Creare e modificare le sessioni
Una sessione è un momento concreto di un'offerta, per esempio «Yoga lunedì, 18:00». Questa pagina mostra come creare nel Manager sessioni e serie di sessioni, spostare una sessione, inserire una sostituzione ed eliminare sessioni.
Come creo una nuova sessione?
Una nuova sessione la crei nel Manager con Nuovo appuntamento. Ci arrivi in più modi:
- Calendario: il segno più in alto nel calendario.
- Pannello di controllo: il segno più Aggiungere e poi Nuovo appuntamento.
- Offerte: su un'offerta Crea data o Crea serie. In questo caso l'offerta è già selezionata.
- Nell'offerta stessa: in alto o in basso Crea appuntamento.
Poi si procede così:
- Scegli l'Offerta, se non è già preselezionata.
- In Ora e data inserisci la Data e l'Orario di inizio.
- La Durata (Minuti) puoi lasciarla vuota. In quel caso vale la durata dell'offerta.
- Tocca Crea appuntamento.
Se per questa offerta esiste già una sessione attiva alla stessa ora, Bookicorn non ne crea una seconda e segnala «Esiste già un appuntamento per questa data e questo orario.»
Toccare un punto vuoto del calendario non crea nessuna sessione. Usa invece il segno più.
Gli admin possono sempre creare sessioni. I trainer solo se hanno il permesso.
Quali offerte si possono scegliere quando crei una sessione
Quando crei una sessione puoi scegliere tutte le offerte attive, con due eccezioni per la scelta libera dell'orario:
- Scelta libera dell'orario con risorse non compare nella selezione. Per queste offerte, quando iscrivi qualcuno, usi Altro orario, così viene occupata anche la risorsa.
- Scelta libera dell'orario senza risorse la puoi scegliere. Nasce un appuntamento extra aperto: finché nessuno è iscritto, possono prenotarlo anche i clienti. Per un cliente preciso, quando iscrivi, usi Altro orario.
Per un'offerta con Blocco di sessioni non crei singole sessioni, ma un nuovo blocco, vedi Corsi a blocco.
Creare una serie di sessioni con Nuovo appuntamento
Con l'interruttore Serie in Modello di ricorrenza crei più sessioni in una volta:
- Nome della serie: facoltativo, per esempio «Yoga lunedì mattina».
- Ritmo: Quotidiano, Settimanale, Ogni 2 settimane o Mensile. Con mensile la sessione si ripete nel giorno della data di inizio.
- Giorni della settimana: obbligatori per settimanale e ogni 2 settimane.
- La serie finisce: Mai, Fino a data o Numero.
Anteprima: … appuntamenti mostra quante sessioni nascono. Le sessioni che esistono già alla stessa ora vengono saltate.
Una serie di sessioni viene prolungata automaticamente?
Dipende da dove hai creato la serie.
- Serie creata con Nuovo appuntamento (fine Mai): al salvataggio Bookicorn crea una scorta di sessioni, per le serie settimanali per un anno in anticipo. Altre sessioni non si aggiungono automaticamente. Crea per tempo una nuova serie.
- Serie di sessioni direttamente sull'offerta (durante la creazione dell'offerta, nella sezione Sessioni): un'elaborazione notturna aggiunge le sessioni. Con Mai ci sono sempre sessioni per le 12 settimane successive.
Se l'offerta stessa ha una serie di sessioni, l'elaborazione notturna aggiunge le sessioni secondo la regola dell'offerta, anche se in più hai creato serie con Nuovo appuntamento. Dettagli in Creare un'offerta.
Modificare o spostare una singola sessione
Una singola sessione la modifichi nella sessione stessa:
- Tocca la sessione nel calendario o nell'elenco delle sessioni dell'offerta.
- Apri in alto Altro e scegli Modificare.
- Cambia Data, Ora di inizio o Ora di fine.
- Tocca Salva.
Se cambi l'orario, tutte le persone con una prenotazione confermata o in sospeso ricevono un'e-mail «Lezione riprogrammata» con il nuovo orario. Dopo, il Manager indica quanti clienti sono stati informati. Se il vecchio o il nuovo orario è nel passato, non parte nessuna e-mail. Una sessione prenotata non si può spostare nel passato.
La modifica vale solo per questa sessione.
Inserire una sostituzione: un altro trainer per una sessione
Una sostituzione la inserisci nella singola sessione:
- Apri la sessione e in Altro scegli Modificare.
