Gestione occupazione
L'estensione Gestione occupazione ti aiuta a pianificare sale e trainer senza sovrapposizioni: il Manager segnala le doppie occupazioni, blocchi sedi e sale e vedi l'occupazione. Trovi entrambe le cose nella pagina Blocchi e occupazione (app.bookicorn.net/raumplan) con le schede Blocchi e Utilizzo. L'estensione la attivi nel Negozio estensioni (app.bookicorn.net/addon-store).
Avviso di doppia occupazione
Con l'estensione il Manager controlla, quando crei una singola sessione e quando modifichi una sessione, se alla stessa ora c'è già qualcosa. Avvisi possibili:
- Sala già prenotata
- Formatore già impegnato
- Sede già in uso
- Tempo di pausa troppo breve
Se la sessione cade in un blocco, il Manager lo mostra in rosso. In tutti i casi puoi comunque salvare, gli avvisi non impediscono nulla. Quando crei una serie questo controllo non c'è.
Per le offerte con scelta libera dell'orario l'estensione blocca anche la sala: se nella stessa sala è già prenotato un orario di un'altra offerta con scelta libera, non viene offerto di nuovo. Vedi Scelta libera dell'orario.
Blocchi
I blocchi li gestisci nella pagina Blocchi e occupazione, nella scheda Blocchi. Lo stesso foglio si apre anche in una sala e in una risorsa con Aggiungi blocco.
- Tocca Aggiungi blocco.
- In Cosa blocchi? scegli Scelta libera dell'orario, Intera sede, Sala o Risorsa e poi il profilo di disponibilità, la sede, la sala o la risorsa. Scelta libera dell'orario blocca tutte le offerte con scelta libera dell'orario che usano questo profilo.
- Scegli il Motivo: Vacanza, Manutenzione o Altro. Una Nota (facoltativa) annota di cosa si tratta, per esempio «Maniscalco» o «Ferie aziendali».
- Scegli Intervallo di date con Da e A oppure Ricorrente per giorni della settimana con Ora di inizio e Ora di fine, e salva. Per l'Intervallo di date Tutto il giorno è attivo. Se lo disattivi, indichi anche Ora di inizio e Ora di fine per Da e A, per esempio per un singolo appuntamento dalle 15:00 alle 16:05.
Scelta libera dell'orario non richiede alcuna estensione; la pagina si chiama allora semplicemente Blocchi. I blocchi di sedi e sale fanno parte della Gestione occupazione, i blocchi di risorse dell'estensione Risorse. Senza l'estensione adatta la scelta è visibile nel foglio, ma bloccata.
Cosa fa un blocco
- Scelta libera dell'orario e risorse: nel periodo bloccato non vengono offerti orari. Un giorno bloccato del tutto conta come chiuso. Con orari di inizio fissi scompare solo l'appuntamento che si sovrappone al blocco, gli altri orari di inizio restano.
- Sessioni con orari fissi: non vengono annullate e restano prenotabili. Quando crei o modifichi una sessione in un blocco, il Manager mostra solo un avviso.
- Calendario: mostra i blocchi.
Se una sessione fissa salta a causa di un blocco, annullala tu, vedi Ferie, assenze e annullamento delle sessioni.
Utilizzo
Nella pagina Blocchi e occupazione la scheda Utilizzo mostra, per una Sala scelta o per tutte le sale e un periodo Da … A, in quali giorni della settimana e ore tra le 6 e le 22 ci sono sessioni. Ci sono inoltre gli indicatori Media occupazione, Sala più utilizzata, Sala meno utilizzata e Ore inutilizzate / giorno.
Vengono contate le sessioni, non le singole prenotazioni. Per il numero di prenotazioni per sessione guarda l'elenco dei partecipanti.
Domande frequenti
L'estensione impedisce le doppie prenotazioni? Con la scelta libera dell'orario blocca la sala per le altre offerte con scelta libera. Per le sessioni con orari fissi mostra solo un avviso, puoi comunque salvare.
Un blocco annulla i miei corsi? No. Le sessioni con orari fissi restano e sono prenotabili. Se serve, annullale tu.
Dove inserisco le ferie per un'intera sede? Nella pagina Blocchi e occupazione con Aggiungi blocco e Intera sede, motivo Vacanza. Vale per la scelta libera dell'orario e per le risorse.
Come blocco un attrezzo per una manutenzione? Apri la risorsa e tocca Aggiungi blocco, scegli il motivo Manutenzione e il periodo. Serve l'estensione Risorse.
Dove trovo la pagina Blocchi e occupazione? Nel menu in Posizioni → Blocchi e occupazione (app.bookicorn.net/raumplan).