Gestionar los créditos de un cliente
Las tarjetas prepago de un cliente concreto las gestionas en su perfil de cliente. Allí asignas créditos a mano, corriges tarjetas y confirmas pagos.
Abrir las tarjetas de un cliente
- Abre Manager → Clientes y toca el cliente.
- Abre el área de los créditos. Lleva el nombre de tu unidad, por ejemplo Créditos.
Allí están todas las tarjetas prepago del cliente. Si tocas una tarjeta, ves arriba Disponible, Total y Utilizados, además del número de reserva, la fecha de caducidad y el valor por crédito. Debajo están las acciones para esa tarjeta.
Asignar créditos a mano
Con una tarjeta nueva abonas créditos a un cliente, por ejemplo como regalo, como gesto de buena voluntad o por un pago que has recibido fuera de Bookicorn.
- En la pestaña Tarjetas prepago, toca Otorgar Tarjetas prepago manualmente.
- En Plantilla de paquete, elige uno de tus paquetes o Costumbre (la opción personalizada). Una plantilla adopta el nombre, los créditos y el precio.
- Introduce los Créditos totales y, si ya se ha gastado alguno, los Créditos disponibles.
- Indica el Nombre del paquete.
- Elige el Tipo de transacción: Pago, crédito manual, Buena voluntad, Promoción, Regalo o Reembolso. Con Pago introduces el Precio; con los demás, el Valor de los Créditos para tus análisis. Con Regalo y Promoción, Bookicorn pone el valor a 0.
- En Inicio y vencimiento, configura el Tipo de inicio y el Tipo de caducidad: Sin caducidad, Fecha de caducidad fija, Después de la fecha de compra o Después de la fecha de inicio.
- Opcional: una nota interna.
- Toca Conceder Créditos.
Con la extensión Sistema de facturación, Pago y crédito manual con un importe muestran el interruptor Crear factura, activado por defecto. En Emisor de facturas eliges quién emite la factura, Automático usa tu emisor estándar. Con ya pagado la tarjeta se puede usar enseguida, y el cliente recibe una confirmación de pago con la factura. Con Pago pendiente recibe instrucciones de pago con tus datos bancarios y la factura, y la tarjeta queda bloqueada hasta que tocas Marcar como pagado en Manager → Transacciones. Sin factura el cliente recibe un correo sobre los créditos abonados, y la tarjeta se puede usar enseguida.
En Estado de pago eliges Ya pagado o Pago pendiente, y en Enviar factura eliges Enviar ahora o Enviar más tarde. No hay nada preseleccionado, ambas opciones son obligatorias. Con Enviar más tarde, Bookicorn solo crea la factura y no la envía, por ejemplo cuando asignas créditos a una guardería o un colegio mucho antes de que empiece el curso. El cliente recibe entonces solo el correo sobre los créditos abonados, o con Ya pagado la confirmación de pago, en ambos casos sin factura. Con Pago pendiente la tarjeta se puede usar igualmente enseguida. La factura está en Manager → Facturas: allí ajustas la fecha de vencimiento y las posiciones y la envías con Enviar por correo electrónico cuando te convenga. Cuando llegue el dinero, toca Marcar como pagada en la factura y el cliente recibe una confirmación de pago.
Añadir o deducir créditos
Para corregir una tarjeta existente:
- Añadir Créditos: introduce la cantidad y el Motivo de la adición. Los créditos se suman a la tarjeta y están disponibles al instante. Se avisa al cliente.
- Deducir Créditos: introduce la cantidad y el Motivo de la deducción. Como máximo puedes deducir los que todavía estén disponibles. La tarjeta sigue activa.
En los dos casos, el motivo es obligatorio y después aparece en el historial de la tarjeta.
Confirmar el pago de una tarjeta
Si un cliente ha comprado una tarjeta con pago en el lugar o transferencia, arriba aparece «Esperando tu confirmación». Hasta entonces la tarjeta está bloqueada y el cliente no puede reservar nada con ella.
Cuando el dinero ha llegado, toca Confirmar pago recibido. La tarjeta se puede usar al instante. Si tienes un emisor de facturas predeterminado, Bookicorn crea la factura y se la envía al cliente.
Pausar y reanudar una tarjeta
Con Pausar Tarjeta prepago suspendes una tarjeta, por ejemplo por enfermedad. La acción lleva en el nombre tu denominación de las tarjetas.
- Pausa inmediatamente o Periodo de programación, con Pausa desde y Pausa hasta
- El Motivo de la pausa es obligatorio
Durante la pausa, el cliente no puede reservar nada con esa tarjeta. Con Finalizar pausa la terminas tú mismo, y entonces Bookicorn amplía la fecha de caducidad en los días de pausa. Cuando termina un periodo programado, Bookicorn finaliza la pausa automáticamente, sin ampliar la fecha de caducidad. Más información en Validez y caducidad.
Ampliar la validez y editar la tarjeta
- Ampliar validez: en una Duración de la validez de días, semanas o meses a partir de la fecha de caducidad actual, o hasta una Fecha de caducidad fija. El Motivo de la extensión es obligatorio.
- Editar tarjeta de créditos: cambiar el Nombre del paquete, el Total, la Fecha de caducidad y la Nota interna. El total no puede ser menor que los créditos ya utilizados. Una fecha de caducidad vacía significa validez ilimitada.
Todos los cambios quedan en el historial de la tarjeta.
Historial de una tarjeta
En Historia ves cada movimiento de la tarjeta con la fecha y el saldo antes y después: compra, reserva, reembolsado, añadido, deducido, ampliado, pausado, reanudado y otros.
Eliminar una tarjeta
Con Eliminar tarjeta de créditos desactivas una tarjeta de forma definitiva. Indicas un Motivo de la eliminación y confirmas con Eliminar irreversiblemente. Los créditos restantes de la tarjeta se pierden y la acción no se puede deshacer.
Preguntas frecuentes
¿Dónde gestiono el bono de 10 de un cliente? En el perfil del cliente, en Manager → Clientes, en el área de los créditos. Toca la tarjeta.
¿Cómo le regalo créditos a un cliente? Con Otorgar Tarjetas prepago manualmente y el tipo de transacción Regalo.
¿Por qué mi cliente no puede usar la tarjeta que ha comprado? Si en la tarjeta aparece «Esperando tu confirmación», está esperando a que confirmes el pago. Toca Confirmar pago recibido. Si está pausada o caducada, también lo ves en la tarjeta.
¿Recibe el cliente una factura si le asigno créditos a mano? Sí, si la extensión Sistema de facturación está activa, introduces un importe y dejas Crear factura activado. Con Pago pendiente, la factura queda Abierta hasta que confirmes el pago. Con Enviar más tarde, solo sale cuando la envías en Manager → Facturas con Enviar por correo electrónico.