Riunioni Zoom

Con l'estensione Riunioni Zoom, Bookicorn crea una riunione Zoom dedicata per ogni appuntamento online prenotato. I tuoi clienti ricevono il link nella conferma di prenotazione, nel promemoria e nell'app clienti. Non devi più inserire a mano il link della riunione.

Nei testi del Manager compare il termine del tuo studio al posto di «trainer».

Cosa fa Riunioni Zoom

• Ogni appuntamento prenotato riceve una propria riunione Zoom.
• Il link compare nella conferma di prenotazione, nel promemoria e nell'app clienti. Lo vedono solo i clienti che hanno prenotato l'appuntamento.
• I trainer possono collegare il proprio Zoom, se vogliono. Altrimenti la riunione usa lo Zoom dello studio.
• Sala d'attesa, passcode, registrazione e altro li imposti per lo studio e li adatti per ogni offerta.
• Nel Manager avvii la riunione dall'appuntamento con Avvia riunione.
• Se annulli un appuntamento, Bookicorn elimina la riunione in Zoom.

È supportato Zoom. Per Microsoft Teams, Google Meet e le altre piattaforme continui a inserire un link fisso nell'offerta.

Aggiungere Zoom

Requisiti

• L'estensione Riunioni Zoom è attiva nel tuo studio.
• Hai un account Zoom. Basta uno gratuito, per appuntamenti oltre i 40 minuti ti serve uno a pagamento.
• Lo Zoom dello studio lo collegano gli amministratori, il proprio Zoom lo collegano i trainer.
• Collegandoti, permetti a Bookicorn di leggere il tuo profilo Zoom (nome, indirizzo e-mail, tipo di account) e di creare, leggere, modificare ed eliminare riunioni. Bookicorn non chiede altri permessi.

Attivare Riunioni Zoom

Attivi l'estensione in Manager → Negozio estensioni con Riunioni Zoom e Attiva. È un'estensione normale e occupa uno slot per le estensioni del tuo piano. Quando è attiva, Apri ti porta alla pagina Riunioni Zoom (app.bookicorn.net/zoom).

Collegare lo Zoom dello studio

Come admin trovi la pagina anche in Manager → Impostazioni → Estensioni attive → Riunioni Zoom.

1. Apri Riunioni Zoom.
2. In Zoom dello studio, tocca Collega con Zoom.
3. Accedi a Zoom e consenti l'accesso.

Poi compaiono Collegato e Collegato come con l'indirizzo email dell'account Zoom. Lo Zoom dello studio ospita tutte le riunioni per cui nessun trainer ha collegato il proprio Zoom. Sotto vedi i tuoi trainer con Collegato o Non collegato.

Zoom personale per i trainer

I trainer collegano il proprio Zoom in Manager → Personale → Il mio Zoom: toccano Collega con Zoom e accedono a Zoom. Le riunioni dei loro appuntamenti usano poi il loro Zoom. Senza un collegamento personale subentra lo Zoom dello studio.

Passare un'offerta online a Zoom

1. Apri l'offerta e vai alla sezione Posizione e Trainer.
2. Attiva Offerta online (non è richiesta una sede fisica) e scegli Zoom come piattaforma.
3. Attiva Crea automaticamente una riunione per ogni appuntamento.
4. Salva l'offerta.

Non inserisci più nessun Collegamento in linea. Se Zoom non è collegato né per lo studio né per il trainer dell'offerta, l'offerta mostra un avviso con Collega con Zoom.

L'interruttore Crea automaticamente una riunione per ogni appuntamento compare solo se l'estensione è attiva e la piattaforma scelta è Zoom. Maggiori dettagli in Creare un'offerta.

Usare Zoom

Chi ospita la riunione

Per ogni appuntamento vale quest'ordine:

1. Se il trainer dell'appuntamento ha collegato il proprio Zoom, la riunione usa il suo Zoom. Una sostituzione sull'appuntamento ha la precedenza sul trainer dell'offerta.
2. Altrimenti usa lo Zoom dello studio.
3. Se nessuno dei due è collegato, non viene creata nessuna riunione. Ricevi allora un avviso, vedi «Se manca una riunione» più sotto.

Un account Zoom di solito ospita una sola riunione alla volta. Se hai appuntamenti in parallelo, conviene che i trainer colleghino il proprio Zoom.

Impostazioni delle riunioni

In Riunioni Zoom → Impostazioni decidi come admin come vengono configurate le riunioni del tuo studio. Ogni modifica viene salvata subito e vale per le riunioni create in seguito. Le impostazioni bloccate nel tuo account Zoom hanno la precedenza.

Accesso e sicurezza

• Sala d'attesa: i partecipanti aspettano finché non vengono fatti entrare.
• Entrare prima del trainer: Solo quando il trainer inizia, In qualsiasi momento, 5 minuti prima, 10 minuti prima o 15 minuti prima. Con la sala d'attesa, Zoom non fa entrare nessuno prima del trainer.
• Passcode: il passcode è incluso nel link, i tuoi clienti non devono inserire nulla.
• Entrare solo con un account Zoom: i partecipanti hanno bisogno di un proprio account Zoom.

Audio e video

• Microfono disattivato all'ingresso
• Videocamera accesa all'inizio: trainer e Videocamera accesa all'inizio: partecipanti
• Collegamento audio: Solo computer o Computer e telefono.

Registrazione

• Registra automaticamente: No, In locale o Nel cloud di Zoom.
• Il trainer può mettere in pausa la registrazione

Di serie sono attivi il passcode, il microfono disattivato all'ingresso ed entrambe le videocamere, il collegamento audio funziona via computer e telefono, mentre sala d'attesa e registrazione sono disattivate.

