Check-in e presenze
Con il check-in registri chi è venuto davvero a una sessione. Puoi farlo a mano nell'elenco dei partecipanti oppure con l'auto check-in, in cui i clienti si registrano da soli con l'app per i clienti. Per entrambe le cose ti serve l'estensione Controllo presenze digitale, che attivi nel Manager in Negozio estensioni.
Come confermo le presenze?
Le presenze le confermi nella sessione:
- Tocca la sessione nel calendario o nel pannello di controllo.
- Nella scheda Confermato, a destra di ogni nome c'è un cerchio. Toccalo per fare il check-in della persona.
- In alternativa tocchi i tre puntini accanto alla persona e scegli Check-In.
Un errore lo correggi con Annulla il check-in nello stesso menu. In cima all'elenco dei partecipanti vedi quante persone hanno già fatto il check-in.
Il check-in manuale è possibile in qualsiasi momento, prima, durante e dopo la sessione.
Segna come assente
Se qualcuno non è venuto, tocca i tre puntini accanto alla persona e scegli Segna come assente. Il cerchio mostra allora una croce rossa. È solo un'annotazione: la prenotazione resta, non viene annullato nulla, non vengono restituiti crediti e la persona non riceve alcuna e-mail. Con Annulla l'assenza torna in sospeso.
Se la persona arriva comunque, tocca il cerchio, oppure fa il check-in da sola. A quel punto conta come presente. In Auto check-in vedi quante persone sono segnate come assenti.
Non trovo il pulsante del check-in
Se nell'elenco dei partecipanti mancano il cerchio e la voce di menu Check-In, il motivo è uno di questi:
- L'estensione «Controllo presenze digitale» non è attiva. Sotto l'elenco dei partecipanti compare allora un avviso con il percorso verso il Negozio estensioni.
- Non hai il permesso. I trainer hanno bisogno del permesso di segnare le presenze.
- Nell'offerta sono attivi consegna e restituzione (Viene consegnato qualcosa che poi va restituito?). Lì al posto del check-in ci sono Conferma il ritiro e Conferma la restituzione.
Senza l'estensione il check-in non esiste. Chi non si è presentato lo segni come assente; non esiste uno stato a parte sulla prenotazione per questo.
Aprire l'auto check-in con codice QR
Con l'auto check-in i clienti fanno il check-in da soli con l'app per i clienti, scansionando un codice. Il codice lo metti a disposizione nella sessione:
- Apri la sessione e in alto, sotto Altro, scegli la voce Auto check-in.
- Tocca Apri il check-in.
- Mostra il codice QR, per esempio su un tablet all'ingresso. Con Condividi il codice o Salva il codice puoi inoltrarlo o stamparlo.
Finché il check-in è aperto, lì compare «I partecipanti possono registrarsi fino alle …». Il codice vale dall'apertura fino a 30 minuti dopo la fine della sessione. Con Chiudi il check-in lo chiudi prima. In Già presenti vedi chi ha già fatto il check-in.
All'auto check-in arrivi anche dalla scheda con la sessione successiva nel pannello di controllo.
Scansionare una prenotazione
Ogni prenotazione ha un proprio codice QR. I clienti lo trovano nell'app clienti, nella loro prenotazione, e nell'e-mail di conferma. Nell'e-mail compare sempre per le offerte con consegna, altrimenti quando l'estensione Controllo presenze digitale è attiva.
- Apri Scansiona nel Manager (app.bookicorn.net/scan). Ci arrivi anche da Scansiona codice QR in Ritiri e restituzioni e nel foglio Auto check-in.
- Tieni il codice QR della prenotazione dentro la cornice. Nel Manager web Bookicorn usa la fotocamera del browser.
- A seconda della prenotazione tocca Fai il check-in, Conferma consegna o Conferma restituzione. Con Scansiona il prossimo vai avanti.
Se qualcosa non torna, lo scanner mostra un avviso, per esempio:
- «Questa prenotazione vale per il …», se è per un altro giorno.
- «Questa prenotazione è annullata.»
- «Questa prenotazione non è ancora confermata.»
- «Il check-in non è attivo in questo studio.»
Il codice check-in di una sessione è un'altra cosa: lo scansionano i clienti stessi per fare il check-in. Se lo scansioni nel Manager, lo scanner ti dice che ti serve il codice della prenotazione.
Quando possono i clienti fare il check-in da soli?
I clienti fanno il check-in nell'app per i clienti con Fai il check-in. Ci sono due modi:
- Scansiona il codice: solo finché hai aperto il check-in per questa sessione.
- Sono qui (tramite posizione): da 60 minuti prima dell'inizio fino a 30 minuti dopo la fine della sessione, calcolati nel fuso orario del tuo studio. L'app controlla che il cliente si trovi al massimo a 200 metri dal luogo della sessione. Per questo la sede deve avere delle coordinate. Tu non devi aprire nulla.
Per entrambi i modi il cliente ha bisogno di una prenotazione confermata per questa sessione, e la sessione non deve essere annullata.
Impostare l'auto check-in
Quali modi sono consentiti lo imposti in Manager → Impostazioni → Estensioni attive → Controllo presenze digitale (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). In Vie consentite trovi:
- Check-in autonomo: i partecipanti si registrano da soli. Se è disattivato, non c'è auto check-in, ma solo il check-in manuale.
- Con codice QR
- Con la posizione
Per impostazione predefinita sono tutti e tre attivi e valgono per tutte le sessioni del tuo studio.
Check-in e cancellazione
Se una prenotazione viene annullata, Bookicorn rimuove anche il check-in di quella persona. Anche quando annulli una sessione i check-in vengono rimossi.
Domande frequenti
Come posso confermare le presenze? Nella sessione, nella scheda Confermato, tocca il cerchio accanto al nome oppure scegli Check-In nel menu della persona. Serve l'estensione «Controllo presenze digitale».
Non trovo il pulsante del check-in. Perché? Di solito manca l'estensione «Controllo presenze digitale». I trainer hanno bisogno anche del relativo permesso. Nelle offerte con consegna al posto del check-in ci sono ritiro e restituzione.
Da quando i clienti possono fare il check-in da soli? Tramite posizione da 60 minuti prima dell'inizio fino a 30 minuti dopo la fine. Con codice QR non appena apri il check-in nella sessione.
Dove trovano i clienti il check-in? Nell'app per i clienti con Fai il check-in. Lì scelgono Scansiona il codice o Sono qui.
Ci sono conseguenze se qualcuno non si presenta? No. Puoi segnare la persona come assente nella sessione, è solo un'annotazione. Non ci sono penali né blocchi automatici.
Posso scansionare il codice QR di una prenotazione nel Manager? Sì, in Scansiona (app.bookicorn.net/scan). A seconda della prenotazione fai il check-in della persona oppure confermi la consegna o la restituzione.