Validez
La validez determina cuanto tiempo se pueden usar los creditos. Aqui encontraras todo sobre las fechas de caducidad y como gestionarlas.
Periodos de validez
Opciones disponibles
| Periodo | Uso tipico |
|---|---|
| 14 dias | Paquetes de introduccion |
| 30 dias | Paquetes pequenos, promociones |
| 3 meses | Paquetes estandar (pequenos) |
| 6 meses | Paquetes estandar (medianos) |
| 12 meses | Paquetes premium |
| Ilimitado | Casos especiales |
Recomendacion por tamano de paquete
5 creditos: 1-3 meses
10 creditos: 3 meses
25 creditos: 6 meses
50 creditos: 12 meses
100 creditos: 12 meses o ilimitado
Calculo de la fecha de caducidad
Con activacion "Inmediato"
Fecha de compra: 15 ene 2025
Validez: 3 meses
→ Fecha de caducidad: 15 abr 2025
Con activacion "Primer uso"
Fecha de compra: 15 ene 2025
Primera reserva: 1 mar 2025
Validez: 3 meses
→ Fecha de caducidad: 1 jun 2025
Con activacion "Fecha fija"
Fecha de compra: 15 dic 2024
Fecha de activacion: 1 ene 2025
Validez: 3 meses
→ Fecha de caducidad: 1 abr 2025
Hora de caducidad
Fin del dia vs. hora exacta
Puedes configurar exactamente cuando caducan los creditos en su dia de caducidad:
Fin del dia (por defecto)
Fecha de caducidad: 15 abr 2025
→ Creditos validos hasta: 15 abr 2025, 23:59:59
Hora exacta
Hora de compra: 15 ene 2025, 14:30
Validez: 3 meses
→ Creditos validos hasta: 15 abr 2025, 14:30
Configuracion
- Ve a Ajustes → Reservas
- Busca Modo de caducidad de creditos
- Selecciona:
- Fin del dia
- Hora exacta
- Guarda
Recordatorios de caducidad
Emails automaticos
Los clientes reciben un recordatorio antes de que caduquen sus creditos:
| Momento | |
|---|---|
| 7 dias antes | Primer recordatorio |
| 1 dia antes | Recordatorio final |
Contenido del email
Asunto: Tus creditos caducan pronto
Hola [Nombre],
tienes [X] creditos que caducan el [fecha].
Usalos ahora para:
- [Recomendacion de clase 1]
- [Recomendacion de clase 2]
[Boton: Reservar ahora]
O amplia tus creditos con un nuevo paquete:
[Boton: Comprar creditos]
Configurar recordatorios
- Ve a Ajustes → Plantillas de email
- Busca Recordatorio de caducidad de creditos
- Edita si es necesario
- Activa/desactiva recordatorios
Que pasa cuando los creditos caducan?
Proceso automatico
- Se alcanza la fecha de caducidad
- Los creditos se marcan como "Caducados"
- Los creditos ya no se pueden usar
- Los creditos restantes se pierden
Para el cliente
Cartera antes de la caducidad:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 Creditos │ caduca 15 abr 2025 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Cartera despues de la caducidad:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 0 Creditos │ (ultimo paquete caduco 15 abr) │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Ampliar creditos
Opcion 1: Comprar un nuevo paquete
La forma mas facil:
- El cliente compra un nuevo paquete
- Nuevos creditos con nueva fecha de caducidad
- Los creditos antiguos se siguen consumiendo segun FIFO
Opcion 2: Ampliar manualmente (admin)
Como admin puedes ampliar creditos:
- Ve a Clientes
- Abre el cliente
- Busca los creditos
- Haz clic en Ampliar
- Elige una nueva fecha de caducidad
- Guarda
Nota: Documenta el motivo (ej. "Buena voluntad por enfermedad").
Opcion 3: Extension automatica (no recomendado)
No existe extension automatica en Bookicorn. Razones:
- Los creditos deben usarse
- Problematico desde el punto de vista contable
- Equidad para el cliente
Paquetes parcialmente caducados
Escenario
Paquete comprado: 10 creditos
Usados: 7 creditos
Caducidad: 15 abr 2025
→ 3 creditos caducan
Comunicacion al cliente
El email de recordatorio muestra:
"Tienes 3 creditos que caducan el 15 abr. Reserva una clase ahora!"
Validez ilimitada
Cuando es util?
- Paquetes premium de alto valor
- Regalos a clientes VIP
- Compensacion por problemas
Configuracion
- Crea/edita un paquete
- En Validez selecciona "Ilimitado"
- Guarda
Comportamiento FIFO
Los creditos ilimitados se consumen de ultimo:
- Los creditos con fecha de caducidad tienen prioridad
- Previene que los creditos regulares caduquen
Validez al cancelar
Regla importante
Al cancelar:
- Los creditos se reembolsan
- Se conserva la fecha de caducidad original
- No hay "reinicio" de la validez
Ejemplo
Compra: 15 ene (10 creditos, valido hasta 15 abr)
Reserva: 1 feb (8 creditos usados)
Cancelacion: 5 feb
Resultado:
- 8 creditos se reembolsan
- La fecha de caducidad sigue siendo 15 abr
- No: nueva fecha de caducidad desde la cancelacion
Informes
Informe de caducidad
En Estadisticas encontraras:
- Creditos que caducan pronto (proximos 7/30 dias)
- Creditos ya caducados
- Tasa de caducidad (% de creditos no usados)
Usarlo para marketing
Una tasa de caducidad alta podria significar:
- Paquetes demasiado grandes?
- Validez demasiado corta?
- Los clientes se olvidan de reservar?
Accion: Mejorar los emails de recordatorio o ajustar los paquetes.
Buenas practicas
Adaptar la validez al uso
| Tipo de cliente | Validez recomendada |
|---|---|
| Entrena 1x/semana | 3 meses para 10 creditos |
| Entrena 2x/semana | 3 meses para 25 creditos |
| Ocasional | 6 meses para 10 creditos |
No demasiado larga
- Validez demasiado larga = menos urgencia
- Los clientes reservan menos regularmente
- Los ingresos se retrasan
No demasiado corta
- Validez demasiado corta = frustracion
- Los clientes se sienten presionados
- Resenas negativas
Punto ideal
Tamano del paquete / frecuencia de uso esperada + 1-2 meses de margen
FAQ sobre validez
Puedo reactivar creditos caducados?
Tecnicamente si, pero solo como admin anadiendo nuevos creditos manualmente. Los creditos antiguos y caducados siguen siendo "caducados".
Se recuerda automaticamente a los clientes?
Si, por defecto 7 dias y 1 dia antes de la caducidad. Puedes ajustar esto en los ajustes de email.
Que pasa con los creditos de cancelaciones?
Mantienen su fecha de caducidad original. Si esa fecha ya ha pasado, caducan inmediatamente.