Crear y editar citas
Una cita es un momento concreto de una oferta, por ejemplo «Yoga el lunes a las 18:00». Esta página te muestra cómo crear citas y series de citas en el Manager, mover una cita, registrar una sustitución y borrar citas.
¿Cómo creo una cita nueva?
Una cita nueva la creas en el Manager con Nueva cita. Llegas allí de varias formas:
- Calendario: el signo más arriba en el calendario.
- Panel: el signo más Agregar y después Nueva cita.
- Ofertas: en una oferta, Crear fecha o Crear serie. Así la oferta ya está elegida.
- Dentro de la propia oferta: arriba o abajo, Crear cita.
Así se sigue:
- Elige la Oferta, si todavía no está preseleccionada.
- Introduce en Hora y fecha la Fecha y la Hora de inicio.
- La Duración (minutos) puedes dejarla vacía. Entonces se aplica la duración de la oferta.
- Toca Crear cita.
Si para esta oferta ya hay una cita activa a la misma hora, Bookicorn no crea una segunda y avisa: «Ya existe una cita para esta fecha y hora.»
Tocar un hueco vacío del calendario no crea ninguna cita. Para eso usa el signo más.
Los administradores siempre pueden crear citas. Los entrenadores, solo si tienen el permiso para ello.
Qué ofertas puedes elegir al crear una cita
Al crear una cita puedes elegir todas las ofertas activas, con dos excepciones en la elección libre de horario:
- Elección libre de horario con recursos: no aparece para elegir. Para estas ofertas usas Otra hora al inscribir, y así también se ocupa el recurso.
- Elección libre de horario sin recursos: la puedes elegir. Se crea una cita adicional abierta: hasta que alguien esté inscrito, también pueden reservarla los clientes. Para un cliente concreto usas Otra hora al inscribir.
En una oferta con Bloque de sesiones, en lugar de citas sueltas creas un bloque nuevo; consulta Cursos en bloque.
Crear una serie de citas con Nueva cita
Con el interruptor Serie, en Patrón de recurrencia, creas varias citas de una vez:
- Nombre de la serie: opcional, por ejemplo «Yoga lunes por la mañana».
- Ritmo: A diario, Semanalmente, Cada 2 semanas o Mensual. En mensual, la cita se repite el día de la fecha de inicio.
- Días de la semana: obligatorios en semanal y cada 2 semanas.
- La serie termina: Nunca, Hasta fecha o Cantidad.
Vista previa: citas … muestra cuántas citas se crean. Las citas que ya existen a la misma hora se saltan.
¿Se amplía automáticamente una serie de citas?
Depende de dónde hayas creado la serie.
- Serie con Nueva cita (termina Nunca): al guardar, Bookicorn crea una reserva de citas; en las series semanales, para un año por adelantado. No se añaden más citas automáticamente. Crea a tiempo una serie nueva.
- Serie de citas directamente en la oferta (al crear la oferta, en el área Sesiones): un proceso nocturno completa las citas. Con Nunca siempre hay citas para las próximas 12 semanas.
Si la propia oferta tiene una serie de citas, el proceso nocturno completa las citas según la regla de la oferta, aunque además hayas creado series con Nueva cita. Detalles en Crear una oferta.
Editar o mover una cita suelta
Una cita suelta la cambias en la propia cita:
- Toca la cita en el calendario o en la lista de citas de la oferta.
- Abre arriba Más y elige Editar.
- Cambia la Fecha, la Hora de inicio o la Hora de finalización.
- Toca Ahorrar (el botón de guardar).
Si cambias la hora, todas las personas con una reserva confirmada o pendiente reciben un correo «Sesión reprogramada» con la hora nueva. Después, el Manager indica a cuántos clientes se ha informado. Si la hora anterior o la nueva está en el pasado, no se envía ningún correo. Una cita reservada no se puede mover al pasado.
El cambio solo se aplica a esta cita.
