Creare un'offerta
Tutto ciò che i clienti possono prenotare da te, nel Manager si chiama offerta: un corso di yoga, un workshop, un trattamento o un noleggio. Questa pagina mostra passo per passo come creare un'offerta e cosa significano le singole sezioni.
Creare una nuova offerta: la procedura
Una nuova offerta la crei nel Manager in Offerte (app.bookicorn.net/angebote).
- Apri Manager → Offerte.
- Tocca Nuovo Offerta. Sullo smartphone è il segno più in alto a destra.
- In «Come sono distribuite le sessioni nel tempo?» scegli il tipo di offerta.
- Compila i dati obbligatori nella sezione Generale.
- Se serve, completa le altre sezioni sottostanti, per esempio Per i clienti o Regole di prenotazione.
- Tocca Crea Offerta.
Finché manca un dato obbligatorio, il pulsante si chiama Avanti. In quel caso ti porta alla sezione in cui manca qualcosa ed evidenzia il campo.
Gli admin possono sempre creare offerte. I trainer vedono il pulsante solo se hanno ricevuto questo permesso.
Scegliere il tipo di offerta durante la creazione
Il tipo di offerta stabilisce come prenotano i clienti. Durante la creazione puoi scegliere tra quattro tipi:
| Tipo di offerta | Come prenotano i clienti |
|---|---|
| Appuntamenti fissi | Tu stabilisci data e ora. I clienti prenotano una di queste sessioni. |
| Appuntamenti | I clienti scelgono da soli un orario libero all'interno della tua disponibilità, per esempio per 1:1, consulenza o trattamento. |
| Blocco di sessioni | Più sessioni come pacchetto, prenotato per intero, per esempio un blocco di 8 settimane. Richiede l'estensione «Corsi a blocco». |
| Periodo | I clienti prenotano da un giorno a un altro invece che a un orario, per esempio per affitto o noleggio. Richiede l'estensione «Risorse». |
Se manca l'estensione necessaria, il tipo resta visibile, ma porta un lucchetto e l'indicazione «Disponibile come estensione». Toccandolo arrivi al Negozio estensioni.
Il tipo di offerta non si può più cambiare dopo la creazione. Quando modifichi un'offerta esistente la scelta non compare più. Se vuoi cambiare tipo, crei una nuova offerta. Quale tipo fa al caso tuo lo spiega I tipi di offerta in sintesi.
Dati obbligatori nella sezione Generale
La sezione Generale si trova in cima al modulo e contiene tutto ciò che serve per la creazione.
- Titolo di Offerta: almeno 3 e al massimo 100 caratteri.
- Tipi di pagamento: almeno uno deve essere attivo (vedi la sezione seguente).
- Massimo. partecipanti: quante persone possono prenotare una sessione. Con l'interruttore Numero illimitato di partecipanti il limite sparisce. Se è scelta una sala, il numero non può superare la capienza della sala.
- Durata in minuti.
- Data e Orario di inizio: solo per gli appuntamenti fissi. È la prima sessione dell'offerta.
Con la scelta libera dell'orario, il numero massimo di partecipanti e la durata non ci sono nella sezione Generale. Entrambi li imposti lì nella sezione Disponibilità, vedi Scelta libera dell'orario.
La categoria non è un dato obbligatorio.
Metodi di pagamento e prezzo di un'offerta
In Tipi di pagamento attivi i modi in cui i clienti possono pagare questa offerta. Puoi scegliere tra i metodi di pagamento configurati dal tuo studio:
- Stripe (pagamento online), non appena Stripe è collegato
- PayPal, non appena PayPal è configurato
- Manuale: bonifico/PayPal, non appena sono inseriti dati bancari o un indirizzo PayPal
- Pagamento in loco
- Crediti (o il termine che il tuo studio usa per il saldo)
- Gratuito: la partecipazione non costa nulla, non viene richiesto né un prezzo né del credito.
I metodi di pagamento non ancora configurati si trovano in basso in Altri metodi di pagamento con il pulsante Configura, che porta alle impostazioni di pagamento.
Non appena è scelto un metodo di pagamento con denaro, compare il campo Prezzo. Con Stripe il prezzo deve essere almeno 0,50. Con pagamento in loco e bonifico può essere 0. Se sono scelti i crediti, compare un campo a parte per il numero di crediti per prenotazione, almeno 1.
