Fatture
Con l'estensione Sistema di fatturazione Bookicorn crea le fatture per i tuoi clienti e le invia via e-mail. Questa pagina spiega per quali acquisti nasce una fattura, come configuri l'emittente di fatture e come gestisci le fatture nel Manager.
Non si parla qui delle fatture che ricevi tu da Bookicorn per il tuo piano. Quelle si trovano in Impostazioni → Piano e fatturazione.
Requisiti per le fatture
Perché Bookicorn crei le fatture ti servono due cose:
- L'estensione Sistema di fatturazione. La attivi nel Negozio estensioni. Solo dopo compare nel Manager la voce di menu Fatture.
- Un emittente di fatture predefinito attivo in Manager → Fatture → Emittenti di fatture. Senza di esso non nasce nessuna fattura.
Per quali acquisti nasce una fattura
| Operazione | Fattura | Quando |
|---|---|---|
| Prenotazione con prezzo, pagata tramite Stripe o PayPal | Sì | Alla prenotazione, come allegato della conferma di prenotazione |
| Prenotazione con prezzo e Pagamento in loco o bonifico | Sì | Alla prenotazione, stato Aperto fino alla conferma del pagamento |
| Prenotazione pagata con crediti | No | La fattura appartiene all'acquisto della carta prepagata |
| Prenotazione coperta interamente da un buono | No | |
| Prenotazione gratuita | No | |
| Acquisto di una carta prepagata tramite Stripe o PayPal | Sì | All'acquisto |
| Acquisto di una carta prepagata con pagamento in loco o bonifico | Sì | Appena confermi l'incasso |
| Periodo di un abbonamento di credito con pagamento in loco o bonifico | Sì | Appena confermi il pagamento del periodo |
| Abbonamento di credito tramite Stripe o PayPal | No | Al momento Bookicorn non crea una fattura per questo |
| Acquisto di un buono regalo | Sì | All'acquisto |
| Crediti con un importo che assegni a mano nel Manager | Sì, se Crea fattura è attivo | All'assegnazione, con Pagamento in sospeso nello stato Aperto |
Una fattura quindi non nasce solo con Stripe. Anche gli acquisti con pagamento in loco, bonifico e PayPal ricevono una fattura, non appena sistema di fatturazione ed emittente di fatture sono configurati.
Per le prenotazioni con sistema di fatturazione Bookicorn ha bisogno dell'indirizzo del cliente. Se manca, la finestra di prenotazione lo chiede.
Il logo sulla fattura
Sulla fattura compare il logo del tuo studio. Lo inserisci in Manager → Impostazioni → Generale, nella sezione Marchio di (nome del tuo studio), con Carica il logo (JPG, PNG o SVG, massimo 2 MB).
Nell'emittente di fatture puoi caricare anche un Logo proprio. Le fatture delle prenotazioni riportano allora il logo di questo emittente. Se l'emittente non ha un logo proprio, compare il logo dello studio.
Configurare l'emittente di fatture
L'emittente di fatture è il mittente delle tue fatture, con indirizzo, dati fiscali e coordinate bancarie.
- Apri Manager → Fatture → Emittenti di fatture: app.bookicorn.net/rechnungssteller.
- Tocca Aggiungi emittente della fattura.
- Compila le sezioni:
- Dati di base: nome (obbligatorio), azienda, e-mail, telefono, sito web, logo
- Indirizzo: via, CAP e città sono obbligatori, in più numero civico e paese
- Informazioni fiscali: codice fiscale o partita IVA (uno dei due è obbligatorio, tranne per i piccoli imprenditori), aliquota IVA in percentuale
- Dettagli bancari: IBAN, BIC, banca, titolare del conto
- Impostazioni della fattura: prefisso del numero di fattura (obbligatorio), trattini nel numero, numero successivo, Utilizzare come emittente di fatture predefinito
- Salva.
Se sei un piccolo imprenditore, attiva Applica il regime per piccole imprese (senza IVA). La fattura non indica allora l'IVA e riporta la dicitura standard del tuo paese. Una formulazione tua la inserisci in Nota in fattura solo se la tua normativa fiscale la richiede diversa.
Se emetti fatture senza IVA senza essere un piccolo imprenditore, per esempio ad aziende di altri paesi UE, imposta Aliquota IVA (%) a 0 e scegli Inversione contabile o Esente IVA in Motivo dell'IVA allo 0 %. Il motivo compare poi in fattura e nella fattura elettronica. Con l'inversione contabile, la tua partita IVA e quella del cliente compaiono in fattura; quella del cliente la inserisci nella sua scheda in Modificare. In Nota propria in fattura sostituisci il testo standard, per esempio con la base giuridica di un'operazione esente.
Un emittente di fatture che ha già delle fatture non si può eliminare.
Numeri di fattura
Un numero di fattura è composto da prefisso, anno, mese e un numero progressivo di quattro cifre, per esempio RE-2026-09-0001. Con l'interruttore Trattini nel numero decidi se le parti sono unite da trattini. Sotto il prefisso il Manager mostra in anteprima il tuo prossimo numero di fattura.
Il numero progressivo continua da un mese all'altro e ricomincia da 1 a ogni nuovo anno. Le note di credito ricevono un numero proprio della stessa serie.
Fatture per offerte con un altro emittente di fatture
Nell'offerta, in Contabilità, scegli l'Emittente fatture per quell'offerta:
- Automatico: un trainer freelance con un proprio emittente di fatture fattura da sé, altrimenti vale il tuo emittente predefinito.