Impostazioni proprie per un'offerta

Nell'offerta, Impostazioni per questa offerta porta agli stessi campi. Accanto compare Impostazione dello studio finché l'offerta usa le impostazioni dello studio, e Impostazioni proprie appena modifichi qualcosa. Tocca Fatto e salva l'offerta. Con Torna all'impostazione dello studio vale di nuovo l'impostazione dello studio.

Avviare la riunione

Apri l'appuntamento nel Manager. Per gli appuntamenti online con Zoom vedi:

• Avvia riunione: apre Zoom e avvia la riunione come host. Se la riunione non esiste ancora, Bookicorn la crea in quel momento.
• Link per i partecipanti: copia il link che ricevono i tuoi clienti. Il pulsante compare appena la riunione è stata creata.

Possono avviarla gli admin e il trainer dell'appuntamento.

Quando nasce la riunione

Bookicorn crea la riunione appena serve: con la prima conferma di prenotazione, al più tardi con il promemoria, quando si apre nel Manager un appuntamento prenotato oppure con Avvia riunione. Gli appuntamenti senza prenotazioni non ricevono una riunione. Così il tuo account Zoom resta sotto il limite giornaliero di Zoom per riunioni nuove e modificate.

Spostare o annullare un appuntamento

• Spostare: il link resta lo stesso. Bookicorn inserisce il nuovo orario in Zoom appena il link serve di nuovo, per esempio con il promemoria o quando apri l'appuntamento nel Manager.
• Annullare: se annulli un appuntamento, una serie o un blocco, Bookicorn elimina le riunioni in Zoom.
• Disdetta da parte di un cliente: la riunione resta per gli altri partecipanti.

Zoom gratuito

Con un account Zoom gratuito le riunioni terminano dopo 40 minuti e non c'è la registrazione nel cloud di Zoom. Riunioni Zoom te lo segnala, e la registrazione avviene allora in locale invece che nel cloud. Per appuntamenti oltre i 40 minuti ti serve un account Zoom a pagamento.

Se manca una riunione

Se Bookicorn non riesce a creare una riunione, ricevi un avviso e un'email Manca la riunione Zoom con il motivo. Nel Manager l'appuntamento mostra allora Manca la riunione Zoom con Riprova. I motivi e cosa puoi fare:

• Né il trainer né lo studio hanno collegato Zoom: collega Zoom in Riunioni Zoom, per lo studio o come trainer.
• Il collegamento a Zoom non è più valido: tocca Collega di nuovo in Riunioni Zoom.
• Zoom non ha risposto in questo momento: Bookicorn riprova con il promemoria. Puoi anche toccare Riprova sull'appuntamento.

I clienti la cui conferma è partita senza link lo ricevono con il promemoria. Nell'app clienti lo vedono appena la riunione è stata creata.

Se non basta, scrivici a hey@bookicorn.net.

Rimuovere Zoom

Scollegare Zoom in Bookicorn

Apri Riunioni Zoom oppure, come trainer, Personale → Il mio Zoom e tocca Scollega. Bookicorn ritira contemporaneamente il suo accesso a Zoom. Con Scollega termini il collegamento. I link esistenti restano validi. Le nuove riunioni usano poi lo Zoom dello studio, se è collegato. Per le riunioni create tramite l'account scollegato, Bookicorn non può più cambiare l'orario né eliminare la riunione. Queste riunioni le avvii direttamente in Zoom.

Rimuovere Bookicorn in Zoom

Puoi rimuovere Bookicorn anche direttamente in Zoom: accedi allo Zoom App Marketplace, apri Manage → Added Apps, scegli Bookicorn e fai clic su Remove. Zoom lo comunica a Bookicorn e il collegamento termina come quando scolleghi.

Cosa succede ai tuoi dati

Quando scolleghi o rimuovi l'app, Bookicorn elimina subito tutto ciò che ha ricevuto da Zoom: i token di accesso e l'indirizzo e-mail e l'ID utente del tuo account Zoom. Le riunioni già create restano nel tuo account Zoom e i loro link nelle prenotazioni dei tuoi clienti continuano a funzionare. Puoi modificare o eliminare queste riunioni direttamente in Zoom. Se vuoi che Bookicorn elimini anche i link delle riunioni salvati, scrivici a hey@bookicorn.net. Maggiori informazioni nell'informativa sulla privacy.

Domande frequenti

I miei clienti hanno bisogno di un account Zoom? No, a meno che tu non attivi Entrare solo con un account Zoom. Il passcode è incluso nel link.

Chi vede il link? I clienti che hanno prenotato l'appuntamento, più gli admin e il trainer dell'appuntamento nel Manager.

Le impostazioni modificate valgono anche per le riunioni già create? No. Le modifiche valgono per le riunioni create in seguito.

Funziona anche con Microsoft Teams o Google Meet? No, per ora solo con Zoom. Per le altre piattaforme inserisci nell'offerta un Collegamento in linea fisso.

Cosa succede alle offerte con un link Zoom fisso? Continuano a usare il loro link. Solo quando attivi Crea automaticamente una riunione per ogni appuntamento ogni appuntamento riceve una propria riunione.

Se cambia il trainer di un appuntamento, la riunione lo segue? No. Una riunione già creata resta nell'account Zoom in cui è stata creata. Avvia riunione funziona comunque.

Il link compare anche nel calendario? Sì. Il file di calendario della conferma di prenotazione contiene il link. Con l'estensione Sincronizzazione del calendario compare anche nella voce di calendario di admin e trainer, appena la riunione è stata creata.

Cosa succede se disattivo l'estensione? Non puoi più collegare di nuovo Zoom né attivare Crea automaticamente una riunione per ogni appuntamento. Le riunioni già create e i loro link restano validi.