Maggiori informazioni sui modi di pagamento in Pagamenti.
Sessioni di un'offerta con appuntamenti fissi
Con gli appuntamenti fissi c'è la sezione Sessioni. Senza altre indicazioni nasce esattamente una sessione, con la data e l'orario di inizio della sezione Generale.
Con l'interruttore Serie di sessioni Bookicorn crea in una volta tutte le sessioni di uno schema:
- Nome della serie: facoltativo.
- Ripetizione: Quotidiano, Settimanale, Ogni 2 settimane o Mensile.
- Giorni della settimana: obbligatori per settimanale e ogni 2 settimane. La data nella sezione Generale deve cadere in uno dei giorni della settimana scelti.
- Giorni del mese: per mensile. Senza selezione la sessione si ripete nel giorno della data di inizio.
- Fine della serie: Mai, Fino a data o Numero.
Sotto, Anteprima: … sessioni mostra quali sessioni nascono al salvataggio.
Al salvataggio Bookicorn crea al massimo 52 sessioni in una volta. Una serie di sessioni impostata sull'offerta viene poi completata da un'elaborazione notturna:
- Mai: si aggiungono continuamente sessioni, così che siano sempre prenotabili sessioni per le 12 settimane successive.
- Fino a data: si aggiungono sessioni fino alla data di fine.
- Numero: si aggiungono sessioni finché l'offerta non ne ha in totale quante indicato. Contano anche le sessioni annullate.
L'elaborazione notturna vale solo per le offerte attive. Vale solo per la serie di sessioni che imposti qui sull'offerta. Una serie che crei in seguito con Nuovo appuntamento non viene prolungata automaticamente, vedi Creare sessioni.
Altre sessioni puoi crearle in qualsiasi momento in seguito sull'offerta, vedi Creare sessioni.
Sezione Per i clienti: descrizione, immagine e categoria
Nella sezione Per i clienti c'è tutto ciò che i clienti vedono sulla pagina di prenotazione:
- Presentazione: Descrizione, Colore e Immagine dell'offerta.
- Classificazione: Categoria principale, Categorie aggiuntive e Livello di difficoltà. I clienti possono filtrare in base a questi dati.
- Galleria: altre immagini che i clienti possono sfogliare nell'offerta.
- Indicazioni per i partecipanti: Requisiti e Nota per i partecipanti. Questi testi compaiono nell'offerta e nell'e-mail di conferma.
Le categorie puoi crearle direttamente dalla selezione. Maggiori informazioni in Categorie.
Sezione Posizione e Trainer: sede, sala e conduzione
Nella sezione Posizione e Trainer (al posto di «Trainer» compare il termine del tuo studio) stabilisci dove si svolge l'offerta e chi la conduce.
- Posizione: se il tuo studio ha esattamente una sede, è già preselezionata.
- Camera: selezionabile solo quando è scelta una sede. Fino ad allora lì compare «Seleziona prima la posizione». Compaiono solo le sale di quella sede.
- Offerta online (non è richiesta una sede fisica): con questo interruttore sede e sala non servono. Scegli una piattaforma (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex o Altro) e inserisci il Collegamento in linea, che diventa obbligatorio.
- Trainer: chi conduce l'offerta. Senza indicazione resta aperto.
Sezione Regole di prenotazione: visibilità, termini e svolgimento
Nella sezione Regole di prenotazione controlli chi può prenotare e quando.
Stato e visibilità
- Stato: Attivo significa che l'offerta è in servizio. Inattivo significa che sparisce ovunque, ma resta nell'amministrazione con tutti i suoi dati.
- Visibilità: Pubblico compare sulla pagina di prenotazione ed è prenotabile dai clienti. Privato non compare sulla pagina di prenotazione e non è prenotabile dai clienti. Tu però puoi continuare a iscrivere persone, e le sessioni occupano il calendario come sempre.
Termine di disdetta: fino a quando i clienti possono annullare da soli la loro prenotazione, in ore, giorni, settimane o mesi. Con Nessuna scadenza è possibile in qualsiasi momento. Dettagli in Cancellazione da parte dei clienti.
