Creare un'offerta

Tutto ciò che i clienti possono prenotare da te, nel Manager si chiama offerta: un corso di yoga, un workshop, un trattamento o un noleggio. Questa pagina mostra passo per passo come creare un'offerta e cosa significano le singole sezioni.

Creare una nuova offerta: la procedura

Una nuova offerta la crei nel Manager in Offerte (app.bookicorn.net/angebote).

1. Apri Manager → Offerte.
2. Tocca Nuovo Offerta. Sullo smartphone è il segno più in alto a destra.
3. In «Come sono distribuite le sessioni nel tempo?» scegli il tipo di offerta.
4. Compila i dati obbligatori nella sezione Generale.
5. Se serve, completa le altre sezioni sottostanti, per esempio Per i clienti o Regole di prenotazione.
6. Tocca Crea Offerta.

Finché manca un dato obbligatorio, il pulsante si chiama Avanti. In quel caso ti porta alla sezione in cui manca qualcosa ed evidenzia il campo.

Gli admin possono sempre creare offerte. I trainer vedono il pulsante solo se hanno ricevuto questo permesso.

Scegliere il tipo di offerta durante la creazione

Il tipo di offerta stabilisce come prenotano i clienti. Durante la creazione puoi scegliere tra quattro tipi:

Se manca l'estensione necessaria, il tipo resta visibile, ma porta un lucchetto e l'indicazione «Disponibile come estensione». Toccandolo arrivi al Negozio estensioni.

Il tipo di offerta non si può più cambiare dopo la creazione. Quando modifichi un'offerta esistente la scelta non compare più. Se vuoi cambiare tipo, crei una nuova offerta. Quale tipo fa al caso tuo lo spiega I tipi di offerta in sintesi.

Dati obbligatori nella sezione Generale

La sezione Generale si trova in cima al modulo e contiene tutto ciò che serve per la creazione.

• Titolo di Offerta: almeno 3 e al massimo 100 caratteri.
• Tipi di pagamento: almeno uno deve essere attivo (vedi la sezione seguente).
• Massimo. partecipanti: quante persone possono prenotare una sessione. Con l'interruttore Numero illimitato di partecipanti il limite sparisce. Se è scelta una sala, il numero non può superare la capienza della sala.
• Durata in minuti.
• Data e Orario di inizio: solo per gli appuntamenti fissi. È la prima sessione dell'offerta.

Con la scelta libera dell'orario, il numero massimo di partecipanti e la durata non ci sono nella sezione Generale. Entrambi li imposti lì nella sezione Disponibilità, vedi Scelta libera dell'orario.

La categoria non è un dato obbligatorio.

Metodi di pagamento e prezzo di un'offerta

In Tipi di pagamento attivi i modi in cui i clienti possono pagare questa offerta. Puoi scegliere tra i metodi di pagamento configurati dal tuo studio:

• Stripe (pagamento online), non appena Stripe è collegato
• PayPal, non appena PayPal è configurato
• Manuale: bonifico/PayPal, non appena sono inseriti dati bancari o un indirizzo PayPal
• Pagamento in loco
• Crediti (o il termine che il tuo studio usa per il saldo)
• Gratuito: la partecipazione non costa nulla, non viene richiesto né un prezzo né del credito.

I metodi di pagamento non ancora configurati si trovano in basso in Altri metodi di pagamento con il pulsante Configura, che porta alle impostazioni di pagamento.

Non appena è scelto un metodo di pagamento con denaro, compare il campo Prezzo. Con Stripe il prezzo deve essere almeno 0,50. Con pagamento in loco e bonifico può essere 0. Se sono scelti i crediti, compare un campo a parte per il numero di crediti per prenotazione, almeno 1.

Maggiori informazioni sui modi di pagamento in Pagamenti.

Sessioni di un'offerta con appuntamenti fissi

Con gli appuntamenti fissi c'è la sezione Sessioni. Senza altre indicazioni nasce esattamente una sessione, con la data e l'orario di inizio della sezione Generale.

