Cos'è il sistema di Check-in?

L'addon Sistema di Check-in sostituisce la tradizionale lista cartacea all'ingresso. Ogni partecipante alla lezione riceve un codice QR personale nella conferma di prenotazione. All'arrivo in studio, scansiona il codice – e il Check-in è fatto.

Questo ti offre:

• Niente liste presenze manuali – tutto funziona in digitale
• Panoramica in tempo reale di chi è effettivamente presente
• Statistiche sulle assenze – identifica i pattern di mancata presenza
• Ingresso più veloce – niente ricerche nelle liste cartacee

Il sistema funziona per ogni tipo di lezione: corsi di gruppo, personal training, workshop ed eventi.

Attivazione

Disdetta mensile possibile.

Nota: Dopo l'attivazione, il codice QR viene automaticamente inserito in tutte le nuove conferme di prenotazione. Le prenotazioni esistenti riceveranno il codice QR al prossimo invio di un'email di prenotazione.

Come viene generato il codice QR

Ogni prenotazione riceve un codice QR univoco. Questo codice è:

• Personalizzato – valido solo per questa persona specifica e questa sessione
• Monouso – contrassegnato come check-in effettuato dopo la prima scansione
• Limitato nel tempo – il codice è valido solo il giorno della sessione

Il codice QR viene generato automaticamente e inserito nell'email di conferma prenotazione. I clienti possono mostrarlo sullo smartphone o stamparlo.

Consiglio: Ricorda ai clienti nei tuoi modelli email di avere pronta la conferma di prenotazione (uno screenshot va bene). Questo fa risparmiare tempo all'ingresso.

Processo di Check-in per i clienti

Quando un cliente non ha il codice QR

Nessun problema. Nel Dashboard admin puoi effettuare il check-in dei partecipanti anche manualmente:

Lista presenze in tempo reale nell'admin

Durante il check-in puoi vedere in tempo reale chi è già arrivato.

Come aprire la lista presenze

Cosa vedi nella lista

La lista si aggiorna automaticamente senza bisogno di ricaricare la pagina.

Consiglio: Posiziona il tablet con la lista presenze aperta alla reception. In questo modo il personale può vedere a colpo d'occhio chi manca ancora.

Vista scanner

Per gli studi con personale alla reception, esiste una Vista scanner dedicata ottimizzata per tablet.

• Apri Admin → Scanner Check-in
• Seleziona la lezione attiva
• La fotocamera si apre automaticamente per la scansione

La vista scanner mostra dopo ogni scansione:

• Verde – prenotazione trovata, check-in effettuato
• Giallo – già registrato (doppia scansione)
• Rosso – codice non valido o scaduto

Consiglio: Monta il tablet all'ingresso e lascia che i clienti si scansionino da soli (modalità self Check-in). Questo alleggerisce notevolmente il tuo personale – soprattutto con gruppi numerosi.

Statistiche e report

Il sistema di Check-in raccoglie dati che puoi analizzare sotto Admin → Statistiche → Check-in.

Report disponibili

Tasso di assenza Quale percentuale dei partecipanti prenotati si presenta effettivamente? Il tasso di assenza viene mostrato per lezione e complessivamente.

Capacità vs. Presenze effettive Confronto tra i posti prenotati e le persone effettivamente presenti. Utile per capire se le tue capacità sono realistiche.

Timeline dei Check-in Quando effettuano tipicamente il check-in i partecipanti? Se molti arrivano in ritardo, questo aiuta nella pianificazione dei tempi cuscinetto.

Assenze frequenti Quali partecipanti prenotano regolarmente e non si presentano? Puoi usare queste informazioni per email di promemoria mirate.

Consigli pratici per l'utilizzo

Stampare ed esporre il codice QR (modalità self Check-in)

Per gli studi senza personale alla reception, puoi stampare un codice QR della lezione (non il codice QR personale della prenotazione) ed esporlo all'ingresso.

• Vai su Admin → Lezioni → [Nome Lezione] → Sessione → Stampa codice QR
• Esponi la stampa all'ingresso
• I clienti scansionano il codice QR della lezione ma vengono comunque abbinati alla loro prenotazione personale

Configurare un tablet all'ingresso

Configurazione consigliata per studi più grandi:

• Tablet (es. iPad) alla reception con la vista scanner aperta
• Secondo dispositivo (laptop o PC) con la lista presenze per l'ufficio
• Entrambi i dispositivi sono sincronizzati in tempo reale

Combinazione con email di promemoria

Attiva le email di promemoria automatiche 24 ore prima della lezione. I clienti apriranno comunque l'email il giorno della sessione – e avranno il codice QR subito a portata di mano.

Configura questa funzione sotto Admin → Impostazioni → Automazione Email.

Domande frequenti

Cosa succede se un partecipante non ha il codice QR? Puoi effettuare il check-in di qualsiasi partecipante manualmente nella lista presenze. Il codice QR è una comodità, non un requisito.

Un codice QR può essere scansionato più volte? La prima scansione registra il partecipante. Le scansioni successive vengono contrassegnate come "già registrato" e non causano errori.

Per quanto tempo è valido un codice QR? Il codice è valido il giorno della sessione. Puoi modificare il periodo di validità sotto Admin → Impostazioni → Check-in (es. a 2 ore intorno all'orario della lezione).

Il check-in funziona offline? No. È necessaria una connessione internet per la sincronizzazione in tempo reale con il server.

Le assenze vengono registrate automaticamente? Sì. Una volta che una sessione viene contrassegnata come terminata (automaticamente dopo l'orario della lezione), tutte le prenotazioni senza check-in vengono conteggiate come assenze.