¿Que es el sistema de Check-in?
El addon Sistema de Check-in sustituye la tradicional lista en papel de la entrada. Cada participante de la clase recibe un codigo QR personal en su confirmacion de reserva. Al llegar al estudio, escanea el codigo – y queda registrado.
Esto te ofrece:
- Sin listas de asistencia manuales – todo funciona de forma digital
- Vista en tiempo real de quien ha llegado realmente
- Estadisticas de no-show – identifica patrones de ausencia
- Entrada mas rapida – sin buscar en listas de papel
El sistema funciona para todos los tipos de clases: clases grupales, entrenamiento personal, talleres y eventos.
Activacion
- Abre Admin → Configuracion → Addon Store
- Busca Sistema de Check-in
- Haz clic en Activar
- El addon esta activo inmediatamente
Sin permanencia.
Nota: Tras la activacion, el codigo QR se incluye automaticamente en todas las nuevas confirmaciones de reserva. Las reservas existentes recibiran el codigo QR la proxima vez que se envie un email de reserva.
Como se genera el codigo QR
Cada reserva recibe un codigo QR unico. Este codigo es:
- Personalizado – valido solo para esta persona y esta sesion especifica
- De un solo uso – se marca como registrado tras el primer escaneo
- Con limite de tiempo – el codigo solo es valido el dia de la sesion
El codigo QR se genera automaticamente y se incluye en el email de confirmacion de reserva. Los clientes pueden mostrarlo en su smartphone o imprimirlo.
Consejo: Recuerda a los clientes en tus plantillas de email que tengan lista su confirmacion de reserva (una captura de pantalla es suficiente). Esto ahorra tiempo en la entrada.
Proceso de Check-in para clientes
- El cliente abre el email de confirmacion de reserva en su smartphone
- Muestra el codigo QR en la entrada
- El entrenador o personal escanea el codigo con la tablet o smartphone del estudio
- El codigo se marca como registrado – marca verde en el escaner
- El cliente entra a la sala de clase
Maria abre su confirmacion de reserva en el telefono al llegar al estudio. El entrenador escanea el codigo QR con la tablet del estudio. La app muestra "Maria Muller – registrada" y una marca verde. Todo el proceso tarda menos de 3 segundos.
Cuando un cliente no tiene su codigo QR
No hay problema. En el Dashboard de administracion tambien puedes registrar a los participantes manualmente:
- Abre Admin → Clases → [Nombre de la clase] → Sesion → Asistencia
- Busca el nombre del participante
- Haz clic en Registrar manualmente
Lista de asistencia en tiempo real en Admin
Durante el Check-in puedes ver en tiempo real quien ha llegado.
Como abrir la lista de asistencia
- Ve a Admin → Clases
- Selecciona la clase y luego la sesion deseada
- Haz clic en Asistencia
Que ves en la lista
| Estado | Significado |
|---|---|
| Registrado | El participante ha escaneado su codigo QR o fue registrado manualmente |
| Reservado | El participante ha reservado pero aun no se ha registrado |
| No-show | La clase ha terminado, el participante no se presento |
La lista se actualiza automaticamente sin necesidad de recargar la pagina.
Consejo: Coloca la tablet con la lista de asistencia abierta en recepcion. Asi el personal puede ver de un vistazo quien falta todavia.
Vista del escaner
Para estudios con personal de recepcion, existe una vista de Escaner dedicada y optimizada para tablets.
- Abre Admin → Escaner de Check-in
- Selecciona la clase activa
- La camara se abre automaticamente para escanear
La vista del escaner muestra tras cada escaneo:
- Verde – reserva encontrada, registrado
- Amarillo – ya registrado (escaneo doble)
- Rojo – codigo invalido o caducado
Consejo: Monta la tablet en la entrada y deja que los clientes se escaneen ellos mismos (modo de auto Check-in). Esto alivia considerablemente a tu personal – especialmente con grupos grandes.
Estadisticas e informes
El sistema de Check-in recopila datos que puedes analizar en Admin → Estadisticas → Check-in.
Informes disponibles
Tasa de no-show ¿Que porcentaje de participantes reservados realmente se presenta? La tasa de no-show se muestra por clase y en general.
Capacidad vs. asistencia real Comparacion entre plazas reservadas y personas que realmente asistieron. Util para reconocer si tus capacidades son realistas.
Linea temporal de Check-in ¿Cuando suelen registrarse los participantes? Si muchos llegan tarde, esto ayuda a planificar tiempos de margen.
No-shows frecuentes ¿Que participantes reservan regularmente y no se presentan? Puedes usar esta informacion para emails de recordatorio dirigidos.
Notas que tu clase del lunes por la noche tiene una tasa de no-show del 35%. Activas un email de recordatorio adicional para esta clase el dia de la sesion. Tras 4 semanas, la tasa de no-show baja al 12%.
Consejos practicos de uso
Imprimir y mostrar el codigo QR (modo de auto Check-in)
Para estudios sin personal de recepcion, puedes imprimir un codigo QR de clase (no el codigo QR personal de la reserva) y colocarlo en la entrada.
- Ve a Admin → Clases → [Nombre de la clase] → Sesion → Imprimir codigo QR
- Coloca la impresion en la entrada
- Los clientes escanean el codigo QR de la clase pero se vinculan igualmente a su reserva personal
Configurar una tablet en la entrada
Configuracion recomendada para estudios grandes:
- Tablet (p. ej. iPad) en recepcion con la vista del escaner abierta
- Segundo dispositivo (portatil o PC) con la lista de asistencia para la oficina
- Ambos dispositivos estan sincronizados en tiempo real
Combinacion con emails de recordatorio
Activa emails de recordatorio automaticos 24 horas antes de la clase. Los clientes abriran el email el dia de la sesion de todos modos – y tendran el codigo QR a mano.
Configuralo en Admin → Configuracion → Automatizacion de emails.
Preguntas frecuentes
¿Que pasa si un participante no tiene un codigo QR? Puedes registrar a cualquier participante manualmente en la lista de asistencia. El codigo QR es una comodidad, no un requisito.
¿Se puede escanear un codigo QR varias veces? El primer escaneo registra al participante. Los escaneos posteriores se marcan como "ya registrado" y no generan errores.
¿Cuanto tiempo es valido un codigo QR? El codigo es valido el dia de la sesion. Puedes ajustar el periodo de validez en Admin → Configuracion → Check-in (p. ej. a 2 horas alrededor del horario de la clase).
¿Funciona el Check-in sin conexion? No. Se requiere conexion a internet para la sincronizacion en tiempo real con el servidor.
¿Se registran los no-shows automaticamente? Si. Una vez que una sesion se marca como finalizada (automaticamente tras el horario de la clase), todas las reservas sin Check-in se cuentan como no-shows.