- Un emittente specifico: emette tutte le fatture di questa offerta. In quel caso nessuna quota viene versata tramite Bookicorn.
Design e testi della fattura
In Manager → Fatture → Impostazioni definisci l'aspetto delle tue fatture: app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.
- Progetto: il Colore accento per barre, titolo ed evidenziazioni
- Logo: rimando al logo dello studio nelle impostazioni generali
- Testi: Testo dell'intestazione sopra le voci, Testo del piè di pagina alla fine, Testo sulle note di credito, e inoltre Testo dei termini di pagamento, Termini di pagamento predefiniti in giorni e Calcola la scadenza da data della fattura o data della prestazione
- Display: se sulla fattura compaiono numero di telefono, indirizzo e-mail, sito web, codice fiscale e partita IVA
L'Anteprima mostra subito l'aspetto della fattura, anche come nota di credito. In Invia fattura di prova inserisci un indirizzo e-mail e con Invia e-mail di prova ci invii una fattura di prova.
Copie per la tua contabilità
Nell'emittente di fatture, in Destinatari per copie di fatture, inserisci indirizzi e-mail, per esempio del tuo commercialista. Questi indirizzi ricevono ogni fattura e ogni nota di credito di questo emittente come e-mail separata con PDF.
Con Vale anche per le fatture degli istruttori la tua contabilità riceve anche le fatture che i trainer indipendenti emettono a proprio nome.
Gestire le fatture nel Manager
In Manager → Fatture trovi tutte le fatture con cliente, numero di fattura, data della fattura, stato e importo totale: app.bookicorn.net/rechnungen. In alto vedi incasso, fatture aperte e fatture in ritardo. Puoi filtrare per stato e cercare.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Aperto | Il pagamento non è ancora confermato. |
| Pagato | Pagata online, oppure hai confermato tu il pagamento. |
| In ritardo | Aperta e la data di scadenza è superata. |
| Annullato | La fattura è stata annullata. |
| Nota di credito | Il documento di storno di una fattura annullata. |
Se tocchi una fattura puoi:
- Visualizza fattura: vedere il PDF
- Invia tramite e-mail: inviare la fattura in PDF al cliente, finché non è annullata. Il PDF mostra sempre lo stato attuale, comprese le tue modifiche. Così puoi inviare anche in un secondo momento una nota di credito, per esempio se annullando hai scelto Cancellare senza e-mail.
- Contrassegna come pagato: per le fatture aperte legate a prenotazioni e a carte prepagate il cui pagamento è ancora in sospeso. Il cliente riceve allora una conferma di pagamento.
- Cancellare in basso a sinistra: creare una nota di credito. Se la fattura ha un indirizzo e-mail, scegli Cancellare e avvisare il cliente, così la nota arriva anche al cliente, oppure Cancellare senza e-mail.
- modificare e salvare cliente, data della fattura, data di scadenza, data della prestazione e voci, finché la fattura non è annullata
Note di credito
Una nota di credito nasce:
- quando annulli una fattura nel Manager con Cancellare
- automaticamente, quando viene cancellata una prenotazione a cui è legata una fattura
La nota di credito rimanda alla fattura originale e mostra gli importi in negativo.
Creare fatture proprie
Puoi creare anche fatture che non appartengono a nessuna prenotazione:
- Apri Manager → Fatture e tocca Crea fattura.
- Scegli l'Emittente di fatture.
- In Cliente scegli un cliente esistente oppure Nuovo cliente e inserisci nome, azienda, e-mail e indirizzo. Per un cliente aziendale la fattura riprende azienda e persona di riferimento dal suo profilo.
- In Elementi pubblicitari (le voci della fattura) inserisci descrizione, quantità e prezzo unitario. Con Aggiungi elemento ne aggiungi altre.
- Facoltativo: Note per il cliente.
- Tocca Crea fattura.
La data della fattura è il giorno della creazione, la scadenza segue i tuoi termini di pagamento predefiniti. La fattura viene inviata solo quando la apri e tocchi Invia tramite e-mail. Contrassegna come pagato esiste solo per le fatture legate a prenotazioni e a carte prepagate.
Domande frequenti
Le fatture vengono create per ogni acquisto o solo con Stripe? Non solo con Stripe. Con sistema di fatturazione ed emittente di fatture predefinito ricevono una fattura anche gli acquisti con PayPal, pagamento in loco e bonifico. Le eccezioni sono le prenotazioni con crediti o pagate interamente con un buono, le prenotazioni gratuite, i crediti assegnati a mano senza importo o con Crea fattura disattivato e gli abbonamenti di credito tramite Stripe o PayPal.
Come arriva il mio logo sulla fattura? Carica il tuo logo in Impostazioni → Generale con Carica il logo. Se il tuo emittente di fatture ha un logo proprio, sulle fatture delle prenotazioni compare quel logo.
Perché il mio cliente non riceve una fattura? Controlla che l'estensione Sistema di fatturazione sia attiva e che in Emittenti di fatture sia inserito un emittente predefinito attivo. Per una prenotazione con crediti non nasce una fattura propria.
Posso modificare una fattura in seguito? Sì, finché non è annullata. Aprila in Fatture, modifica i dati e salva.
Dove trovo le fatture del mio piano Bookicorn? In Impostazioni → Piano e fatturazione, nella scheda Fatture.