Con l'interruttore Serie di sessioni Bookicorn crea in una volta tutte le sessioni di uno schema:

• Nome della serie: facoltativo.
• Ripetizione: Quotidiano, Settimanale, Ogni 2 settimane o Mensile.
• Giorni della settimana: obbligatori per settimanale e ogni 2 settimane. La data nella sezione Generale deve cadere in uno dei giorni della settimana scelti.
• Giorni del mese: per mensile. Senza selezione la sessione si ripete nel giorno della data di inizio.
• Fine della serie: Mai, Fino a data o Numero.

Sotto, Anteprima: … sessioni mostra quali sessioni nascono al salvataggio.

Al salvataggio Bookicorn crea al massimo 52 sessioni in una volta. Una serie di sessioni impostata sull'offerta viene poi completata da un'elaborazione notturna:

• Mai: si aggiungono continuamente sessioni, così che siano sempre prenotabili sessioni per le 12 settimane successive.
• Fino a data: si aggiungono sessioni fino alla data di fine.
• Numero: si aggiungono sessioni finché l'offerta non ne ha in totale quante indicato. Contano anche le sessioni annullate.

L'elaborazione notturna vale solo per le offerte attive. Vale solo per la serie di sessioni che imposti qui sull'offerta. Una serie che crei in seguito con Nuovo appuntamento non viene prolungata automaticamente, vedi Creare sessioni.

Se anticipi la data di fine di un’offerta esistente, al salvataggio il Manager mostra quali sessioni già create dopo quella data verranno rimosse, e le rimuove solo dopo la tua conferma. Le sessioni con prenotazioni restano; annullale una per una se non devono svolgersi.

Altre sessioni puoi crearle in qualsiasi momento in seguito sull'offerta, vedi Creare sessioni.

Risorse

Solo per le offerte del tipo Appuntamenti: risorse: nella sezione Risorse stabilisci in Che cosa si prenota? quali risorse prenotano i clienti, se scelgono da soli la risorsa e il pezzo, quanti ne ricevono e cosa è Incluso automaticamente. Tutto in Risorse.

Durata e prezzo

Nella sezione Durata e prezzo stabilisci quanto si prenota e quanto costa.

• Si prenota in: Minuti, Ore o Giorni.
• Quanto dura?: Sempre uguale con una durata fissa oppure Il cliente sceglie la durata da un minimo a un massimo. Con i minuti scegli A passi di 15, 30 o 60 minuti. Le durate in minuti vanno a passi di 5, per esempio 25, 30 o 65, altrimenti restano buchi tra due prenotazioni.
• Prezzo per prenotazione o per unità di tempo, per esempio al giorno, all'ora o per 15 min se i clienti scelgono a intervalli di 15 minuti. In più i crediti per prenotazione, se si può pagare con crediti.
• Quota base: solo con durata a scelta e facoltativa. Si aggiunge una volta per prenotazione, per esempio per la pulizia o la regolazione degli sci. Gli scaglioni non la scontano e le persone in più non la moltiplicano.
• Scaglioni: solo con durata a scelta. Dalla durata indicata, il nuovo valore vale per tutta la prenotazione, non solo per il tempo successivo. Esempio: 20 euro al giorno, da 7 giorni uno sconto di 5 euro al giorno. Una settimana costa allora 7 giorni a 15 euro, cioè 105 euro, e non 6 giorni a 20 euro più 1 giorno a 15 euro.
• Lo sconto vale: solo per le prenotazioni a giorni con scaglioni. Per tutti i giorni calcola come sopra. Da questo giorno lascia i giorni precedenti a prezzo pieno: da 3 giorni il 25 % in meno significa allora giorni 1 e 2 a prezzo pieno, dal giorno 3 ciascuno il 25 % in meno.
• Sconto da una risposta: solo per le offerte con risorse. Lo sconto dipende da una domanda alla prenotazione, per esempio bambini sotto i 10 anni il 25 % in meno tramite una domanda di tipo Data (data di nascita, contata il primo giorno di noleggio). A seconda della domanda scegli Età inferiore a o Età da, una risposta, La risposta è sì o La risposta è no, Minore di o Maggiore di. Con Dal giorno lo sconto vale solo da un determinato giorno di noleggio. Se si applicano più sconti, vale il maggiore per persona e giorno, nulla si somma.
• Persone in più: mostra se ogni persona in più paga il prezzo pieno. Vale per tutte le offerte del tuo studio e si cambia nell'estensione Prenotazione di gruppo in Ogni persona in più ha un costo.

