios.