Confirmar reservas
En algunos casos, puede que quieras revisar las reservas antes de confirmarlas. Esta guia te muestra como usar el proceso de confirmacion.
Cuando es necesaria la confirmacion manual?
Escenarios tipicos
- Clases premium: Solo para ciertos miembros
- Talleres: Con un numero limitado de participantes
- Clases de prueba: Evaluacion de nuevos clientes
- Requisitos especiales: Revision medica, conocimientos previos
Automatico vs. manual
| Modo | La reserva va... | Ideal para |
|---|---|---|
| Automatico | Directamente | Clases estandar |
| Manual | Al admin para revision | Clases especiales |
Configuracion
Activar globalmente
- Ve a Ajustes → Reservas
- Activa "Confirmacion manual"
- Elige: todas las reservas o solo algunas especificas
Activar por clase
- Ve a la clase
- Pestana "Ajustes"
- Activa "Confirmacion requerida"
- Opcional: introduce un motivo
El proceso de confirmacion
1. Llega la reserva
- Estado: "Pendiente"
- Los creditos se reservan (no se consumen)
- El cliente recibe un email: "Tu reserva esta siendo revisada"
2. El admin revisa
Ves en Reservas → Pendientes:
- Nombre y contacto del cliente
- Clase reservada
- Estado de creditos
- Hora de la reserva
3. Tomar una decision
Confirmar:
- La reserva se activa
- Los creditos se consumen
- El cliente recibe la confirmacion
Rechazar:
- La reserva se cancela
- Los creditos se liberan
- El cliente recibe un rechazo (con motivo opcional)
Acciones rapidas
Reserva individual
- Haz clic en la reserva
- Elige Confirmar o Rechazar
- Opcional: anade un mensaje
Varias reservas
- Selecciona las reservas en la lista
- Haz clic en "Confirmar seleccionadas"
- Todas se procesan al mismo tiempo
Por email
Usando enlaces magicos en la notificacion:
- Haz clic en "Confirmar" → la reserva se confirma
- Haz clic en "Rechazar" → se abre un formulario
Reglas automaticas
Auto-confirmar para
Confirmar automaticamente ciertas reservas:
- Clientes habituales (> X reservas)
- Miembros con paquetes especificos
- Reservas recurrentes
Auto-rechazar para
Rechazar automaticamente cuando:
- Clientes bloqueados
- Limites excedidos
- Requisitos previos faltantes
Notificaciones
Para admins
- Nueva reserva pendiente
- Resumen diario
- Recordatorio para reservas pendientes desde hace mucho
Para clientes
- Reserva recibida
- Reserva confirmada/rechazada
- Informacion sobre tiempo de espera
Configurar
En Ajustes → Email:
- Personalizar plantillas
- Establecer destinatarios
- Configurar tiempos
Tiempo de espera
Recomendacion
Confirma las reservas dentro de:
- Clases instantaneas: 1-2 horas
- Clases estandar: 24 horas
- Talleres: 2-3 dias
Configurar un recordatorio
- Ve a Ajustes → Notificaciones
- Activa "Recordatorio de reservas pendientes"
- Elige el periodo de tiempo (ej. despues de 12 horas)
Comunicar un rechazo
Con un motivo
Buenos motivos para rechazar:
- "La clase requiere conocimientos previos"
- "Por favor, asiste primero a la clase introductoria"
- "Lamentablemente la clase esta completa"
Ofrecer una alternativa
- Sugerir una sesion diferente
- Ofrecer la lista de espera
- Recomendar clases alternativas
Preguntas frecuentes
Que pasa con los creditos reservados?
- Al confirmar: los creditos se consumen
- Al rechazar: los creditos se liberan inmediatamente
- Por timeout: liberacion automatica despues de X dias
Puede el cliente cancelar mientras esta pendiente?
Si, las reservas pendientes pueden ser canceladas por el cliente en cualquier momento. Los creditos se liberaran entonces.
Cuanto tiempo puede permanecer pendiente una reserva?
Por defecto 7 dias, despues de los cuales se rechaza automaticamente. Configurable en ajustes.