- Nel campo Trainer (da te con il termine del tuo studio) attiva l'indicazione propria e scegli chi sostituisce.
- Tocca Salva.
Allo stesso modo modifichi per una singola sessione Massimo. partecipanti, Posizione, Camera e Note. Senza indicazione propria vale il valore dell'offerta.
Con una sostituzione i clienti e il nuovo trainer non ricevono un messaggio automatico. Se vuoi informare i partecipanti, usa nella sessione Scrivi a tutti.
Se aumenti Massimo. partecipanti e ci sono persone in lista d'attesa, subentrano.
Modificare i dati dell'offerta: cosa succede alle sessioni esistenti
Le nuove sessioni riprendono trainer, sede e sala dall'offerta. Se cambi in seguito questi dati nell'offerta, valgono anche per tutte le sessioni in cui non li hai modificati singolarmente.
Se nell'offerta cambi Massimo. partecipanti, tutte le sessioni future riprendono il nuovo valore, a meno che tu non l'abbia impostato singolarmente nella sessione. Le sessioni passate restano come erano.
Modificare l'offerta non cambia data e ora delle sessioni esistenti.
Modificare, annullare o eliminare un'intera serie
Le serie le gestisci nell'offerta:
- Apri l'offerta in Manager → Offerte.
- Apri la sezione Date della serie e tocca Gestire le sessioni della serie.
- Nella serie scegli Modifica serie, Annulla la serie o Elimina serie.
- Modifica serie cambia il nome e l'orario. Un nuovo orario vale per tutte le sessioni future della serie, e ogni prenotazione riceve un'e-mail con il nuovo orario.
- Annulla la serie annulla ogni sessione futura della serie, esattamente come l'annullamento di una singola sessione: le prenotazioni vengono cancellate e rimborsate, i partecipanti ricevono un'e-mail di annullamento.
- Elimina serie: se la serie non è mai stata prenotata, tutte le sessioni vengono eliminate. Se ci sono prenotazioni, tutte le sessioni da oggi in poi vengono annullate, ma le prenotazioni non vengono cancellate né rimborsate. Per le serie prenotate usa quindi Annulla la serie.
Trainer, sala e capienza non si possono cambiare per un'intera serie in una volta. Cambiali nell'offerta o nella singola sessione.
Eliminare o annullare una sessione: la differenza
- Annullare lascia la sessione con il badge Annullato. Le prenotazioni vengono cancellate e rimborsate, i partecipanti ricevono un'e-mail se lo desideri. Una sessione annullata puoi rimetterla attiva con Riattivare, ma le prenotazioni cancellate restano cancellate. Maggiori informazioni in Ferie, assenze e annullamento delle sessioni.
- Eliminare rimuove la sessione definitivamente. È possibile solo finché non è collegata nessuna prenotazione confermata o in sospeso e nessuno è in lista d'attesa. Lo trovi nella sessione in Altro → Modificare con Elimina definitivamente. Altrimenti il Manager ti dice «Questa data non si può ancora eliminare» e ti chiede di annullare prima la sessione.
Domande frequenti
Come creo una nuova sessione? Nel calendario con il segno più oppure nell'offerta con Crea appuntamento. Scegli l'offerta, inserisci data e orario di inizio, tocca Crea appuntamento.
Con la scelta libera dell'orario posso creare anche sessioni fisse? Sì, senza risorse, come appuntamento extra aperto con Nuovo appuntamento. Finché nessuno è iscritto, possono prenotarlo anche i clienti. Per un cliente preciso, quando iscrivi, usi Altro orario.
Perché alla mia serie non si aggiungono più nuove sessioni? Le serie che hai creato con Nuovo appuntamento non vengono prolungate automaticamente. Crea una nuova serie. Solo una serie di sessioni direttamente sull'offerta viene completata da un'elaborazione notturna.
I partecipanti vengono avvisati se sposto una sessione? Sì. Con un nuovo orario ogni prenotazione confermata o in sospeso riceve un'e-mail con il nuovo orario.
Come inserisco una sostituzione? Nella sessione, in Altro → Modificare, nel campo Trainer attiva l'indicazione propria e scegli chi sostituisce. I partecipanti non vengono informati automaticamente.
Posso duplicare una sessione? No, le singole sessioni non si possono duplicare. Crea una nuova sessione o una serie.