In Esempio il Manager mostra quanto costa una prenotazione appena prezzo e durata sono completi. Con gli scaglioni c'è un esempio per scaglione, per esempio «1 giorno: 20 € · 7 giorni: 105 €».

Prezzo in base all’orario

Nella sezione Prezzo in base all’orario stabilisci un supplemento o uno sconto in certi giorni della settimana, orari o giorni, per esempio una tariffa serale. Con Aggiungi regola indichi Nome, Giorni della settimana, orario Dalle e Alle, Valida dal e Valida fino al e Supplemento o Sconto in euro o in percentuale. Il calcolo è questo: prezzo base, poi prezzo in base all'orario, poi scaglioni, poi persone in più, poi quota base, poi prezzo per gruppo. Il prezzo in base all'orario vale per entrambi i tipi di scelta libera dell'orario.

Orari

Per le offerte con risorse si prenota negli orari di utilizzo delle risorse. Con Offri solo in certi orari restringi ulteriormente con un profilo di disponibilità. Se le risorse non hanno un profilo di disponibilità e l'offerta non limita nulla, il Manager avvisa: Prenotabile 24 ore su 24. Sotto il profilo scelto il Manager mostra i suoi orari, per esempio «lun-dom 16:30-19:00», così non devi passare ai profili di disponibilità.

Per le prenotazioni a giorni contano solo i giorni, non gli orari: un periodo può iniziare e finire in qualsiasi giorno in cui risorsa e profilo sono aperti. Quando i clienti ritirano e restituiscono lo imposti in Consegna e cauzione.

Consegna e cauzione

Nella sezione Consegna e cauzione attivi Viene consegnato qualcosa che poi va restituito? se i clienti ritirano qualcosa e lo riportano. Allora registri ritiro e restituzione in Ritiri e restituzioni.

• Ritiro (per le prenotazioni a giorni): con Aggiungi opzione di ritiro stabilisci come ritirano i clienti. Ogni opzione ha un Nome, una Nota per i clienti, il Giorno di ritiro (Primo giorno di noleggio o Giorno prima), una fascia Da e Fino a e un Tipo. Con Orario libero i clienti indicano un orario nella fascia, quanti vogliono alla stessa ora, per esempio per il Click & Collect. Con Appuntamento ci sono appuntamenti a un Intervallo di per esempio 15 minuti con Posti per appuntamento. Ogni prenotazione occupa un appuntamento, indipendentemente dal numero di persone, e i posti contano per sede su tutte le offerte. Con il ritiro il Giorno prima, gli articoli sono occupati dal ritiro, si pagano solo i giorni di noleggio.
• Senza opzione di ritiro la pagina di prenotazione non chiede alcun orario e si prenotano giorni interi. Con più opzioni, i clienti scelgono prima come ritirare, poi i giorni e poi l'orario.
• Restituzione: con Orario fisso di restituzione inserisci Restituzione dalle e Restituzione entro le. Senza orario fisso, i clienti restituiscono l'ultimo giorno di noleggio, senza orario.
• Nota per la consegna: compare nella scelta di ritiro e riconsegna, nella conferma della prenotazione, nel promemoria e sulla pagina dell'offerta, per esempio «Ritiro alla reception, porta un documento d'identità».
• Cauzione con Importo per prenotazione, incassata In sede oppure Online con la prenotazione. Online funziona solo con Stripe o PayPal. Con l'incasso online il tuo fornitore di pagamenti trattiene le commissioni del pagamento della cauzione. La cauzione non è fatturato.

Sezione Per i clienti: descrizione, immagine e categoria

Nella sezione Per i clienti c'è tutto ciò che i clienti vedono sulla pagina di prenotazione:

• Presentazione: Descrizione, Colore e Immagine dell'offerta.
• Classificazione: Categoria principale, Categorie aggiuntive e Livello di difficoltà. I clienti possono filtrare in base a questi dati.
• Galleria: altre immagini che i clienti possono sfogliare nell'offerta.
• Indicazioni per i partecipanti: Requisiti e Nota per i partecipanti. Questi testi compaiono nell'offerta e nell'e-mail di conferma.

