Facturas
Con la extensión Sistema de facturación, Bookicorn crea facturas para tus clientes y las envía por correo electrónico. Esta página explica en qué compras se genera una factura, cómo configuras el emisor de facturas y cómo gestionas las facturas en el Manager.
No se refiere a las facturas que tú recibes de Bookicorn por tu plan. Esas están en Ajustes → Planificación y facturación.
Requisitos para las facturas
Para que Bookicorn cree facturas necesitas dos cosas:
- La extensión Sistema de facturación. La activas en la Tienda de extensiones. Solo entonces aparece en el Manager el punto del menú Facturas.
- Un emisor de facturas predeterminado activo en Manager → Facturas → Emisores de facturas. Sin él no se genera ninguna factura.
En qué compras se genera una factura
| Operación | Factura | Cuándo |
|---|---|---|
| Reserva con precio, pagada a través de Stripe o PayPal | Sí | Al reservar, como adjunto de la confirmación de reserva |
| Reserva con precio y Pago en el lugar o Transferencia | Sí | Al reservar, con estado Abierta hasta que se confirma el pago |
| Reserva que se paga con créditos | No | La factura corresponde a la compra de la tarjeta prepago |
| Reserva cubierta por completo por un vale | No | |
| Reserva gratuita | No | |
| Compra de una tarjeta prepago a través de Stripe o PayPal | Sí | Al comprar |
| Compra de una tarjeta prepago con pago en el lugar o transferencia | Sí | En cuanto confirmas la recepción del pago |
| Periodo de una suscripción de crédito con pago en el lugar o transferencia | Sí | En cuanto confirmas el pago del periodo |
| Suscripción de crédito a través de Stripe o PayPal | No | Bookicorn no crea factura para ello por ahora |
| Compra de una tarjeta regalo | Sí | Al comprar |
| Créditos con importe que asignas a mano en el Manager | Sí, si Crear factura está activado | Al asignarlos, con Pago pendiente en el estado Abierta |
Así que no solo se genera una factura con Stripe. Las compras con pago en el lugar, transferencia y PayPal también reciben factura en cuanto el sistema de facturación y el emisor de facturas están configurados.
En las reservas con sistema de facturación, Bookicorn necesita la dirección postal del cliente. Si falta, la ventana de reserva la pide.
El logotipo en la factura
En la factura aparece el logotipo de tu estudio. Lo añades en Manager → Ajustes → General, en el área Marca de (nombre de tu estudio), con Subir logotipo (JPG, PNG o SVG, como máximo 2 MB).
En el emisor de facturas puedes subir además un Logo propio. Las facturas de reservas llevan entonces el logotipo de ese emisor. Si el emisor no tiene logotipo propio, aparece el logotipo del estudio.
Configurar el emisor de facturas
El emisor de facturas es el remitente de tus facturas, con dirección postal, datos fiscales y datos bancarios.
- Abre Manager → Facturas → Emisores de facturas: app.bookicorn.net/rechnungssteller.
- Toca Agregar emisor de factura.
- Rellena las áreas:
- Datos Básicos: nombre (obligatorio), empresa, correo electrónico, teléfono, web, logotipo
- Dirección: calle, código postal y localidad son obligatorios, además del número y el país
- Información fiscal: número fiscal o NIF-IVA (uno de los dos es obligatorio, salvo para pequeñas empresas), tipo de IVA en porcentaje
- Detalles bancarios: IBAN, BIC, banco, titular de la cuenta
- Configuración de factura: prefijo del número de factura (obligatorio), guiones en el número, siguiente número, Usar como emisor de factura predeterminado
- Guarda.
Si te acoges al régimen de pequeñas empresas, activa Aplicar el régimen de pequeñas empresas (sin IVA). La factura no muestra IVA y lleva la nota estándar de tu país. Un texto propio en Nota en la factura solo lo introduces si tu normativa fiscal lo exige de otra forma.
