Gestionar clientes
Todas las personas que han reservado, comprado o se han registrado contigo aparecen en el Manager, en Clientes. Aquí encuentras la lista de clientes y, para cada cliente, una ficha con sus reservas, saldo, facturas y notas.
La lista de clientes del Manager
La lista de clientes la abres en Manager → Clientes (app.bookicorn.net/kunden). En el móvil, Clientes es una pestaña propia en la parte de abajo.
La lista existe como Tarjetas o como Tabla. Cambias entre ambas arriba, encima de la lista.
Encima de la lista aparecen las cifras Clientes activas, Nuevos este mes, Con creditos y Clientes inactivas.
¿Qué columnas muestra la lista de clientes?
En la vista de tabla, en una pantalla ancha, la lista de clientes muestra estas columnas:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Nombre | nombre con foto y, debajo, la dirección de correo. En los clientes empresa aparece arriba la empresa y debajo la persona de contacto y el correo |
| Estado | Activo, VIP, Inactivo o Bloqueado; en los invitados, Invitado |
| Reservas | número de reservas y, debajo, cuántas de ellas están por venir |
| Créditos | saldo disponible (en tu caso, con el término de tu estudio) |
| Importe pendiente | suma de las facturas pendientes |
| Última actividad | cuándo estuvo activo el cliente por última vez |
En el móvil y en pantallas estrechas, la lista solo muestra foto, nombre, correo electrónico y estado. En pantallas anchas ordenas la tabla con los encabezados de columna.
Buscar y filtrar clientes
El campo de búsqueda busca en el nombre, la empresa, la persona de contacto y la dirección de correo.
En Filtrar hay:
- Estado: Activo, VIP, Inactivo, Bloqueado
- Etiquetas: en cuanto hayas dado etiquetas a clientes
- Origen: cómo llegó el cliente a ti, por ejemplo por el registro o por una reserva en línea
- tiene creditos
- Última actividad: en los últimos 7, 30 o 90 días
Los clientes con el estado Inactivo están ocultos por defecto. Los ves si pones en el filtro Estado el valor Inactivo.
Exportar la lista de clientes como CSV
La lista de clientes la exportas en la vista de tabla:
- Pon la vista, arriba de la lista, en Tabla.
- Selecciona las líneas que quieras.
- Toca Exportar CSV.
El archivo contiene, entre otros datos, nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, estado, créditos disponibles, ingresos, número de reservas, última actividad y fecha de registro. El correo y el teléfono solo aparecen si puedes ver esos datos.
La ficha del cliente: todo sobre un cliente
Toca un cliente en la lista para abrir su ficha. Arriba aparecen el nombre, el estado y el correo electrónico (en los clientes empresa, la empresa con la persona de contacto debajo), además de las cifras de reservas, ingresos y créditos. Debajo están estas áreas:
- Perfil: correo electrónico, teléfono, fecha de nacimiento, dirección, cliente desde y última actividad. Con Editar cambias los datos. Aquí también asignas Etiquetas.
- Reservas: todas las reservas con oferta, fecha y estado. Desde el menú de una línea abres la reserva o la cancelas.
- Tarjetas prepago: las tarjetas del cliente con su saldo. La pestaña usa el término de tu estudio, por ejemplo Bonos. Con Otorgar Tarjetas prepago manualmente abonas saldo; consulta Gestionar los créditos de un cliente.
- Personas: acompañantes que el cliente puede añadir a sus reservas. Necesita la extensión «Reserva de grupo».
- Vales: los vales del cliente. Necesita la extensión «Vales».
- Suscripciones: suscripciones en curso, solo si tu estudio ofrece suscripciones.
- Facturas: las facturas del cliente.
- Notas: notas internas, indicaciones de salud y documentos.
Abajo en la ficha están las acciones Añadir participante (inscribir al cliente), Correo electrónico, Teléfono, Cambiar estado y Más. En Más encuentras Editar, Restablecer contraseña y Eliminar de (nombre de tu estudio).
Notas e indicaciones de salud de un cliente
En el área Notas de la ficha registras información interna. Los clientes no ven nada de ello.
- Notas de salud: un campo de texto que guardas con Ahorrar (el botón de guardar).
- Notas: un historial con fecha. Una nota la puedes Fijar, Cambiar fecha o eliminar con Eliminar nota, al menos las tuyas. Si el cliente tiene acompañantes, eliges en ¿Para quién? a quién corresponde la nota.
- Documentos: con la extensión «Documentación» guardas aquí archivos como cuestionarios o consentimientos; consulta Documentación.
Las notas y las indicaciones de salud no necesitan extensión. Los entrenadores solo las ven si tienen el permiso para ello.
Estado del cliente: Activo, VIP, Inactivo, Bloqueado
El estado lo cambias en la ficha del cliente con Cambiar estado. Los clientes inactivos están ocultos en la lista, y los clientes bloqueados ya no pueden unirse a tu estudio. Qué hace exactamente cada estado y qué pasa al eliminar a un cliente lo encuentras en Eliminar o bloquear clientes.
Inscribir clientes
A un cliente lo inscribes directamente desde su ficha: Añadir participante abre la inscripción con ese cliente como persona preseleccionada. Cómo sigue la inscripción lo explica Inscribir participantes.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas muestra la lista de clientes? En la vista de tabla: nombre con correo electrónico, estado, reservas, créditos, importe pendiente y última actividad. En el móvil, solo foto, nombre, correo electrónico y estado.
¿Por qué falta un cliente en mi lista? Quizá tiene el estado Inactivo. Pon en Filtrar el Estado en Inactivo. Si se eliminó del estudio, no vuelve a aparecer en la lista hasta que reserve o compre de nuevo.
¿Puedo exportar la lista de clientes? Sí, en la vista de tabla: selecciona las líneas y toca Exportar CSV.
¿Dónde veo lo que ha reservado un cliente? En la ficha del cliente, en el área Reservas.
¿Ven los clientes mis notas? No. Las notas, las indicaciones de salud y los documentos solo los ve tu equipo.