Le categorie puoi crearle direttamente dalla selezione. Maggiori informazioni in Categorie.

Sezione Posizione e Trainer: sede, sala e conduzione

Nella sezione Posizione e Trainer (al posto di «Trainer» compare il termine del tuo studio) stabilisci dove si svolge l'offerta e chi la conduce.

• Posizione: se il tuo studio ha esattamente una sede, è già preselezionata.
• Camera: selezionabile solo quando è scelta una sede. Fino ad allora lì compare «Seleziona prima la posizione». Compaiono solo le sale di quella sede.
• Luogo per i clienti: se l'offerta non si svolge dove si trovano sede e sala, per esempio al telefono o all'esterno, scrivi qui cosa devono vedere i tuoi clienti, come «Al telefono» o l'indirizzo di un asilo. Il testo compare poi nella conferma e nel promemoria, nella pagina di prenotazione, nell'app clienti e nella voce del calendario, al posto di sede, sala e mappa. Sede e sala restano assegnate e occupate, come senza questo campo. Se lo lasci vuoto, i clienti vedono sede e sala come prima. Le offerte online non hanno questo campo.
• Offerta online (non è richiesta una sede fisica): con questo interruttore sede e sala non servono. Scegli una piattaforma (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex o Altro) e inserisci il Collegamento in linea, che diventa obbligatorio. Con l'estensione Riunioni Zoom, con la piattaforma Zoom c'è anche Crea automaticamente una riunione per ogni appuntamento: ogni appuntamento prenotato riceve allora una propria riunione Zoom e il collegamento in linea non serve più.
• Trainer: chi conduce l'offerta. Senza indicazione resta aperto.
• Occupa in aggiunta: con l'estensione «Risorse» per sessioni fisse, blocchi e scelta libera dell'orario. In quel tempo i clienti non possono prenotare queste risorse. Maggiori informazioni in Risorse.

Domande alla prenotazione

Nella sezione Domande alla prenotazione crei domande a cui i clienti rispondono quando prenotano, per esempio il numero di scarpe o l'esperienza. Come funziona e dove vedi le risposte lo trovi in Domande alla prenotazione.

Sezione Regole di prenotazione: visibilità, termini e svolgimento

Nella sezione Regole di prenotazione controlli chi può prenotare e quando.

Stato e visibilità

• Stato: Attivo significa che l'offerta è in servizio. Inattivo significa che sparisce ovunque, ma resta nell'amministrazione con tutti i suoi dati.
• Visibilità: Pubblico compare sulla pagina di prenotazione ed è prenotabile dai clienti. Privato non compare sulla pagina di prenotazione e non è prenotabile dai clienti. Tu però puoi continuare a iscrivere persone, e le sessioni occupano il calendario come sempre.

Termini: per Prenotazione anticipata, Chiusura delle prenotazioni e Termine di cancellazione ogni termine mostra Come lo standard dello studio con la regola valida in una frase. Con Regola propria ti discosti per questa offerta, come Tempo prima o Orario fisso, per esempio il giorno prima alle 20:00. Quando sei tu a iscrivere qualcuno nel Manager, prenotazione anticipata e chiusura delle prenotazioni non valgono. Tutto in Termini. Per il termine di cancellazione stabilisci in Dopo la scadenza se dopo vale Cancellazione bloccata o se i clienti possono Cancella senza rimborso fino all'inizio o al ritiro.

Svolgimento di una prenotazione

• Conferma automaticamente le prenotazioni: se attivo, le prenotazioni vengono confermate subito. Se disattivo, arrivano come richiesta che confermi o rifiuti, vedi Confermare le prenotazioni.
• Offri una lista d'attesa quando è al completo: richiede l'estensione «Lista d'attesa». Sotto c'è scritto come è impostato per il tuo studio. Maggiori informazioni in Lista d'attesa.
• Consenti prenotazione ospite per questo corso: richiede l'estensione «Prenotazione ospite». Se l'offerta accetta solo crediti, il Manager mostra un avviso, perché gli ospiti non possono pagare con i crediti.