Si emites facturas sin IVA sin acogerte al régimen de pequeñas empresas, por ejemplo a empresas de otros países de la UE, pon Tipo de IVA (%) en 0 y elige Inversión del sujeto pasivo o Exento de IVA en Motivo del 0 % de IVA. El motivo aparece entonces en la factura y en la factura electrónica. Con inversión del sujeto pasivo, tu NIF-IVA y el de tu cliente aparecen en la factura; el del cliente lo introduces en su ficha en Editar. En Nota propia en la factura sustituyes el texto estándar, por ejemplo por la base legal de un servicio exento.
Un emisor de facturas que ya tiene facturas no se puede eliminar.
Números de factura
Un número de factura se compone de prefijo, año, mes y un número correlativo de cuatro cifras, por ejemplo RE-2026-09-0001. Con el interruptor Guiones en el número decides si las partes van unidas con guiones. Debajo del prefijo, el Manager muestra como vista previa tu siguiente número de factura.
El número correlativo sigue contando de un mes a otro y vuelve a empezar en 1 cada año nuevo. Las facturas rectificativas reciben su propio número de la misma serie.
Facturas de ofertas con otro emisor de facturas
En la oferta, en Contabilidad, eliges el Emisor de facturas para esa oferta:
- Automático: un entrenador autónomo con emisor de facturas propio factura por su cuenta; si no, se aplica tu emisor predeterminado.
- Un emisor de facturas concreto: emite todas las facturas de esa oferta. En ese caso no se paga ninguna parte a través de Bookicorn.
Diseño y textos de la factura
En Manager → Facturas → Ajustes diseñas tus facturas: app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.
- Diseño: el Color de acento para barras, título y elementos destacados
- Logo: remite al logotipo del estudio en los ajustes generales
- Textos: Texto del encabezado encima de las líneas, Texto de pie de página al final, Texto en facturas rectificativas, además de Texto de condiciones de pago, Condiciones de pago predeterminadas en días y Calcular el vencimiento desde la fecha de factura o la fecha de prestación
- Mostrar: si en la factura aparecen el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la web, el número fiscal y el NIF-IVA
La Vista previa muestra al momento cómo queda la factura, también como factura rectificativa. En Enviar factura de prueba introduces una dirección de correo electrónico y con Enviar correo electrónico de prueba envías allí una factura de prueba.
Copias para tu contabilidad
En el emisor de facturas añades en Destinatarios para copias de facturas direcciones de correo electrónico, por ejemplo la de tu asesoría fiscal. Esas direcciones reciben cada factura y cada factura rectificativa de ese emisor como correo aparte con PDF.
Con También para las facturas de los instructores, tu contabilidad recibe también las facturas que los entrenadores autónomos emiten en su propio nombre.
Gestionar facturas en el Manager
En Manager → Facturas están todas las facturas con cliente, número de factura, fecha de factura, Enviada, estado e importe total: app.bookicorn.net/rechnungen. Arriba ves la facturación y las facturas abiertas y atrasadas. Puedes filtrar por estado y buscar. En el móvil, un icono de sobre junto al estado indica que la factura se envió por correo.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierta | El pago todavía no está confirmado. |
| Pagada | Pagada en línea, o has confirmado el pago. |
| Atrasada | Abierta y con la fecha de vencimiento superada. |
| Cancelada | La factura se ha anulado. |
| Factura rectificativa | La factura de contrapartida de una factura anulada. |
Si tocas una factura, puedes:
- Ver factura: ver el PDF. Abajo en la hoja lo descargas con Descargar Factura o lo imprimes con Imprimir. En la app, ambos botones abren el menú de compartir; en el iPhone aparece ahí Imprimir. Android no muestra vista previa del PDF; allí lo abres con estos botones en tu app de PDF.
- Enviar por correo electrónico: enviar la factura en PDF al cliente, mientras no esté cancelada. El PDF muestra siempre el estado actual, también tus cambios. Así también puedes enviar más tarde una factura rectificativa, por ejemplo si al anular elegiste Cancelar sin correo.
