Sale Plus
Il componente aggiuntivo Sale Plus ti aiuta a pianificare sale e appuntamenti senza conflitti. Rileva le doppie prenotazioni prima che si verifichino, blocca le sale durante le ristrutturazioni o le vacanze, garantisce tempi di margine tra gli appuntamenti e ti mostra con una mappa di calore quanto sono utilizzate le tue sale.
Il componente aggiuntivo costa 9 EUR al mese o 90 EUR all'anno e appartiene alla categoria Gestione.
Cosa ottieni
- Rilevamento dei conflitti in caso di doppia prenotazione di sala, formatore e sede
- Giorni e orari bloccati per sale e sedi intere
- Modalità manutenzione per sala che blocca qualsiasi prenotazione
- Tempi di margine come distanza minima tra appuntamenti consecutivi
- Mappa di calore dell'occupazione con indicatori chiave sull'uso delle sale
Attivazione
- Apri Amministrazione → Impostazioni → Negozio dei componenti aggiuntivi
- Cerca Sale Plus
- Fai clic su Attiva
- Il componente aggiuntivo è attivo immediatamente
Nota: Dopo l'attivazione, nella barra laterale compare una nuova voce "Disponibilità delle sale", sotto "Sale", e la verifica dei conflitti viene eseguita da quel momento nelle finestre di creazione e modifica degli appuntamenti.
Rilevamento dei conflitti in caso di doppia prenotazione
Quando crei o modifichi appuntamenti, il sistema verifica in tempo reale se la sala, il formatore o la sede sono già occupati all'orario selezionato. La verifica viene eseguita nelle finestre di creazione di un corso, di un corso a blocchi, di un appuntamento e durante la modifica di un appuntamento.
Ci sono due livelli di gravità.
Blocchi rigidi (che impediscono il salvataggio)
Questi impediscono il salvataggio: il pulsante di salvataggio è disattivato:
- Modalità manutenzione
- Giorni bloccati
- Orari bloccati ricorrenti
Avvisi (che si possono ignorare)
Questi avvisano soltanto, il salvataggio resta possibile:
- Doppia prenotazione di sala
- Doppia prenotazione di formatore
- Doppia prenotazione di sede
- Margine insufficiente
In caso di conflitto, nella finestra vedi un riquadro informativo colorato: rosso per i blocchi rigidi, giallo per gli avvisi. Il riquadro elenca gli appuntamenti in conflitto con corso, data, orario, sala e formatore. Inoltre compare un breve avviso.
Vengono verificate sia le doppie prenotazioni di sala sia quelle di formatore. Per i formatori, viene riconosciuto correttamente il formatore effettivamente responsabile: il formatore assegnato all'appuntamento ha la precedenza sul formatore standard del corso.
Nota: Spostare un appuntamento tramite trascinamento direttamente nel calendario NON attiva una verifica dei conflitti. La verifica avviene esclusivamente nelle finestre di creazione e modifica menzionate.
Crei un appuntamento di Pilates per martedì alle 18:00 nella sala "Studio A". Il sistema rileva che lì è già in corso un corso di yoga dalle 17:30 alle 18:30 e mostra un riquadro informativo giallo con l'appuntamento in conflitto. Puoi salvare comunque se la doppia prenotazione è intenzionale, oppure scegliere un altro orario.
Giorni e orari bloccati
Con i blocchi, blocchi in modo rigido l'occupazione di una sala o di una sede intera. Ci sono due tipi.
Intervallo di date
Un periodo da/a. Per un singolo giorno, imposti "da" uguale a "a". Adatto alle vacanze o a una ristrutturazione.
Ricorrente
Giorni della settimana selezionati (più di uno possibile) più un orario di inizio e di fine. Adatto, ad esempio, a "il lunedì dalle 13 alle 14 sempre bloccato".
Ogni blocco si applica a una singola sala oppure a una sede intera e può avere un motivo facoltativo come testo libero.
Creare blocchi
Ci sono tre modi:
| Modo | Dove |
|---|---|
| Scheda della sala | In /admin/raeume, tramite il menu di una scheda della sala, "Crea blocco" |
| Negozio dei componenti aggiuntivi | Nel Negozio dei componenti aggiuntivi, nella scheda "Blocchi" |
| Calendario | In /admin/kalender, dove i blocchi esistenti compaiono come sovrapposizione e sono cliccabili |
Sulle schede della sala compare un badge informativo con il numero di blocchi attivi e la prossima data bloccata.
Suggerimento: Crea le vacanze e le ristrutturazioni pianificate come intervallo di date con sufficiente anticipo. In questo modo né tu né i tuoi clienti potrete inserire appuntamenti per errore in quei periodi.
Modalità manutenzione
La modalità manutenzione si applica per sala, non per sede. Finché è attiva per una sala, qualsiasi prenotazione in quella sala è bloccata in modo rigido, indipendentemente dalla data e dall'orario.
In via facoltativa, puoi aggiungere un testo informativo che verrà poi visualizzato.
Attivare la modalità manutenzione
Ci sono due modi:
- Apri
/admin/raeume - Nel menu della scheda della sala, fai clic su Attiva manutenzione, oppure apri la finestra di modifica della sala e attiva lì la modalità manutenzione
- In via facoltativa, inserisci un testo informativo
- Salva
Sulla scheda della sala compare quindi un banner "In manutenzione". Nel calendario, la sala viene rappresentata come bloccata. Alla disattivazione, il testo informativo e la marca temporale vengono di nuovo cancellati.