Registrar una sustitución: otro entrenador para una cita
Una sustitución la registras en la cita concreta:
- Abre la cita y elige en Más la opción Editar.
- En el campo Entrenador (con el término de tu estudio), activa el valor propio y elige a quien sustituye.
- Toca Ahorrar.
De la misma forma cambias para una cita concreta Máx. participantes, Ubicación, Habitación y Notas. Sin valor propio se aplica el valor de la oferta.
Con una sustitución, ni los clientes ni el nuevo entrenador reciben un mensaje automático. Si quieres informar a los participantes, usa en la cita Escribir a todos.
Si aumentas Máx. participantes y hay personas esperando en la lista de espera, avanzan.
Cambiar datos en la oferta: qué pasa con las citas existentes
Las citas nuevas adoptan el entrenador, la ubicación y la sala de la oferta. Si cambias estos datos después en la oferta, se aplican también a todas las citas en las que no los hayas cambiado por separado.
Si cambias Máx. participantes en la oferta, todas las citas futuras adoptan el nuevo valor, salvo que lo hayas fijado por separado en la cita. Las citas pasadas se quedan como estaban.
Editar la oferta no cambia la fecha ni la hora de las citas existentes.
Editar, anular o borrar una serie completa
Las series las gestionas en la oferta:
- Abre la oferta en Manager → Ofertas.
- Abre el área Fechas de la serie y toca Gestionar sesiones de series.
- En la serie, elige Editar serie, Cancelar la serie o Eliminar serie.
- Editar serie cambia el nombre y la hora. Una hora nueva se aplica a todas las citas futuras de la serie, y cada reserva recibe un correo con la hora nueva.
- Cancelar la serie anula cada cita futura de la serie, igual que la anulación de una cita suelta: las reservas se cancelan y se reembolsan, y los participantes reciben un correo de anulación.
- Eliminar serie: si la serie nunca se ha reservado, se borran todas las citas. Si hay reservas, se anulan todas las citas desde hoy, pero las reservas no se cancelan ni se reembolsan. Por eso, en series con reservas usa Cancelar la serie.
El entrenador, la sala y la capacidad no se pueden cambiar para una serie completa de una vez. Cámbialos en la oferta o en la cita concreta.
Borrar o anular una cita: la diferencia
- Cancelar (anular) deja la cita con la etiqueta Cancelado. Las reservas se cancelan y se reembolsan, y los participantes reciben un correo si así lo quieres. Una cita anulada la puedes volver a activar con Reactivar; las reservas canceladas siguen canceladas. Más información en Vacaciones, ausencias y anulación de citas.
- Borrar elimina la cita definitivamente. Solo es posible mientras no tenga ninguna reserva confirmada o pendiente y no haya nadie en la lista de espera. Lo encuentras en la cita, en Más → Editar, con Eliminar definitivamente. Si no, el Manager te indica «Esta cita todavía no se puede eliminar» y te pide que primero anules la cita.
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una cita nueva? En el calendario con el signo más o en la oferta con Crear cita. Elige la oferta, introduce la fecha y la hora de inicio y toca Crear cita.
¿Puedo crear citas fijas en una oferta con elección libre de horario? Sí, sin recursos, como cita adicional abierta mediante Nueva cita. Hasta que alguien esté inscrito, también pueden reservarla los clientes. Para un cliente concreto usas Otra hora al inscribir.
¿Por qué ya no se añaden citas nuevas a mi serie? Las series que has creado con Nueva cita no se amplían automáticamente. Crea una serie nueva. Solo una serie de citas directamente en la oferta la completa un proceso nocturno.
¿Se avisa a los participantes si muevo una cita? Sí. Con una hora nueva, cada reserva confirmada o pendiente recibe un correo con la hora nueva.
¿Cómo registro una sustitución? En la cita, en Más → Editar, activa el valor propio en el campo Entrenador y elige a quien sustituye. Los participantes no reciben un aviso automático.
¿Puedo duplicar una cita? No, las citas sueltas no se pueden duplicar. Crea una cita nueva o una serie.