Ajustes: Reservas
En Manager → Ajustes → Reservas configuras reglas que valen para todo tu estudio. Llegas a la página directamente en app.bookicorn.net/einstellungen/buchungen. Allí la página se llama «Reservas y créditos» (con tu propio término para los créditos, si has elegido uno). Solo los administradores pueden abrirla.
Cada cambio se guarda automáticamente. Solo las horas del recordatorio de cita se confirman con Guardar.
Ocultar la ocupación: esconder a los clientes las plazas libres
Con el interruptor Mostrar ocupación, en Ajustes → Reservas → Indicador de ocupación, decides si los clientes ven cuántas plazas están ocupadas o libres. Si lo desactivas, los participantes dejan de ver la ocupación. Esto vale para:
- tu página de reservas y las páginas de detalle de tus ofertas,
- los widgets de la integración del sitio web,
- la App para clientes.
Por defecto, la ocupación se muestra. En el Manager la sigues viendo.
Solicitudes de reserva: plazo para las solicitudes sin respuesta
En las ofertas que no confirman las reservas automáticamente, cada reserva te llega como solicitud. En Ajustes → Reservas → Solicitudes de reserva decides qué pasa con las solicitudes a las que no respondes: Rechazar solicitudes sin respuesta tras 2 días, 7 días (predeterminado), 14 días o Nunca automáticamente.
- Hasta que respondas, la plaza está bloqueada.
- A los 2 días te recordamos la solicitud abierta.
- Con Nunca automáticamente, la solicitud queda abierta hasta que respondas o hasta que la cita haya pasado.
Si una oferta confirma automáticamente lo configuras en la oferta; consulta Reglas de reserva de la oferta.
Recordatorio de cita: avisar a los clientes antes de la cita
En Ajustes → Reservas → Recordatorio de cita activas Enviar recordatorio para que Bookicorn recuerde la cita a tus clientes antes de cada reserva. En Horas antes del inicio indicas con cuánta antelación llega, entre 1 y 72 horas, y confirmas el valor con Guardar.
- El recordatorio se envía una vez por reserva, como aviso en la App para clientes y por correo electrónico.
- Vale para cualquier reserva, tanto si llega por tu página de reservas como por un widget o la app.
- Por defecto está desactivado.
El texto del correo lo adaptas en Plantillas de correo electrónico.
Caducidad de los créditos: hasta el final del día o a una hora exacta
En Ajustes → Reservas → Configuración de vencimiento de crédito (con tu propio término para los créditos, si has elegido uno) hay dos opciones: Hasta el final del día (23:59) y Tiempo de caducidad exacto.
Importante: al comprar un paquete, Bookicorn calcula actualmente la fecha de caducidad siempre según «Hasta el final del día». La opción Tiempo de caducidad exacto todavía no tiene efecto.
Plazos: reserva anticipada, límite de reserva y plazo de cancelación
En la página Ajustes → Reservas configuras los tres plazos como estándar del estudio: Reserva anticipada, Límite de reserva y Plazo de cancelación. Cada plazo es Tiempo antes u Hora fija, por ejemplo el día anterior a las 20:00. El estándar del estudio vale para cada oferta sin regla propia. En la oferta te desvías con Regla propia. Todo sobre ello en Plazos.
Configurar la reserva de invitados: extensión e interruptor en la oferta
La reserva de invitados (reservar sin cuenta de cliente) no está en Ajustes → Reservas. Necesita la extensión Reserva de invitado de la Tienda de extensiones y después se permite por oferta: Ofertas → Oferta → Editar → Reglas de reserva → Permitir reserva de invitados para este curso.
Para todas las ofertas a la vez se hace en la Tienda de extensiones, en Reserva de invitado: Permitir en todos o Bloquear en todos. Allí también está Solo reserva de invitados: los clientes reservan entonces sin cuenta en todo el estudio. Más información en Reserva de invitado.
Campos obligatorios al reservar: qué tienen que indicar los clientes
Qué datos tienen que indicar los clientes al reservar está fijado y no se puede configurar:
- Son obligatorios el Nombre, los Apellidos y el Correo electrónico.
- El campo Teléfono es opcional. No existe ningún ajuste para hacer obligatorio el teléfono.
- Si la extensión Sistema de facturación está activa, en las ofertas de pago la dirección postal también es obligatoria.
Mensaje al reservar: ¿existe?
No existe un campo de mensaje libre. Con Preguntas al reservar puedes poner en la oferta una pregunta con la respuesta Texto, por ejemplo «¿Quieres contarnos algo más?». La respuesta la ves en la reserva.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desactivar que los clientes vean cuántas plazas quedan libres? Sí. Desactiva en Ajustes → Reservas el interruptor Mostrar ocupación. Esto vale para la página de reservas, los widgets de tu web y la App para clientes.
¿Dónde configuro el cierre de reservas? Como estándar del estudio en Ajustes → Reservas y, de forma distinta, en la oferta, en el área Reglas de reserva, con Regla propia.
¿Dónde configuro el plazo de cancelación? Igual: como estándar del estudio en Ajustes → Reservas y, de forma distinta, en la oferta. Consulta Plazos.
¿Puedo hacer obligatorio el teléfono al reservar? No. El campo Teléfono siempre es opcional.
¿Pueden dejar un mensaje los clientes al reservar? Con una pregunta al reservar con la respuesta Texto, consulta Preguntas al reservar.
¿Por qué se rechaza automáticamente una solicitud de reserva? Porque quedó sin respuesta hasta que venció el plazo de Solicitudes de reserva. Configura allí un plazo más largo o Nunca automáticamente.