Elección libre de horario y perfiles de disponibilidad
Con la elección libre de horario no creas citas fijas. Los clientes eligen ellos mismos un horario libre dentro de tu disponibilidad, por ejemplo para un entrenamiento 1:1, una asesoría o un tratamiento. Cuándo estás disponible lo indica un perfil de disponibilidad.
¿Qué es un perfil de disponibilidad?
Un perfil de disponibilidad define cuándo pueden reservar los clientes con la elección libre de horario. Contiene:
- Días de la semana y horas: para cada día de la semana, una o varias franjas horarias, por ejemplo de 9 a 12 y de 14 a 18 h. Un hueco, como una pausa para comer, significa que en ese tiempo no se puede reservar. Un día sin horas está cerrado.
- Días de apertura sueltos: días en los que abres además o con otro horario. Si uno de esos días cae en un día de la semana con horas, ese día solo valen las horas del día de apertura.
- Cerrado: periodos de una fecha a otra, como vacaciones o festivos. Cerrado siempre tiene prioridad, también sobre un día de apertura.
Un perfil se puede usar en varias ofertas. Se calcula en la zona horaria de tu estudio.
Un perfil solo tiene efecto cuando lo asignas a una oferta con elección libre de horario o a una sala o recurso. No afecta a las citas con horario fijo y no se puede asignar a un entrenador.
Crear un perfil de disponibilidad
Los perfiles de disponibilidad los gestionas en Manager → Ofertas → Perfiles de disponibilidad (app.bookicorn.net/verfuegbarkeiten). La página se llama Disponibilidad.
- Toca Nuevo perfil.
- Introduce un Nombre del perfil.
- Introduce tus horas en Días de la semana y horas. Con Añadir intervalo añades otra franja horaria a un día. Copiar los horarios a todos los días aplica las horas de un día a los siete días.
- Si lo necesitas, completa Días de apertura sueltos con Añadir día de apertura y Cerrado con Añadir periodo.
- Toca Ahorrar (el botón de guardar).
Si todavía no tienes ningún perfil, el botón Crear horario estándar de (nombre de tu estudio) crea un perfil de lunes a viernes, de 9 a 17 h.
Si borras un perfil, todas las ofertas que lo usan pierden su disponibilidad. Entonces ya no se pueden reservar horarios en ellas.
Crear una oferta con elección libre de horario
- Abre Manager → Ofertas y toca Nueva oferta.
- Elige el tipo de oferta Citas (elección libre de horario).
- Introduce en el área General el título y los métodos de pago.
- Abre el área Disponibilidad y elige en ¿Cuándo estás abierto? el Perfil de disponibilidad. Allí también puedes crear directamente un perfil nuevo.
- Configura debajo la duración, las plazas y las horas de inicio (consulta las secciones siguientes).
- Introduce en el área Ubicación y Entrenador el entrenador y, si usas salas, la ubicación y la sala.
- Toca Crear Oferta.
En la oferta terminada, el área Disponibilidad muestra en «Lo que ve tu cliente: próximos horarios» los próximos horarios libres, tal como los ven los clientes.
Precio según la hora y Ocupa además
- Con Precio según la hora defines también en la elección libre de horario recargos o descuentos en determinados días de la semana u horas, consulta Precio según la hora.
- Con Ocupa además en el área Ubicación y Entrenador, un horario reservado protege también recursos, por ejemplo un aparato que necesita el tratamiento. Durante ese tiempo los clientes no pueden reservar esos recursos. Necesita la extensión «Recursos».
Si los clientes deben reservar ellos mismos un recurso, por ejemplo una cabina o un artículo de préstamo, usa el tipo de oferta Citas: recursos, consulta Recursos.
¿Elección libre de horario sin perfil de disponibilidad?
Sin perfil de disponibilidad no se puede crear una oferta con elección libre de horario. El Manager avisa entonces: «Por favor, elige o crea un perfil de disponibilidad.»
Además puedes crear horarios fijos sueltos: con Nueva cita, en una oferta con elección libre de horario sin recursos se crea una cita adicional abierta que también pueden reservar los clientes hasta que alguien esté inscrito. Ahí no es posible crear una serie. Si quieres ofrecer citas fijas y recurrentes, el tipo de oferta correcto es Citas fijas; consulta Tipos de oferta de un vistazo.
Duración de una reserva con elección libre de horario
En ¿Cuánto dura una reserva? hay dos opciones:
- Siempre igual: introduces una Duración en minutos.
- El cliente elige: en Opciones de duración creas varias duraciones, cada una con minutos, precio y, opcionalmente, créditos y una denominación. El precio figura entonces en las duraciones y el precio base de la oferta no se aplica. Cada opción necesita minutos y un precio, y cada duración solo puede aparecer una vez.
Plazas por franja con elección libre de horario
En ¿Cuántos a la vez? defines cuántas personas pueden reservar el mismo horario:
- Uno tras otro: cada horario se puede reservar exactamente una vez.
- Varios a la vez: en Plazas por franja indicas cuántas personas pueden reservar a la misma hora. El horario sigue reservable hasta que se ocupan todas las plazas.
Si hay una sala elegida, el número de plazas no puede superar la capacidad de la sala.
