Confermare o rifiutare le richieste di prenotazione
Di norma una prenotazione è confermata subito. Se per un'offerta vuoi decidere tu chi partecipa, le prenotazioni arrivano come richiesta. Questa pagina spiega come confermare o rifiutare le richieste.
Quando una prenotazione è in attesa?
Una prenotazione è in attesa quando nell'offerta l'interruttore Conferma automaticamente le prenotazioni è disattivato. Lo trovi modificando l'offerta, nell'area Regole di prenotazione sotto Svolgimento di una prenotazione.
- Attivo (impostazione predefinita): le prenotazioni vengono confermate subito.
- Disattivato: le prenotazioni arrivano come richiesta e devi confermarle o rifiutarle tu.
Questo vale anche per i blocchi. Se sei tu a iscrivere qualcuno nel Manager, la prenotazione è sempre confermata subito.
Una prenotazione in attesa occupa già un posto. Finché non rispondi, il posto resta quindi bloccato.
Dove vedo le richieste di prenotazione aperte?
Le richieste aperte le trovi in Manager → Prenotazioni (app.bookicorn.net/buchungen) nella scheda In attesa di. La scheda mostra il numero di richieste aperte. Se all'apertura della pagina ci sono richieste aperte, la pagina passa direttamente a questa scheda.
Inoltre:
- Accanto alla voce di menu Prenotazioni compare il numero di richieste aperte.
- Gli admin ricevono una notifica in Notifiche a ogni nuova richiesta.
- Dopo 2 giorni senza risposta Bookicorn ti ricorda la richiesta aperta, purché la sessione sia ancora nel futuro.
Nell'elenco dei partecipanti di una sessione le prenotazioni in attesa compaiono anche nella scheda Confermato. Lì però non puoi confermarle, solo nella pagina Prenotazioni.
Confermare una richiesta di prenotazione
- Apri Manager → Prenotazioni e la scheda In attesa di.
- Tocca Confermare accanto alla richiesta. Sul telefono tocchi la riga e poi scegli Confermare.
- Conferma la domanda «Confermi la prenotazione?» con Confermare.
Il cliente riceve poi una conferma di prenotazione via e-mail. Per le offerte con risorse si chiama Richiesta accettata, per le offerte con consegna Noleggio confermato. Se nel frattempo la sessione è al completo, la richiesta non può essere confermata.
I trainer possono confermare le richieste solo se hanno il permesso per farlo.
Rifiutare una richiesta di prenotazione
- Apri Manager → Prenotazioni e la scheda In attesa di.
- Tocca Rifiutare accanto alla richiesta.
- Nel foglio «Rifiutare la prenotazione?» inserisci, se vuoi, un motivo in Motivo (facoltativo) e tocca Rifiutare.
La prenotazione viene annullata. I crediti utilizzati tornano automaticamente al cliente, un pagamento online viene rimborsato automaticamente. Il cliente riceve un'e-mail «Prenotazione rifiutata» con il motivo «Rifiutato dall'amministratore», per le offerte con risorse o consegna il modello Richiesta rifiutata. In più riceve una notifica nell'app clienti. Se inserisci un motivo, compare al posto di «Rifiutato dall'amministratore» nell'e-mail e nella notifica.
Termine per le richieste: rifiutare automaticamente le richieste senza risposta
Per quanto tempo una richiesta può restare aperta lo imposti in Manager → Impostazioni → Prenotazioni, nel gruppo Richieste di prenotazione. In Rifiuta le richieste senza risposta dopo scegli 2, 7 o 14 giorni oppure Mai automaticamente. L'impostazione predefinita è 7 giorni.
- Alla scadenza del termine Bookicorn rifiuta automaticamente la richiesta. Il cliente riceve un'e-mail con il motivo: lo studio non ha risposto entro il termine. Nell'app clienti compare inoltre la notifica «Richiesta scaduta».
- Se la sessione inizia prima che tu abbia risposto, anche in questo caso la richiesta viene rifiutata automaticamente. Questo vale anche con Mai automaticamente.
- Con il rifiuto automatico i crediti utilizzati tornano al cliente.
Pagamento per le prenotazioni su richiesta
Per le offerte su richiesta i clienti non possono pagare online con Stripe o PayPal. Nella pagina di prenotazione il pulsante si chiama quindi Invia richiesta. Per questo i clienti pagano con crediti, in loco o con bonifico.
I crediti vengono scalati già all'invio della richiesta. Se rifiuti o il termine scade, tornano automaticamente al cliente.
All'invio il cliente riceve un'e-mail «Richiesta di prenotazione» e, dopo la tua conferma, la conferma di prenotazione.
Domande frequenti
Dove trovo le nuove richieste di prenotazione? In Manager → Prenotazioni, nella scheda In attesa di.
Come faccio a confermare io le prenotazioni prima che siano valide? Nell'offerta, in Regole di prenotazione, disattiva l'interruttore Conferma automaticamente le prenotazioni.
Cosa succede se non rispondo a una richiesta? Trascorso il termine impostato per le richieste, Bookicorn la rifiuta automaticamente, al più tardi quando inizia la sessione. L'impostazione predefinita è 7 giorni.
Una richiesta aperta blocca un posto? Sì. Finché non rispondi, la richiesta conta come una prenotazione.
Un cliente può pagare con carta per una richiesta? No. Per le offerte su richiesta non c'è pagamento online. I clienti pagano con crediti, in loco o con bonifico.