Sezione Contabilità

La sezione Contabilità serve solo alla tua contabilità, i clienti non ne vedono nulla. Cosa compare lì dipende dalle estensioni:

• Emittente fatture per questa offerta, con l'estensione «Sistema di fatturazione».
• Un campo per la quota del trainer su questa offerta in percentuale (Quota di Trainer per questo Offerta (%)), con l'estensione «Pagamenti formatori». Il campo compare solo se è indicato un trainer autonomo e l'offerta ha un prezzo. Altrimenti un avviso spiega cosa manca.
• Nota su fattura e conferma, con l'estensione «Corsi sovvenzionati». Il testo compare in fattura sotto la prima voce e nella conferma della prenotazione, per esempio «Corso ai sensi del § 20 SGB V, ID corso 123».

Modificare, duplicare, disattivare o eliminare un'offerta

In Manager → Offerte tocca un'offerta. In basso nell'offerta ci sono le azioni:

• Modificare apre lo stesso modulo della creazione, senza la scelta del tipo di offerta.
• Duplicare crea una copia con l'aggiunta «(Kopie)» nel titolo (testo fisso in tedesco). All'inizio la copia è inattiva, le sessioni non vengono copiate. Vengono copiate le categorie, le risorse con il prezzo per pezzo, le regole di prezzo e le immagini.
• Disattivare imposta tutte le sessioni future dell'offerta come annullate, tranne quelle che hai già annullato singolarmente. Le sessioni passate restano invariate. Chi ha prenotato riceve una notifica dell'annullamento, ma la prenotazione resta e non viene rimborsata. Attivare rimette queste sessioni su attive.
• Eliminare: se l'offerta non è mai stata prenotata, viene eliminata definitivamente con tutte le sessioni. Se è già stata prenotata, sparisce da tutte le viste e pagine di prenotazione, e le sue sessioni future vengono rimosse. Le sessioni passate restano nel calendario come storico, le prenotazioni e le entrate restano. Se ci sono ancora sessioni future con prenotazioni confermate o in sospeso, non si può eliminare. In quel caso il Manager indica la prossima sessione prenotata e ti ci porta, così che tu la annulli prima.

Se vuoi chiudere un'offerta con prenotazioni future, annulla le sessioni prenotate invece di disattivare l'offerta. Quando annulli, i partecipanti vengono avvisati e rimborsati, vedi Ferie, assenze e annullamento delle sessioni.

Domande frequenti

Dove creo una nuova offerta? In Manager → Offerte con il pulsante Nuovo Offerta, sullo smartphone con il segno più in alto a destra.

Posso trasformare in seguito un'offerta con appuntamenti fissi in una con scelta libera dell'orario? No. Il tipo di offerta non si può cambiare dopo la creazione. Crea una nuova offerta con il tipo desiderato.

Perché sul pulsante c'è scritto «Avanti» invece di «Crea Offerta»? Manca ancora un dato obbligatorio. Tocca Avanti e il Manager salta al dato mancante.

Perché non riesco a scegliere una sala? La sala diventa selezionabile solo quando nella sezione Posizione e Trainer è scelta una sede. Compaiono solo le sale di quella sede.

Come mostro «al telefono» o un indirizzo esterno senza liberare l'orario? Nella sezione Posizione e Trainer scrivi in Luogo per i clienti cosa devono vedere i tuoi clienti e lascia sede e sala come sono. Restano occupate, cambia solo ciò che vedono i clienti. Per un singolo appuntamento lo fai nell'appuntamento, con Modifica.

Come rendo gratuita un'offerta? In Tipi di pagamento attiva la riga Gratuito. Così non viene richiesto né un prezzo né del credito.

Come nascondo un'offerta senza eliminarla? In Regole di prenotazione imposta la visibilità su Privato. L'offerta sparisce dalla pagina di prenotazione, ma tu puoi continuare a iscrivere persone.

Pagine correlate

• I tipi di offerta in sintesi →
• Creare sessioni →
• Scelta libera dell'orario →
• Categorie →