Suggerimento: Usa la modalità manutenzione per blocchi a breve termine senza una data di fine fissa, ad esempio un danno da acqua. Per periodi pianificabili con un inizio e una fine fissi, un giorno bloccato è la scelta migliore.
Tempi di margine tra gli appuntamenti
Un tempo di margine è una distanza minima in minuti tra due appuntamenti consecutivi nella stessa sala. Se non viene rispettato, compare un avviso. Non è un blocco rigido: il salvataggio resta possibile.
La verifica del margine si applica solo alla stessa sala, non ai formatori.
Configurazione su due livelli
Questa si imposta nel Negozio dei componenti aggiuntivi, nella scheda "Impostazioni": una scheda per il valore predefinito, una scheda per le eccezioni per sala.
- Valore predefinito dello studio: si applica a tutte le sale
- Valore per sala: eccezione facoltativa; se il campo resta vuoto, si applica il valore predefinito
I valori possibili vanno da 0 a 120 minuti. Il valore 0 significa: nessuna verifica del margine.
Se è impostata un'eccezione per sala, sulla scheda della sala compare un badge "X min di margine".
Imposti un valore predefinito dello studio di 15 minuti, in modo che ci sia tempo per arieggiare e pulire tra due corsi. Per la sala "Officina", con un allestimento più elaborato, imposti un'eccezione di 30 minuti. Se ora qualcuno crea due appuntamenti in officina a soli 20 minuti di distanza, compare un avviso giallo.
Mappa di calore dell'occupazione
La mappa di calore è una griglia di giorno della settimana (7 righe) e orario (dalle 6 alle 21). Ogni cella mostra l'occupazione, posti prenotati rispetto a quelli disponibili, come intensità di colore, con una descrizione comando per cella.
Trovi la mappa di calore nel Negozio dei componenti aggiuntivi, nella scheda "Occupazione". Può essere filtrata per sala (tutte o una sola) e per periodo; il periodo predefinito sono gli ultimi 28 giorni.
Sopra la mappa di calore sono mostrati indicatori chiave:
- occupazione media
- sala più utilizzata
- sala meno utilizzata
- ore non utilizzate al giorno
La mappa di calore è una funzione puramente di analisi e reporting. Non blocca nulla, ti mostra solo quali sale sono sottoutilizzate o sovrautilizzate.
Suggerimento: Usa la mappa di calore per individuare le fasce orarie poco prenotate. Spesso i corsi possono essere spostati in giorni con maggiore richiesta, oppure le ore non utilizzate possono essere sfruttate per nuove offerte.
Dove trovare tutto
| Luogo | Cosa fai lì |
|---|---|
/admin/raeume | Modalità manutenzione per sala, creare un blocco per sala, vedere i badge di blocco, margine e manutenzione |
/admin/addon-store con Sale Plus selezionato | Gestione centrale con le tre schede "Blocchi", "Occupazione" e "Impostazioni". Raggiungibile anche tramite la voce della barra laterale "Disponibilità delle sale", sotto "Sale" |
/admin/kalender | Blocchi come sovrapposizione cliccabile |
| Finestre di creazione e modifica degli appuntamenti | Gli avvisi di conflitto in tempo reale |
Prerequisiti
Devono essere create delle sale affinché la modalità manutenzione, i blocchi delle sale e i tempi di margine abbiano senso.
Le sedi servono solo per i blocchi a livello di sede e per l'avviso di doppia prenotazione di sede.
Il rilevamento dei conflitti e la mappa di calore hanno inoltre bisogno di corsi e appuntamenti per risultare utili.
Se disattivi il componente aggiuntivo
La verifica dei conflitti, la gestione dei blocchi, la mappa di calore e i controlli di manutenzione e blocco scompaiono.
I blocchi già creati e le modalità manutenzione impostate restano nel database, ma non vengono più valutati. Se riattivi il componente aggiuntivo in seguito, tutto torna disponibile.
Domande frequenti
Per quali studi vale la pena Sale Plus? Per gli studi con più sale o più formatori, dove le doppie prenotazioni sono un rischio reale. Allo stesso modo per gli studi che vogliono tenere le ristrutturazioni e le vacanze nettamente fuori dal sistema di prenotazione, e per gli studi che vogliono ottimizzare l'occupazione delle proprie sale sulla base dei dati.
Il componente aggiuntivo impedisce che io prenoti una sala due volte? Solo in parte. Una doppia prenotazione di sala è un avviso, non un blocco rigido: puoi salvare comunque se la doppia prenotazione è intenzionale. Sono bloccati in modo rigido solo la modalità manutenzione, i giorni bloccati e gli orari bloccati ricorrenti.
Perché non vedo un avviso di conflitto quando sposto un appuntamento nel calendario? Lo spostamento tramite trascinamento nel calendario non attiva una verifica dei conflitti. La verifica viene eseguita solo nelle finestre di creazione e modifica di un appuntamento.
Qual è la differenza tra la modalità manutenzione e un giorno bloccato? La modalità manutenzione si applica per sala e blocca qualsiasi prenotazione indipendentemente dalla data e dall'orario, ideale per blocchi senza una fine fissa. Un giorno bloccato si applica a un intervallo di date fisso o a giorni della settimana ricorrenti e può essere impostato anche per una sede intera.
Il tempo di margine si applica anche tra appuntamenti di formatori diversi? No. La verifica del margine si applica solo alla stessa sala. Le distanze tra formatori non vengono prese in considerazione.
La mappa di calore dell'occupazione blocca qualche prenotazione? No. La mappa di calore è una funzione puramente di analisi e reporting. Mostra solo quanto sono utilizzate le tue sale.