Scelta libera dell'orario e profili di disponibilità
Con la scelta libera dell'orario non crei sessioni fisse. I clienti scelgono da soli un orario libero all'interno della tua disponibilità, per esempio per un allenamento 1:1, una consulenza o un trattamento. Quando sei disponibile lo indichi in un profilo di disponibilità.
Che cos'è un profilo di disponibilità?
Un profilo di disponibilità stabilisce quando i clienti possono prenotare con la scelta libera dell'orario. Contiene:
- Giorni della settimana e orari: per ogni giorno della settimana una o più fasce orarie, per esempio dalle 9 alle 12 e dalle 14 alle 18. Una pausa come quella di pranzo significa: in quel lasso di tempo non si può prenotare. Un giorno senza orari è chiuso.
- Giorni di apertura singoli: giorni in cui sei aperto in aggiunta o con orari diversi. Se un giorno del genere cade in un giorno della settimana con orari, quel giorno valgono solo gli orari del giorno di apertura.
- Chiuso: periodi da una data a un'altra, per esempio ferie o festività. Chiuso vale sempre, anche in un giorno di apertura.
Un profilo si può usare in più offerte. I calcoli avvengono nel fuso orario del tuo studio.
Un profilo ha effetto solo quando lo assegni a un'offerta con scelta libera dell'orario oppure a una sala o risorsa. Non tocca le sessioni con orario fisso e non si può assegnare a un trainer.
Creare un profilo di disponibilità
I profili di disponibilità li gestisci in Manager → Offerte → Profili di disponibilità (app.bookicorn.net/verfuegbarkeiten). La pagina si chiama Disponibilità.
- Tocca Nuovo profilo.
- Inserisci un Nome del profilo.
- In Giorni della settimana e orari inserisci i tuoi orari. Con Aggiungi intervallo aggiungi un'altra fascia oraria in un giorno. Copia gli orari su tutti i giorni riporta gli orari di un giorno su tutti e sette i giorni.
- Se serve, aggiungi Giorni di apertura singoli con Aggiungi giorno di apertura e Chiuso con Aggiungi periodo.
- Tocca Salva.
Se non hai ancora nessun profilo, il pulsante Crea gli orari standard di (nome del tuo studio) crea un profilo dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 17.
Se elimini un profilo, tutte le offerte che lo usano perdono la loro disponibilità. In quelle offerte non si possono più prenotare orari.
Creare un'offerta con scelta libera dell'orario
- Apri Manager → Offerte e tocca Nuovo Offerta.
- Scegli il tipo di offerta Appuntamenti.
- Nella sezione Generale inserisci il titolo e i metodi di pagamento.
- Apri la sezione Disponibilità e in Quando sei aperto? scegli il Profilo di disponibilità. Lì puoi anche creare subito un nuovo profilo.
- Più in basso imposta durata, posti e orari di inizio (vedi le sezioni seguenti).
- Nella sezione Posizione e Trainer indica il trainer e, se usi le sale, sede e sala.
- Tocca Crea Offerta.
Nell'offerta creata, la sezione Disponibilità mostra in «Cosa vede il tuo cliente: prossimi orari» i prossimi orari liberi, così come li vedono i clienti.
Prezzo in base all’orario e Occupa in aggiunta
- Con Prezzo in base all’orario stabilisci anche nella scelta libera dell'orario supplementi o sconti in certi giorni della settimana o orari, vedi Prezzo in base all’orario.
- Con Occupa in aggiunta nella sezione Posizione e Trainer un orario prenotato protegge anche delle risorse, per esempio un attrezzo che serve al trattamento. In quel tempo i clienti non possono prenotare queste risorse. Serve l'estensione «Risorse».
Se i clienti devono prenotare da soli una risorsa, per esempio una cabina o un articolo a noleggio, usa il tipo di offerta Appuntamenti: risorse, vedi Risorse.
Scelta libera dell'orario senza profilo di disponibilità?
Senza profilo di disponibilità non si può creare un'offerta con scelta libera dell'orario. In quel caso il Manager segnala «Scegli o crea un profilo di disponibilità.»
In più puoi creare singoli orari fissi: con Nuovo appuntamento, in un'offerta con scelta libera dell'orario senza risorse, nasce un appuntamento extra aperto che possono prenotare anche i clienti finché qualcuno non è iscritto. Una serie lì non è possibile. Se vuoi offrire sessioni fisse e ricorrenti, il tipo di offerta giusto è Appuntamenti fissi, vedi I tipi di offerta in sintesi.
Durata di una prenotazione con scelta libera dell'orario
In Quanto dura una prenotazione? hai due possibilità:
- Sempre uguale: inserisci una Durata in minuti.
- Sceglie il cliente: in Opzioni di durata crei più durate, ognuna con minuti, prezzo e, se vuoi, crediti e denominazione. Il prezzo in questo caso è quello delle durate, il prezzo base dell'offerta non vale. Ogni opzione ha bisogno di minuti e di un prezzo, e ogni durata può comparire una sola volta.
Posti per fascia oraria con scelta libera dell'orario
In Quanti contemporaneamente? stabilisci quante persone possono prenotare lo stesso orario:
- Uno dopo l'altro: ogni orario si può prenotare esattamente una volta.
- Più persone insieme: in Posti per fascia oraria indichi quante persone possono prenotare lo stesso orario. L'orario resta prenotabile finché tutti i posti non sono occupati.
Se è scelta una sala, il numero di posti non può superare la capienza della sala.
Orari di inizio e margini con scelta libera dell'orario
In Quando si può cominciare? stabilisci a che ora i clienti possono iniziare:
- Blocchi interi: una fascia oraria segue l'altra, ognuna lunga quanto la durata più il margine.
