Cos'è la lista d'attesa?
L'addon Lista d'attesa garantisce che non perdi nessun cliente interessato anche quando le lezioni sono al completo. Invece di un messaggio di errore, i clienti possono iscriversi alla lista d'attesa. Non appena qualcuno cancella, la persona successiva avanza automaticamente – senza alcun intervento manuale da parte tua.
Il sistema funziona secondo il principio FIFO (First In, First Out): chi si iscrive per primo alla lista d'attesa ottiene il prossimo posto disponibile.
L'addon è utile per:
- Lezioni popolari che si riempiono velocemente
- Lezioni con capacità limitata (es. personal training, piccoli workshop)
- Studi che vogliono valutare meglio la domanda – la lista d'attesa ti mostra quanto grande sia realmente l'interesse
Attivazione
- Apri Admin → Impostazioni → Addon Store
- Cerca Lista d'attesa
- Clicca Attiva
- L'addon è immediatamente attivo per tutte le lezioni
Disdetta mensile possibile.
Nota: La lista d'attesa è attiva per tutte le lezioni del tuo studio dopo l'attivazione. Puoi disabilitarla per singole lezioni sotto Impostazioni lezione → Lista d'attesa se non è desiderata per lezioni specifiche.
Come i clienti si iscrivono alla lista d'attesa
Quando una lezione è al completo, il pulsante di prenotazione sulla pagina della lezione cambia automaticamente.
- Il cliente apre la pagina della lezione – la lezione è contrassegnata come al completo
- Invece del normale pulsante di prenotazione, appare "Iscriviti alla lista d'attesa"
- Il cliente clicca il pulsante e conferma con il proprio account
- Il cliente riceve un'email di conferma: "Sei in lista d'attesa per [Nome lezione]"
- L'email mostra la posizione attuale nella lista d'attesa
La lezione di Pilates del martedì sera ha 12 posti, tutti occupati. Jana apre la pagina della lezione e vede "Al completo – iscriviti alla lista d'attesa". Clicca, conferma, e riceve un'email: "Sei alla posizione 3 nella lista d'attesa." Non appena due persone cancellano, Jana ottiene automaticamente un posto.
Consiglio: Menziona attivamente la lista d'attesa nella tua comunicazione, es. sui social media o in studio. Molti clienti non sanno che questa opzione esiste – e cercano alternative.
Avanzamento automatico alla cancellazione
Non appena un partecipante cancella il suo posto, avviene automaticamente quanto segue:
- La prenotazione viene cancellata
- Il sistema controlla se esiste una lista d'attesa per questa sessione
- La prima persona nella lista d'attesa riceve un'email di avanzamento
- La persona ha una finestra temporale (predefinita: 24 ore) per accettare il posto
- Se accetta, la prenotazione viene completata
- Se non accetta o non risponde, la persona successiva avanza
Finestra temporale per l'accettazione
La finestra temporale in cui un cliente in avanzamento deve accettare il posto è di 24 ore per impostazione predefinita. Puoi modificarla:
- Vai su Admin → Impostazioni → Lista d'attesa
- Modifica il valore sotto "Termine di accettazione dopo avanzamento"
- Valori possibili: da 1 ora a 72 ore
Consiglio: Per le lezioni a pochi giorni di distanza, è consigliata una finestra temporale più breve (es. 4–8 ore) in modo che il posto non rimanga vacante a lungo.
Cosa succede se nessuno avanza?
Se tutte le persone nella lista d'attesa rifiutano o non rispondono, il posto rimane libero. Puoi allora assegnare il posto manualmente o lasciarlo aperto per partecipanti spontanei.
Notifiche email
Il sistema invia automaticamente le seguenti email:
| Evento | Destinatario | Contenuto |
|---|---|---|
| Iscritto in lista d'attesa | Cliente | Conferma + posizione attuale in lista d'attesa |
| Posto disponibile | Primo in lista d'attesa | Invito a prenotare + link + termine |
| Termine scaduto | Persona successiva | Stesso invito |
| Cliente accetta il posto | Cliente | Conferma di prenotazione standard |
| Sessione cancellata | Tutti in lista d'attesa | Notifica di cancellazione |
Consiglio: Personalizza i modelli email per la lista d'attesa sotto Admin → Impostazioni → Modelli Email. Usa un tono cordiale e invitante – i clienti sono entusiasti quando un posto si libera e dovrebbero agire rapidamente.
