Documentazione
Con l'estensione Documentazione tieni una cartella per ogni cliente: note sulle singole sedute e un archivio per file come schede anamnestiche, consensi o contratti. Un archivio del genere c'è anche per il tuo team. Attivi l'estensione nel Manager in Negozio estensioni.
Cosa sblocca l'estensione Documentazione
- Documenti del cliente: nella scheda del cliente, un archivio per i file.
- Nota sulla seduta: nella sessione, una nota su un partecipante che finisce nella sua cartella.
- File del trainer: nella scheda di un trainer, un archivio per i file.
Le note nella scheda del cliente e del trainer esistono anche senza l'estensione. L'estensione sblocca i file e la nota sulla seduta.
Archiviare documenti di un cliente
- Apri Manager → Clienti e tocca il cliente.
- Apri l'area Note.
- In Documenti tocca Carica documento e scegli il file.
L'elenco mostra nome del file, data e dimensione. Toccandolo apri il file; dal menu lo elimini con Elimina documento. Se il cliente ha accompagnatori, stabilisci a chi appartiene il documento.
Sono ammessi tutti i tipi di file fino a 20 MB, un file per caricamento. Non ci sono moduli da compilare, modelli né firma digitale. Consensi e schede li archivi come file già pronti, per esempio in PDF o come foto.
Scrivere una nota sulla seduta
Una nota su una sessione la scrivi direttamente dall'elenco dei partecipanti:
- Apri la sessione nel calendario.
- Accanto alla persona tocca i tre puntini e scegli Nota sulla seduta.
- La data è già impostata su quella della sessione. Scrivi la tua nota e, se serve, allega un file con Carica documento.
- Salva.
La nota compare poi nella scheda del cliente, nella cronologia sotto Note. Senza l'estensione Nota sulla seduta porta alla pagina dell'estensione. Per gli accompagnatori senza un proprio account non c'è la nota sulla seduta.
Chi vede la documentazione
- I clienti non vedono nulla. Note e documenti sono solo per il tuo team.
- Nella scheda del cliente gli admin vedono tutto. I trainer vedono l'area Note solo se hanno il permesso per le note.
- Nella scheda del trainer l'area si chiama Note e file. La vedono solo gli admin del tuo studio, non il resto del team.
I file si aprono tramite un link che scade dopo un'ora.
Quando un cliente viene rimosso
Se rimuovi un cliente dal tuo studio, Bookicorn elimina anche le sue note e i suoi documenti nel tuo studio. Vedi Rimuovere o bloccare clienti.
Domande frequenti
I miei clienti possono vedere i loro documenti? No. Note e documenti li vede solo il tuo team.
Posso far compilare una scheda anamnestica in digitale? No, i moduli non ci sono. Puoi caricare una scheda compilata come file.
Quanto può essere grande un documento? Fino a 20 MB. Sono ammessi tutti i tipi di file.
Mi serve l'estensione per le note? Per le normali note nella scheda del cliente no. L'estensione serve per i documenti e per la nota sulla seduta dalla sessione.