Periodo di prenotazione
- Limita la finestra di prenotazione: con quanto anticipo i clienti possono prenotare, in ore, giorni, settimane o mesi prima dell'inizio.
- Abilita il limite di prenotazione: fino a quanto tardi i clienti possono ancora prenotare, in minuti, ore o giorni prima dell'inizio.
Una nuova offerta parte senza finestra di prenotazione e senza limite di prenotazione. Per le prenotazioni conta ciò che imposti qui sull'offerta. Quando sei tu a iscrivere qualcuno nel Manager, finestra di prenotazione e limite di prenotazione non valgono.
Svolgimento di una prenotazione
- Conferma automaticamente le prenotazioni: se attivo, le prenotazioni vengono confermate subito. Se disattivo, arrivano come richiesta che confermi o rifiuti, vedi Confermare le prenotazioni.
- Offri lista d'attesa quando le sessioni sono al completo: richiede l'estensione «Lista d'attesa».
- Consenti prenotazione ospite per questo corso: richiede l'estensione «Prenotazione ospite». Se l'offerta accetta solo crediti, il Manager mostra un avviso, perché gli ospiti non possono pagare con i crediti.
Sezione Contabilità
La sezione Contabilità serve solo alla tua contabilità, i clienti non ne vedono nulla. Cosa compare lì dipende dalle estensioni:
- Emittente fatture per questa offerta, con l'estensione «Sistema di fatturazione».
- Un campo per la quota del trainer su questa offerta in percentuale (Quota di Trainer per questo Offerta (%)), con l'estensione «Pagamenti formatori». Il campo compare solo se è indicato un trainer autonomo e l'offerta ha un prezzo. Altrimenti un avviso spiega cosa manca.
- Nota di fattura, con l'estensione «Corsi sovvenzionati».
Modificare, duplicare, disattivare o eliminare un'offerta
In Manager → Offerte tocca un'offerta. In basso nell'offerta ci sono le azioni:
- Modificare apre lo stesso modulo della creazione, senza la scelta del tipo di offerta.
- Duplicare crea una copia con l'aggiunta «(Kopie)» nel titolo (testo fisso in tedesco). All'inizio la copia è inattiva, le sessioni non vengono copiate.
- Disattivare imposta tutte le sessioni dell'offerta come annullate, tranne quelle che hai già annullato singolarmente. Chi ha prenotato riceve una notifica dell'annullamento, ma la prenotazione resta e non viene rimborsata. Attivare rimette queste sessioni su attive.
- Eliminare: se l'offerta non è mai stata prenotata, viene eliminata definitivamente con tutte le sessioni. Se è già stata prenotata, sparisce da tutte le viste e pagine di prenotazione, mentre le prenotazioni e le entrate passate restano. Se ci sono ancora sessioni future con prenotazioni confermate o in sospeso, non si può eliminare. In quel caso il Manager indica la prossima sessione prenotata e ti ci porta, così che tu la annulli prima.
Se vuoi chiudere un'offerta con prenotazioni future, annulla le sessioni prenotate invece di disattivare l'offerta. Quando annulli, i partecipanti vengono avvisati e rimborsati, vedi Ferie, assenze e annullamento delle sessioni.
Domande frequenti
Dove creo una nuova offerta? In Manager → Offerte con il pulsante Nuovo Offerta, sullo smartphone con il segno più in alto a destra.
Posso trasformare in seguito un'offerta con appuntamenti fissi in una con scelta libera dell'orario? No. Il tipo di offerta non si può cambiare dopo la creazione. Crea una nuova offerta con il tipo desiderato.
Perché sul pulsante c'è scritto «Avanti» invece di «Crea Offerta»? Manca ancora un dato obbligatorio. Tocca Avanti e il Manager salta al dato mancante.
Perché non riesco a scegliere una sala? La sala diventa selezionabile solo quando nella sezione Posizione e Trainer è scelta una sede. Compaiono solo le sale di quella sede.
Come rendo gratuita un'offerta? In Tipi di pagamento attiva la riga Gratuito. Così non viene richiesto né un prezzo né del credito.
Come nascondo un'offerta senza eliminarla? In Regole di prenotazione imposta la visibilità su Privato. L'offerta sparisce dalla pagina di prenotazione, ma tu puoi continuare a iscrivere persone.