Lista d'attesa
Con l'estensione Lista d'attesa i clienti possono iscriversi alla lista d'attesa di una sessione al completo. Quando si libera un posto, la persona successiva subentra automaticamente. Attivi l'estensione nel Manager in Negozio estensioni.
Come i clienti si iscrivono alla lista d'attesa
Quando una sessione è piena, al posto del pulsante di prenotazione i clienti vedono la lista d'attesa:
- Pagina di prenotazione: la sessione mostra «Data piena» e il pulsante Entra in lista.
- App per i clienti: la sessione mostra Lista d'attesa e il pulsante Iscriviti alla lista d'attesa.
L'iscrizione è possibile solo se la sessione è davvero piena. Il cliente riceve un'e-mail di conferma.
Se l'offerta accetta crediti e il cliente paga con i crediti, i crediti vengono già riservati, cioè addebitati, al momento dell'iscrizione. Se non subentra e la sessione è passata, tornano indietro automaticamente. Lo stesso vale se viene tolto dalla lista d'attesa.
La lista d'attesa fa subentrare automaticamente?
Sì. Quando in una sessione si libera un posto, subentra automaticamente la persona che aspetta da più tempo. Succede:
- quando un cliente annulla da solo,
- quando annulli tu una prenotazione,
- quando la sessione riceve più posti, per esempio con Massimo. partecipanti. In più Bookicorn controlla ogni pochi minuti se le sessioni con lista d'attesa hanno posti liberi.
Il subentro avviene solo fino all'inizio della sessione. In una sessione annullata non subentra nessuno, e quando annulli una sessione non subentra nessuno.
Cosa succede con prenotazione e pagamento al momento del subentro dipende dalla tua impostazione (sezione successiva).
Impostazione: cosa succede al subentro
L'impostazione la trovi in Manager → Lista d'attesa, tramite Impostazioni (ingranaggio). La pagina si chiama Assegnazione di un posto libero, il gruppo Lista d'attesa per le lezioni:
Tieni il posto fino al pagamento (consigliato), l'impostazione predefinita:
- Se la persona ha riservato crediti, è subito prenotata in modo definitivo.
- Se l'offerta è gratuita, è subito prenotata in modo definitivo.
- Se l'offerta è a pagamento e il tuo studio offre il pagamento online, la persona riceve un'e-mail con un link di pagamento. Il posto resta riservato per lei fino alla fine del Termine di pagamento. Se non paga in tempo, la riserva scade e subentra la persona successiva.
- Senza pagamento online la persona è subito prenotata in modo definitivo e il pagamento resta in sospeso.
Prenota subito, pagamento aperto: la persona che subentra è subito prenotata in modo definitivo, senza termine. Il pagamento resta in sospeso e lo riscuoti tu, per esempio in loco o con bonifico. I crediti riservati vengono consumati.
Il Termine di pagamento lo scegli tra 2, 6, 12, 24 e 48 ore; l'impostazione predefinita è 24 ore. Se la sessione inizia prima, il termine finisce all'inizio della sessione.
Sotto c'è l'impostazione Lista d'attesa per orario libero. Vale per tutte le offerte con scelta libera dell'orario, anche a giorni, e ha tre possibilità: Solo avvisare, Tieni il posto fino al pagamento e Prenota subito con il credito. Cosa fanno lo trovi in Lista d'attesa con scelta libera dell'orario.
Cosa ricevono le persone che subentrano
Chi subentra riceve un'e-mail con l'oggetto «Posto disponibile!» e una notifica nell'app. Se deve ancora pagare, l'e-mail si chiama «Posto disponibile! Prenota ora» e contiene il pulsante Paga ora e assicurati il posto, con la scadenza fino a cui il posto è riservato.
Nella pagina Prenotazioni una prenotazione riservata di questo tipo compare come in sospeso con l'indicazione «Pagamento entro …». Se la confermi tu lì, il posto conta come assegnato senza che sia stato pagato online.
Lista d'attesa con scelta libera dell'orario
Nelle offerte con scelta libera dell'orario i clienti si iscrivono per un giorno o un periodo al completo, anche nelle offerte a giorni. Quando si libera qualcosa, vale l'impostazione Lista d'attesa per orario libero:
- Solo avvisare: tutti quelli che aspettano quel giorno ricevono un'e-mail con un link diretto all'offerta e all'orario liberato. Chi prenota per primo ha il posto.