- Ogni … minuti: i clienti possono iniziare secondo l'Intervallo degli orari di inizio scelto, per esempio ogni 15 minuti.
Gli orari di inizio partono dall'inizio di ogni fascia oraria del profilo. Una prenotazione deve terminare prima della fine della fascia oraria.
Margine prima e Margine dopo tengono libero del tempo attorno alle prenotazioni esistenti. Bookicorn tiene libero, su entrambi i lati di ogni occupazione esistente, il maggiore dei due valori. Il margine funziona quindi come distanza minima tra due prenotazioni.
Quanto presto e quanto tardi i clienti possono prenotare lo imposti nella sezione Regole di prenotazione con Limita la finestra di prenotazione e Abilita il limite di prenotazione.
Quando un orario prenotato è bloccato
Un orario prenotato è bloccato in questa offerta non appena tutti i posti sono occupati. Se è bloccato anche in altre offerte non dipende dal profilo di disponibilità, ma da trainer, sala e risorse:
- Stesso trainer: se un'altra offerta ha lo stesso trainer, lì l'orario è bloccato. Vale senza estensione.
- Stessa sala: gli orari prenotati nella stessa sala bloccano solo con l'estensione «Gestione occupazione». Contano le sessioni in cui è indicata la sala. Nelle offerte con appuntamenti fissi questo succede solo se hai impostato la sala sulla singola sessione.
- Stessa risorsa: se una prenotazione occupa una risorsa (estensione «Risorse»), quella risorsa è occupata per tutte le offerte.
Si blocca solo con un'occupazione reale. Una sessione di un'altra offerta senza prenotazioni non blocca nulla.
Se un'offerta con scelta libera dell'orario non ha né trainer né sala, il Manager mostra l'avviso: «Senza istruttore e senza sala, questo orario non viene bloccato in nessun altro servizio.»
Gli appuntamenti di un calendario esterno (Sincronizzazione del calendario) non bloccano orari. La sincronizzazione trasferisce solo verso l'esterno i tuoi appuntamenti di Bookicorn.
Un profilo di disponibilità in più offerte: perché l'orario prenotato resta libero nella seconda offerta
Se due offerte usano lo stesso profilo di disponibilità, una prenotazione nella prima offerta non blocca automaticamente l'orario nella seconda. Il profilo descrive solo orari di apertura, nessuna persona e nessuna sala.
Perché lo stesso orario non venga prenotato due volte:
- In entrambe le offerte, nella sezione Posizione e Trainer, indica lo stesso Trainer. Così una prenotazione blocca l'orario nell'altra offerta.
- Oppure usa la stessa sala insieme all'estensione «Gestione occupazione».
- Oppure collega entrambe le offerte alla stessa risorsa (estensione «Risorse»).
Scegliere la sala con scelta libera dell'orario
La sala per un'offerta con scelta libera dell'orario la scegli così:
- Senza l'estensione «Risorse» c'è una sezione a sé Camera con il campo Camera.
- Con l'estensione «Risorse» questa sezione si chiama Risorse. Il campo Camera si trova allora nella sezione Posizione e Trainer, sotto la sede.
Il campo della sala è bloccato e mostra «Seleziona prima la posizione» finché non è scelta una sede. La sede la scegli nella sezione Posizione e Trainer. Se lì è attivo Offerta online (non è richiesta una sede fisica), non ci sono né sede né sala. Nell'elenco compaiono solo le sale attive della sede scelta. Se cambi sede, la sala viene svuotata.
Con la scelta libera dell'orario i clienti non scelgono la sala. Se vuoi che i clienti scelgano tra più posti uguali, per esempio tra cabine, puoi farlo con l'estensione «Risorse», vedi Risorse.
Dove i clienti prenotano con scelta libera dell'orario
I clienti prenotano le offerte con scelta libera dell'orario sulla tua pagina di prenotazione, nell'app per i clienti e tramite i widget integrati nel tuo sito web. Ovunque valgono gli stessi orari liberi. Nel Manager iscrivi tu stesso qualcuno con Iscrivere, vedi Iscrivere i partecipanti. Con Altro orario puoi assegnare lì anche un orario al di fuori del tuo profilo. Ciò che è già occupato resta comunque bloccato.
Domande frequenti
Con la scelta libera dell'orario posso lavorare con sessioni fisse senza profilo di disponibilità? No, il profilo è obbligatorio. Singoli appuntamenti extra puoi aggiungerli con Nuovo appuntamento. Per sessioni fisse e ricorrenti scegli il tipo di offerta Appuntamenti fissi.
Uso un profilo in due offerte. Un orario prenotato continua a essere proposto nella seconda offerta. Perché? Il profilo non blocca nulla tra un'offerta e l'altra. Indica lo stesso trainer in entrambe le offerte, così l'orario è bloccato nell'altra offerta.
Con la scelta libera dell'orario non riesco a scegliere una sala. Cosa manca? Scegli prima una sede nella sezione Posizione e Trainer. Solo dopo puoi scegliere la sala. Se è attiva Offerta online (non è richiesta una sede fisica), non c'è nessuna sala.
Come inserisco le ferie con la scelta libera dell'orario? Nel profilo di disponibilità, in Chiuso, con Aggiungi periodo. In quel periodo non si possono prenotare orari.
I clienti possono scegliere da soli quanto dura un appuntamento? Sì. In Quanto dura una prenotazione? scegli l'opzione Sceglie il cliente e crea le durate con i relativi prezzi.
A cosa serve il margine? Tiene libero del tempo tra due prenotazioni, per esempio per riordinare. Bookicorn tiene libero il maggiore dei due valori di margine come distanza da ogni prenotazione esistente.