Confirmar o rechazar solicitudes de reserva
Normalmente, una reserva queda confirmada al instante. Si en una oferta quieres decidir tú quién participa, las reservas llegan como solicitud. Esta página explica cómo confirmar o rechazar solicitudes.
¿Cuándo está pendiente una reserva?
Una reserva está pendiente cuando en la oferta está desactivado el interruptor Confirmar reservas automáticamente. Lo encuentras al editar la oferta, en el área Reglas de reserva, en Cómo funciona una reserva.
- Activado (ajuste predeterminado): las reservas se confirman al instante.
- Desactivado: las reservas llegan como solicitud y tienes que confirmarlas o rechazarlas.
Esto vale también para los bloques. Si inscribes tú a alguien desde el Manager, la reserva siempre queda confirmada al instante.
Una reserva pendiente ya ocupa una plaza. Así que, hasta que respondas, la plaza está bloqueada.
¿Dónde veo las solicitudes de reserva abiertas?
Las solicitudes abiertas las encuentras en Manager → Reservas (app.bookicorn.net/buchungen), en la pestaña Pendiente. La pestaña muestra el número de solicitudes abiertas. Si al abrir la página hay solicitudes abiertas, salta directamente a esta pestaña.
Además:
- En la entrada del menú Reservas aparece el número de solicitudes abiertas.
- Los administradores reciben un aviso en Notificaciones con cada solicitud nueva.
- Tras 2 días sin respuesta, Bookicorn te recuerda una solicitud abierta, siempre que la cita siga en el futuro.
En la lista de participantes de una cita, las reservas pendientes aparecen también en la pestaña Confirmada. Allí no puedes confirmarlas; solo en la página Reservas.
Confirmar una solicitud de reserva
- Abre Manager → Reservas y la pestaña Pendiente.
- Toca Confirmar en la solicitud. En el móvil tocas la línea y eliges Confirmar.
- Responde a la pregunta «¿Confirmar reserva?» con Confirmar.
Después, el cliente recibe una confirmación de reserva por correo electrónico. En las ofertas con recursos se llama Solicitud aceptada y en las ofertas con entrega Alquiler confirmado. Si mientras tanto la cita se ha llenado, la solicitud no se puede confirmar.
Los entrenadores solo pueden confirmar solicitudes si tienen el permiso para ello.
Rechazar una solicitud de reserva
- Abre Manager → Reservas y la pestaña Pendiente.
- Toca Rechazar en la solicitud.
- En la hoja «¿Rechazar reserva?» escribe, si quieres, un motivo en Motivo (opcional) y toca Rechazar.
La reserva se cancela. Los créditos utilizados se devuelven automáticamente y un pago en línea se reembolsa automáticamente. El cliente recibe un correo «Reserva rechazada» con el motivo «Rechazado por el administrador» y, en las ofertas con recursos o entrega, la plantilla Solicitud rechazada. Además recibe un aviso en la app de clientes. Si indicas un motivo, aparece en lugar de «Rechazado por el administrador» en el correo y en el aviso.
Plazo de solicitud: rechazar automáticamente las solicitudes sin respuesta
Cuánto tiempo puede quedar abierta una solicitud lo configuras en Manager → Ajustes → Reservas, en el grupo Solicitudes de reserva. En Rechazar solicitudes sin respuesta tras eliges 2, 7 o 14 días o Nunca automáticamente. Por defecto son 7 días.
- Cuando vence el plazo, Bookicorn rechaza la solicitud automáticamente. El cliente recibe un correo con el motivo: el estudio no respondió dentro del plazo. En la app de clientes aparece además el aviso «Solicitud caducada».
- Si la cita empieza antes de que hayas respondido, la solicitud también se rechaza automáticamente. Esto vale también con Nunca automáticamente.
- Con el rechazo automático, los créditos utilizados se devuelven.
Pago en las reservas bajo solicitud
En las ofertas bajo solicitud, los clientes no pueden pagar en línea con Stripe ni con PayPal. En la página de reservas, el botón se llama entonces Enviar solicitud. Por eso los clientes pagan con créditos, en el lugar o por transferencia.
Los créditos se descuentan ya al enviar la solicitud. Si rechazas o vence el plazo, se devuelven automáticamente.
Al enviar, el cliente recibe un correo «Solicitud de reserva» y, cuando confirmas, la confirmación de reserva.
Preguntas frecuentes
¿Dónde encuentro las solicitudes de reserva nuevas? En Manager → Reservas, en la pestaña Pendiente.
¿Cómo configuro que tenga que confirmar yo primero las reservas? Desactiva en la oferta, en Reglas de reserva, el interruptor Confirmar reservas automáticamente.
¿Qué pasa si no respondo a una solicitud? Cuando vence el plazo de solicitud configurado, Bookicorn la rechaza automáticamente, como muy tarde cuando empieza la cita. Por defecto son 7 días.
¿Una solicitud abierta bloquea una plaza? Sí. Hasta que respondas, la solicitud cuenta como una reserva.
¿Puede un cliente pagar con tarjeta en una solicitud? No. En las ofertas bajo solicitud no hay pago en línea. Los clientes pagan con créditos, en el lugar o por transferencia.