Creare clienti
La maggior parte dei clienti arriva da te da sola: si registra sulla tua pagina di prenotazione o nell'app per i clienti e prenota. Puoi però anche creare tu stesso i clienti nel Manager, per esempio per i clienti abituali che vuoi portare nel sistema.
Come creo un cliente manualmente?
Un cliente lo crei nel Manager in Clienti (app.bookicorn.net/kunden).
- Apri Manager → Clienti.
- Tocca Crea cliente. Sullo smartphone è l'icona in alto a destra. In alternativa, dal pannello di controllo tocca il segno più Aggiungere e poi Crea cliente.
- In Informazioni personali compila Nome di battesimo, Cognome ed E-mail. Telefono e Data di nascita sono facoltativi. Per un'azienda, un asilo o una scuola inserisci anche Azienda o ente: nome e cognome diventano facoltativi.
- Lascia attivo Invia invito via e-mail se il cliente deve ricevere subito un link per impostare la password.
- Se serve, in Indirizzo completa Via e numero civico, Codice Postale e Città.
- Tocca Crea cliente.
Finché manca un dato obbligatorio, il pulsante si chiama Avanti e ti porta al campo mancante.
Solo gli admin possono creare clienti.
Aziende, asili e scuole come clienti
Se da te prenota un ente invece di una singola persona, per esempio un asilo, una scuola o un'azienda, crealo come cliente aziendale:
- In Informazioni personali inserisci il nome in Azienda o ente, per esempio «Asilo Girasole».
- Nome di battesimo e Cognome diventano facoltativi. Se li inserisci, sono la persona di riferimento.
- L'E-mail resta obbligatoria.
Ecco come appare un cliente aziendale nel Manager:
- Nell'elenco clienti, nella scheda cliente, tra i partecipanti di una sessione e nel calendario compare l'azienda. Nell'elenco clienti e nella scheda cliente la persona di riferimento compare sotto.
- La ricerca trova l'azienda e la persona di riferimento.
- Le fatture vanno all'azienda. Se c'è una persona di riferimento, sotto compare «C.A.» con il suo nome.
- Le e-mail si rivolgono alla persona di riferimento, oppure all'azienda con «Buongiorno» se manca. Nelle e-mail e nelle notifiche che ricevi tu compare l'azienda con la persona di riferimento, per esempio «Kita Dahlum (Pia Fricke)».
- L'esportazione CSV ha una colonna Azienda.
- La P. IVA di un'azienda la inserisci nella scheda cliente in Modificare; il campo compare appena è indicata un'azienda. Poi compare in fattura.
Per un cliente esistente aggiungi l'azienda nella scheda cliente con Modificare.
L'invito via e-mail
Con Invia invito via e-mail il cliente riceve un'e-mail con un link con cui imposta la sua password. Il link è valido 7 giorni.
Se disattivi l'invito, l'account viene creato comunque. Il cliente potrà accedere più tardi da solo tramite «Password dimenticata».
Se il cliente si è perso l'invito, dalla scheda cliente puoi mandargli un nuovo link con Altro → Reimposta la password.
Creare un cliente senza indirizzo e-mail?
Senza indirizzo e-mail non si può creare un cliente. L'e-mail è obbligatoria perché passano da lì l'accesso, le conferme di prenotazione e le fatture.
Anche un ospite che crei durante l'iscrizione ha bisogno di un indirizzo e-mail.
Se l'indirizzo e-mail ha già un account
Durante la creazione Bookicorn controlla l'indirizzo e-mail:
- La persona è già tua cliente: il Manager mostra il messaggio del server, solo in tedesco, «Dieser Kunde ist bereits bei deinem Studio registriert.» (questo cliente è già registrato nel tuo studio). Non viene creata una seconda voce.
- La persona ha già un account Bookicorn, per esempio presso un altro studio: viene associata al tuo studio. I suoi dati del profilo restano come sono, i tuoi inserimenti non li sovrascrivono. Se l'invito è attivo, riceve comunque il link per impostare la password.
Creare un ospite senza account durante l'iscrizione
Se vuoi solo iscrivere velocemente qualcuno a una sessione, non devi prima creare un cliente. Con l'estensione «Prenotazione ospite», durante l'iscrizione, nel passaggio Persona c'è la sezione Iscrivere come nuovo ospite:
- Sono obbligatori Nome, Cognome ed E-mail, facoltativo è Telefono (facoltativo).
- Se l'e-mail appartiene già a qualcuno, il Manager mostra «Questa e-mail appartiene già a … La prenotazione verrà assegnata, non si crea alcun duplicato.»
- L'ospite compare poi nel tuo elenco clienti con il badge Ospite.
- Gli ospiti non possono pagare con i crediti.
- Un ospite non riceve inviti né link per impostare la password, solo la conferma di prenotazione, se Invia e-mail di conferma è attivo.
L'intera procedura è descritta in Iscrivere partecipanti.
Importare clienti
Nel Manager non c'è un'importazione di elenchi clienti, per esempio come file CSV. Puoi creare i clienti uno per uno oppure registrarli come ospiti alla prima iscrizione. Se vuoi trasferire molti partecipanti esistenti, scrivici e vediamo insieme come portarli su Bookicorn.
Nella direzione opposta invece si può: nella vista tabella dell'elenco clienti selezioni le righe e le esporti con Esporta CSV.
Limite di clienti del tuo piano
Se il tuo piano ha un limite al numero di clienti e ti ci avvicini, l'elenco clienti mostra agli admin «Clienti: … su …». Quando il limite è raggiunto non si possono creare altri clienti e il Manager mostra «Limite di clienti raggiunto». I piani a pagamento non hanno limiti. Quali limiti valgono lo trovi in Scaglioni di prezzo.
Domande frequenti
Come creo un cliente manualmente? In Manager → Clienti con Crea cliente. Inserisci nome, cognome ed e-mail e tocca Crea cliente.
Posso creare un asilo, una scuola o un'azienda come cliente? Sì. Durante la creazione inserisci Azienda o ente. Nome e cognome diventano facoltativi e valgono come persona di riferimento, e le fatture vanno all'azienda.
Devo creare un cliente prima di poterlo iscrivere? No. Con l'estensione «Prenotazione ospite» lo crei direttamente come ospite durante l'iscrizione.
Posso creare un cliente senza e-mail? No, l'indirizzo e-mail è obbligatorio.
Il cliente non ha ricevuto l'invito. Cosa faccio? Dalla scheda cliente invia un nuovo link con Altro → Reimposta la password. Controlla anche che l'indirizzo sia scritto correttamente.
Posso importare il mio elenco clienti da un altro programma? Un'importazione fai da te non esiste. Scrivici e troviamo insieme una soluzione.
I trainer possono creare clienti? No, possono farlo solo gli admin.