Horas de inicio y márgenes con elección libre de horario
En ¿Cuándo puede empezar? decides a qué horas pueden empezar los clientes:
- Bloques completos: una franja sigue a la siguiente, cada una con la duración más el margen.
- Cada … minutos: los clientes pueden empezar según el Intervalo de horas de inicio elegido, por ejemplo cada 15 minutos.
Las horas de inicio empiezan al comienzo de cada franja horaria del perfil. Una reserva tiene que terminar antes del final de la franja.
Margen antes y Margen después reservan tiempo libre alrededor de las reservas existentes. Bookicorn reserva a ambos lados de cada ocupación existente el mayor de los dos valores. Así, el margen actúa como distancia mínima entre dos reservas.
Con cuánta antelación y hasta cuándo pueden reservar los clientes lo configuras en el área Reglas de reserva, con Limitar ventana de reserva y Habilitar límite de reserva.
Cuándo se bloquea un horario reservado
Un horario reservado queda bloqueado en esta oferta en cuanto se ocupan todas las plazas. Si también queda bloqueado en otras ofertas no depende del perfil de disponibilidad, sino del entrenador, la sala y los recursos:
- Mismo entrenador: si otra oferta tiene el mismo entrenador, el horario queda bloqueado allí. Esto funciona sin extensión.
- Misma sala: los horarios reservados en la misma sala solo bloquean con la extensión «Gestión de ocupación». Cuentan las citas en las que figura la sala. En las ofertas con citas fijas, eso solo ocurre si has asignado la sala en la cita concreta.
- Mismo recurso: si una reserva ocupa un recurso (extensión «Recursos»), ese recurso queda ocupado para todas las ofertas.
Solo bloquea una ocupación real. Una cita de otra oferta sin reservas no bloquea nada.
Si una oferta con elección libre de horario no tiene ni entrenador ni sala, el Manager muestra el aviso: «Sin entrenador y sin sala, esta hora no se bloquea en ningún otro servicio.»
Las citas de un calendario externo (Sincronización de calendario) no bloquean horarios. La sincronización solo lleva tus citas de Bookicorn hacia fuera.
Un perfil de disponibilidad en varias ofertas: por qué el horario reservado sigue libre en la segunda oferta
Si dos ofertas usan el mismo perfil de disponibilidad, una reserva en la primera oferta no bloquea automáticamente el horario en la segunda. El perfil solo describe horarios de apertura, no una persona ni una sala.
Para que el mismo horario no se reserve dos veces:
- Asigna en ambas ofertas, en el área Ubicación y Entrenador, el mismo Entrenador. Así una reserva bloquea el horario en la otra oferta.
- O usa la misma sala junto con la extensión «Gestión de ocupación».
- O vincula ambas ofertas al mismo recurso (extensión «Recursos»).
Elegir la sala con elección libre de horario
La sala de una oferta con elección libre de horario la eliges así:
- Sin la extensión «Recursos» hay un área propia Habitación con el campo Habitación.
- Con la extensión «Recursos», esa área se llama Recursos. El campo Habitación está entonces en el área Ubicación y Entrenador, debajo de la ubicación.
El campo de sala está bloqueado y muestra «Seleccione la ubicación primero» mientras no haya ninguna ubicación elegida. La ubicación la eliges en el área Ubicación y Entrenador. Si allí está activado Oferta en línea, no hay ubicación ni sala. En la lista solo aparecen las salas activas de la ubicación elegida. Si cambias la ubicación, la sala se vacía.
Con la elección libre de horario, los clientes no eligen la sala. Si los clientes deben elegir entre varias plazas iguales, por ejemplo entre cabinas, eso funciona con la extensión «Recursos»; consulta Recursos.
Dónde reservan los clientes la elección libre de horario
Los clientes reservan ofertas con elección libre de horario en tu página de reservas, en la App para clientes y mediante widgets insertados en tu web. En todas partes valen los mismos horarios libres. En el Manager inscribes tú a alguien con Inscribir; consulta Inscribir participantes. Con Otra hora también puedes asignar allí un horario fuera de tu perfil. Lo que ya está ocupado sigue bloqueado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo trabajar con citas fijas en la elección libre de horario sin perfil de disponibilidad? No, el perfil es obligatorio. Además puedes crear citas adicionales sueltas con Nueva cita. Para citas fijas y recurrentes, elige el tipo de oferta Citas fijas.
Uso un perfil en dos ofertas. Un horario reservado se sigue ofreciendo en la segunda oferta. ¿Por qué? El perfil no bloquea nada entre ofertas. Asigna el mismo entrenador en ambas ofertas; así el horario queda bloqueado en la otra oferta.
Con la elección libre de horario no puedo elegir una sala. ¿Qué falta? Elige primero una ubicación en el área Ubicación y Entrenador. Solo entonces se puede elegir la sala. Si Oferta en línea está activado, no hay sala.
¿Cómo registro vacaciones en la elección libre de horario? En el perfil de disponibilidad, en Cerrado, con Añadir periodo. En ese periodo no se pueden reservar horarios.
¿Pueden los clientes elegir cuánto dura una cita? Sí. Elige en ¿Cuánto dura una reserva? la opción El cliente elige y crea las duraciones con sus precios.
¿Para qué sirve el margen? Reserva tiempo libre entre dos reservas, por ejemplo para recoger. Bookicorn reserva el mayor de los dos márgenes como distancia a cada reserva existente.