Crear clientes
La mayoría de los clientes llegan solos: se registran en tu página de reservas o en la App para clientes y reservan. Pero también puedes crear clientes por tu cuenta en el Manager, por ejemplo para clientes habituales que quieres pasar al sistema.
¿Cómo creo un cliente a mano?
Un cliente lo creas en el Manager, en Clientes (app.bookicorn.net/kunden).
- Abre Manager → Clientes.
- Toca Crear cliente. En el móvil es el símbolo de arriba a la derecha. También puedes hacerlo desde el panel con el signo más Agregar y después Crear cliente.
- Rellena en Información personal el Nombre de pila, el Apellido y el Correo electrónico. El Teléfono y la Fecha de nacimiento son opcionales. Para una empresa, guardería o colegio, introduce además Empresa o institución; entonces el nombre y el apellido son opcionales.
- Deja activado Enviar invitación por correo electrónico si el cliente debe recibir directamente un enlace para establecer su contraseña.
- Si hace falta, completa en Dirección la Calle y número de casa, el Código Postal y la Ciudad.
- Toca Crear cliente.
Mientras falte un dato obligatorio, el botón se llama Siguiente y te lleva al campo que falta.
Solo los administradores pueden crear clientes.
Empresas, guarderías y colegios como clientes
Si reserva contigo una institución en lugar de una persona, por ejemplo una guardería, un colegio o una empresa, créala como cliente empresa:
- En Información personal, escribe el nombre en Empresa o institución, por ejemplo «Guardería Sol».
- El Nombre de pila y el Apellido son entonces opcionales. Si los introduces, son la persona de contacto.
- El Correo electrónico sigue siendo obligatorio.
Así aparece un cliente empresa en el Manager:
- En la lista de clientes, en la ficha del cliente, en los participantes de una cita y en el calendario aparece la empresa. En la lista de clientes y en la ficha, la persona de contacto aparece debajo.
- La búsqueda encuentra la empresa y la persona de contacto.
- Las facturas van a la empresa. Si hay persona de contacto, debajo aparece «A/A» con su nombre.
- Los correos se dirigen a la persona de contacto y, si no la hay, a la empresa con «Hola». En los correos y avisos que recibes tú aparece la empresa con la persona de contacto, por ejemplo «Kita Dahlum (Pia Fricke)».
- La exportación CSV tiene su propia columna Empresa.
- El NIF-IVA de una empresa lo introduces en la ficha del cliente en Editar; el campo aparece en cuanto hay una empresa. Después figura en la factura.
En un cliente existente, añade la empresa en la ficha del cliente con Editar.
La invitación por correo electrónico
Con Enviar invitación por correo electrónico, el cliente recibe un correo con un enlace con el que establece su contraseña. El enlace es válido durante 7 días.
Si desactivas la invitación, la cuenta se crea igualmente. El cliente puede iniciar sesión más tarde por su cuenta mediante «¿Has olvidado tu contraseña?».
Si el cliente no llegó a usar la invitación, puedes enviarle un enlace nuevo desde su ficha, en Más → Restablecer contraseña.
¿Crear un cliente sin dirección de correo?
Sin dirección de correo no se puede crear un cliente. El correo es obligatorio, porque a través de él funcionan el inicio de sesión, las confirmaciones de reserva y las facturas.
También un invitado que creas al inscribir necesita una dirección de correo.
Si la dirección de correo ya tiene una cuenta
Al crear el cliente, Bookicorn comprueba la dirección de correo:
- La persona ya es cliente tuyo: el Manager avisa de que este cliente ya está registrado en tu estudio. No se crea una segunda entrada.
- La persona ya tiene una cuenta de Bookicorn, por ejemplo en otro estudio: se asigna a tu estudio. Sus datos de perfil se quedan como están; lo que tú introduces no los sobrescribe. Si la invitación está activada, recibe igualmente el enlace para establecer la contraseña.
Crear un invitado sin cuenta al inscribir
Si solo quieres inscribir rápidamente a alguien en una cita, no tienes que crear antes un cliente. Con la extensión «Reserva de invitado», al inscribir tienes en el paso Persona el área Inscribir como nuevo invitado:
- Son obligatorios Nombre, Apellidos y Correo electrónico; Teléfono (opcional) es voluntario.
- Si el correo ya pertenece a alguien, el Manager muestra «Este correo ya pertenece a … La reserva se asignará, no se crea un duplicado.»
- Después, el invitado aparece en tu lista de clientes con la etiqueta Invitado.
- Los invitados no pueden pagar con créditos.
- Un invitado no recibe invitación ni enlace para establecer la contraseña, solo la confirmación de la reserva si Enviar correo de confirmación está activado.
Todo el proceso lo describe Inscribir participantes.
Importar clientes
En el Manager no existe una importación de listas de clientes, por ejemplo como archivo CSV. Puedes crear clientes uno a uno o registrarlos como invitados la primera vez que los inscribes. Si quieres pasar muchos participantes que ya tienes, escríbenos y vemos juntos cómo llevarlos a Bookicorn.
En la otra dirección sí es posible: en la vista de tabla de la lista de clientes seleccionas líneas y las exportas con Exportar CSV.
Límite de clientes de tu plan
Si tu plan tiene un límite de clientes y te acercas a él, la lista de clientes muestra a los administradores «Clientes: … de …». Cuando se alcanza el límite, no se pueden crear más clientes y el Manager muestra «Límite de clientes alcanzado». Los planes de pago no tienen límite. Qué límites se aplican lo encuentras en Escalado de precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo un cliente a mano? En Manager → Clientes, con Crear cliente. Introduce nombre, apellido y correo electrónico y toca Crear cliente.
¿Puedo crear una guardería, un colegio o una empresa como cliente? Sí. Al crearlo, introduce Empresa o institución. El nombre y el apellido son entonces opcionales y cuentan como persona de contacto, y las facturas van a la empresa.
¿Tengo que crear un cliente antes de poder inscribirlo? No. Con la extensión «Reserva de invitado» lo creas directamente como invitado al inscribirlo.
¿Puedo crear un cliente sin correo electrónico? No, la dirección de correo es obligatoria.
El cliente no ha recibido la invitación. ¿Qué hago? Envía un enlace nuevo desde la ficha del cliente, en Más → Restablecer contraseña. Comprueba también que la dirección esté bien escrita.
¿Puedo importar mi lista de clientes desde otro programa? No existe una importación que puedas hacer tú. Escríbenos y buscamos juntos una solución.
¿Pueden los entrenadores crear clientes? No, solo los administradores.