- Tieni il posto fino al pagamento: il posto resta riservato alla persona successiva. Riceve un'offerta di pagamento con scadenza, indicata nel fuso orario del tuo studio. Senza pagamento online parte invece una notifica.
- Prenota subito con il credito: se il credito basta, la persona viene prenotata subito. Altrimenti il posto viene riservato e va pagato entro la scadenza.
Un'offerta di pagamento in corso i clienti la accettano con il link nell'e-mail o nell'app clienti con Paga ora.
Il tuo studio riceve una notifica non appena qualcuno è stato avvisato o un posto è riservato, non già all'iscrizione. La notifica porta alla scheda Giorni in Manager → Lista d'attesa.
Gestire chi è in attesa nel Manager
Tutte le liste d'attesa le vedi in Manager → Lista d'attesa (app.bookicorn.net/warteliste). La pagina la vedono solo gli admin.
La tabella mostra Posizione, Cliente, Appuntamento, Crediti riservati e Stato (In attesa o Notificato). Su ogni voce si apre un menu:
- Apri profilo cliente e Invia e-mail
- Fai avanzare questa persona: iscrive in modo mirato questa persona. Se la sessione è piena, il Manager chiede conferma e sovraprenota la sessione.
- Rimuovere: toglie la persona dalla lista d'attesa. I crediti riservati tornano indietro e la persona riceve un'e-mail.
Nella singola sessione c'è la scheda Lista d'attesa con il pulsante Fai avanzare la persona successiva.
Nel pannello di controllo la scheda con i punti aperti mostra quante persone sono in lista d'attesa.
Le persone in attesa con scelta libera dell'orario sono nella scheda Giorni. La tabella mostra Cliente, Offerta, Giorni, Persone, Stato e, per un'offerta in corso, la Scadenza. Per ogni iscrizione c'è:
- Avvisa: invia un'e-mail che qualcosa è libero.
- Fai un'offerta: riserva il posto per questa persona fino alla fine della scadenza.
- Rimuovi: toglie la persona dalla lista d'attesa, che riceve un'e-mail. Se è in corso un'offerta, il posto riservato torna subito libero.
L'interruttore nell'offerta
Nell'offerta, nell'area Regole di prenotazione, c'è l'interruttore Offri una lista d'attesa quando è al completo. Sotto, una frase dice cosa succede al subentro, con Modifica l'impostazione verso l'impostazione del tuo studio.
- Scelta libera dell'orario: i clienti possono iscriversi per un giorno al completo solo se l'interruttore è attivo. In Lista d'attesa per orario libero scegli Come lo standard dello studio o una Regola propria per questa offerta.
- Sessioni fisse e blocchi: qui l'iscrizione dipende dall'estensione. Se è attiva, i clienti possono iscriversi a ogni sessione al completo. L'interruttore mostra nella pagina dell'offerta un'indicazione sulla lista d'attesa.
Domande frequenti
La lista d'attesa fa subentrare automaticamente? Sì, non appena si libera un posto e la sessione non è ancora iniziata. Con l'impostazione predefinita, per le offerte a pagamento con pagamento online la persona riceve prima un link di pagamento ed è prenotata in modo definitivo non appena paga.
I crediti vengono scalati quando qualcuno si iscrive alla lista d'attesa? Sì, vengono riservati. Se la persona non riesce a entrare, tornano automaticamente dopo la sessione.
Posso far subentrare una persona precisa? Sì. In Manager → Lista d'attesa, sulla voce, con Fai avanzare questa persona.
Cosa succede alla lista d'attesa se annullo la sessione? Non subentra nessuno. Chi è in attesa riceve una notifica che la sessione è stata annullata.
Quanto tempo ha una persona per pagare? Quanto il Termine di pagamento impostato, di default 24 ore, al massimo fino all'inizio della sessione.
Quando ricevo io come studio una notifica? Con la scelta libera dell'orario, non appena qualcuno della lista d'attesa è stato avvisato o gli è stato riservato un posto. La sola iscrizione non genera notifiche.