- Marcar como pagada: en las facturas abiertas de reservas y de tarjetas prepago cuyo pago sigue pendiente. El cliente recibe entonces una confirmación de pago.
- Cancelar abajo a la izquierda: crear una factura rectificativa. Si la factura tiene una dirección de correo, eliges Cancelar y avisar al cliente, y la factura rectificativa también le llega al cliente, o Cancelar sin correo.
- Cambiar y guardar el cliente, la fecha de factura, la fecha de vencimiento, la fecha de prestación y las líneas, mientras la factura no esté anulada. El Emisor de facturas solo se muestra: queda fijado junto con el número de factura. Si es incorrecto, anula la factura y créala de nuevo con el correcto.
En Envío ves cuándo y a quién se envió la factura por correo, la más reciente primero. Cuenta la factura adjunta a una confirmación de reserva o de pago, cada Enviar por correo electrónico, una factura rectificativa correspondiente (Factura rectificativa enviada el) y las copias a las direcciones para copias de facturas (Copia a contabilidad el). En facturas antiguas, Bookicorn a veces solo conoce el momento y falta la dirección. Aún no consta ningún envío por correo significa que no se conoce ningún correo con esta factura. Si vuelves a enviar una factura, la confirmación indica el último envío.
Facturas rectificativas
Una factura rectificativa se genera:
- cuando anulas una factura en el Manager con Cancelar
- automáticamente, cuando se cancela una reserva que tiene factura
La factura rectificativa remite a la factura original y muestra los importes en negativo.
Crear facturas propias
También puedes crear facturas que no pertenecen a ninguna reserva:
- Abre Manager → Facturas y toca Crear factura.
- Elige el Emisor de facturas. La lista muestra empresa, persona y serie de numeración, por ejemplo «Estudio de yoga · Ana Ejemplo · RE-A», así distingues también dos emisores de la misma empresa.
- En Cliente, elige un cliente existente o Nuevo cliente e introduce nombre, empresa, correo electrónico, dirección postal, País y Número de IVA. Con un cliente existente, la factura toma todo de su perfil: empresa, persona de contacto, correo, dirección, país y número de IVA. Si el cliente está en otro país que el emisor de la factura, el país aparece en la dirección de la factura.
- En Artículos de línea, añade descripción, cantidad y precio unitario. Con Agregar artículo añades más. Con Intro empiezas una línea nueva en la descripción, la factura conserva los saltos de línea.
- Opcional: Notas para el cliente.
- Toca Crear factura.
La fecha de factura es el día de creación, y el vencimiento se rige por tus condiciones de pago predeterminadas. La factura solo se envía cuando la abres y tocas Enviar por correo electrónico. Marcar como pagada solo existe en las facturas de reservas y de tarjetas prepago.
Preguntas frecuentes
¿Se generan facturas en cada compra o solo con Stripe? No solo con Stripe. Con el sistema de facturación y un emisor de facturas predeterminado, también reciben factura las compras con PayPal, pago en el lugar y transferencia. Las excepciones son las reservas con créditos o pagadas por completo con un vale, las reservas gratuitas, los créditos asignados a mano sin importe o con Crear factura desactivado y las suscripciones de crédito a través de Stripe o PayPal.
¿Cómo llega mi logotipo a la factura? Sube tu logotipo en Ajustes → General con Subir logotipo. Si tu emisor de facturas tiene un logotipo propio, ese es el que aparece en las facturas de reservas.
¿Por qué mi cliente no recibe ninguna factura? Comprueba si la extensión Sistema de facturación está activa y si en Emisores de facturas hay un emisor de facturas predeterminado activo. Una reserva con créditos no genera factura propia.
¿Puedo cambiar una factura después? Sí, mientras no esté anulada. Ábrela en Facturas, cambia los datos y guarda.
¿Dónde encuentro las facturas de mi plan de Bookicorn? En Ajustes → Planificación y facturación, en la pestaña Facturas.