Documentación
Con la extensión Documentación llevas un expediente de cada cliente: notas sobre sesiones concretas y un archivo para ficheros como cuestionarios de anamnesis, consentimientos o contratos. También hay un archivo así para tu equipo. La extensión la activas en el Manager, en Tienda de extensiones.
Qué desbloquea la extensión Documentación
- Documentos del cliente: en la ficha del cliente, un archivo para ficheros.
- Nota de la sesión: en la cita, una nota sobre un participante que se guarda en su expediente.
- Archivos del entrenador: en la ficha de un entrenador, un archivo para ficheros.
Las notas en la ficha del cliente y en la del entrenador existen también sin la extensión. La extensión desbloquea los archivos y la nota de la sesión.
Guardar documentos de un cliente
- Abre Manager → Clientes y toca el cliente.
- Abre el área Notas.
- En Documentos, toca Subir documento y elige el archivo.
La lista muestra el nombre del archivo, la fecha y el tamaño. Al tocarlo se abre el archivo, y desde el menú lo borras con Eliminar documento. Si el cliente tiene acompañantes, defines a quién pertenece el documento.
Se admiten todos los tipos de archivo de hasta 20 MB, un archivo por subida. No existen formularios para rellenar, plantillas ni firma digital. Los consentimientos y cuestionarios los guardas como archivo terminado, por ejemplo en PDF o como foto.
Escribir una nota de la sesión
Una nota sobre una cita la escribes directamente desde la lista de participantes:
- Abre la cita en el calendario.
- Toca los tres puntos junto a la persona y elige Nota de la sesión.
- La fecha viene rellenada con la de la cita. Escribe tu nota y, si hace falta, adjunta un archivo con Subir documento.
- Guarda.
Después, la nota aparece en la ficha del cliente, en el historial de Notas. Sin la extensión, Nota de la sesión lleva a la página de la extensión. Para los acompañantes sin cuenta propia no hay nota de la sesión.
Quién ve la documentación
- Los clientes no ven nada de ello. Las notas y los documentos son solo para tu equipo.
- En la ficha del cliente, los administradores lo ven todo. Los entrenadores solo ven el área Notas si tienen el permiso de notas.
- En la ficha del entrenador, el área se llama Notas y archivos. Solo la ven los administradores de tu estudio, no el resto del equipo.
Los archivos se abren mediante un enlace que caduca al cabo de una hora.
Cuando se elimina a un cliente
Si eliminas a un cliente de tu estudio, Bookicorn borra también sus notas y documentos de tu estudio. Consulta Eliminar o bloquear clientes.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ver mis clientes sus documentos? No. Las notas y los documentos solo los ve tu equipo.
¿Puedo hacer que se rellene un cuestionario de anamnesis de forma digital? No, no existen formularios. Puedes subir un cuestionario ya rellenado como archivo.
¿Qué tamaño puede tener un documento? Hasta 20 MB. Se admiten todos los tipos de archivo.
¿Necesito la extensión para las notas? Para las notas normales de la ficha del cliente, no. La extensión hace falta para los documentos y para la nota de la sesión desde la cita.