Panoramica lista d'attesa nel Dashboard admin
Hai una panoramica completa di tutte le liste d'attesa nel tuo studio in qualsiasi momento.
Lista d'attesa per sessione
- Vai su Admin → Lezioni → [Nome Lezione] → Sessione
- Clicca sulla scheda "Lista d'attesa"
Qui puoi vedere:
- Tutte le persone nella lista d'attesa nell'ordine corretto
- Timestamp di quando ogni persona si è registrata
- Stato: in attesa, invitata (termine in corso), scaduta
Panoramica globale lista d'attesa
Sotto Admin → Prenotazioni → Liste d'attesa puoi vedere tutte le liste d'attesa attive per tutte le lezioni a colpo d'occhio.
Puoi:
- Rimuovere manualmente persone dalla lista d'attesa
- Modificare l'ordine in casi eccezionali
- Prenotare direttamente persone manualmente (bypassando la lista d'attesa)
Nota: Modificare manualmente l'ordine della lista d'attesa dovrebbe essere l'eccezione. Il principio FIFO crea fiducia nei tuoi clienti – tutti sanno che è equo.
Limitare i posti in lista d'attesa
Puoi impostare quante persone possono iscriversi alla lista d'attesa per una sessione al massimo.
- Vai su Admin → Impostazioni → Lista d'attesa
- Imposta "Dimensione massima lista d'attesa"
- Predefinito: illimitato
Perché limitare? Se 30 persone sono in lista d'attesa per una lezione da 10 posti, le posizioni successive statisticamente non avanzeranno mai. Limitare a 2–3 volte la capacità della lezione ha senso.
Una lezione ha 15 posti. Una lista d'attesa di 20–30 persone è realistica. Oltre a questo si danno ai clienti false speranze. Raccomandazione: limita la lista d'attesa al massimo al doppio della capacità della lezione, cioè 30.
Considerare i termini di cancellazione
La lista d'attesa funziona al meglio in combinazione con chiari termini di cancellazione.
Se i clienti possono cancellare gratuitamente fino all'inizio della lezione, accade quanto segue:
- Molte cancellazioni dell'ultimo minuto poco prima della sessione
- I clienti in avanzamento hanno appena tempo di accettare il posto
- I posti rimangono vacanti
Raccomandazione:
- Imposta un termine di cancellazione di 24–48 ore prima della sessione
- Dopo il termine: nessuna cancellazione gratuita
- Questo riduce le rinunce dell'ultimo minuto e rende la lista d'attesa più affidabile
Configura i termini di cancellazione sotto Admin → Impostazioni → Regole di prenotazione.
Consiglio: Comunica il termine di cancellazione chiaramente nella conferma di prenotazione e sulla pagina della lezione. I clienti che sanno di non poter cancellare gratuitamente all'ultimo momento prenotano in modo più consapevole – e cancellano meno spesso.
Combinazione con altri addon
La lista d'attesa funziona bene insieme a:
- Prenotazione di gruppo – quando un gruppo cancella e più posti si liberano, la lista d'attesa avanza di conseguenza
- Sistema di Check-in – le assenze vengono registrate; puoi incoraggiare specificamente i clienti con un alto tasso di assenza a utilizzare più costantemente la funzione di cancellazione
Domande frequenti
Un cliente può controllare la propria posizione nella lista d'attesa? Sì. Nel Dashboard cliente sotto Le mie prenotazioni → Liste d'attesa, ogni cliente può vedere la propria posizione attuale.
Cosa succede se viene cancellata una lezione che ha una lista d'attesa? Tutte le persone nella lista d'attesa ricevono automaticamente un'email di cancellazione. Le prenotazioni esistenti per la lezione vengono anch'esse gestite secondo le consuete regole di cancellazione.
Posso prenotare un cliente direttamente dalla lista d'attesa senza usare il sistema di avanzamento? Sì. Nella panoramica admin della lista d'attesa puoi prenotare manualmente qualsiasi cliente direttamente.
La lista d'attesa viene mostrata anche nella pianificazione della capacità? Sì. Nella panoramica delle lezioni puoi vedere sia l'occupazione delle prenotazioni sia il numero di persone nella lista d'attesa. Questo ti aiuta a decidere se ha senso offrire una sessione aggiuntiva.
Cosa succede se disattivo l'addon? Le liste d'attesa esistenti rimangono intatte, ma nuovi clienti non possono più iscriversi alle liste d'attesa. Le persone già registrate continueranno ad avanzare finché rimangono iscrizioni.