Ferie, assenze e annullamento delle sessioni

Quando una sessione salta, vai in ferie o qualcuno ti sostituisce, nel Manager c'è una strada apposita per ogni caso. Questa pagina spiega a cosa serve ogni strada e cosa ricevono i tuoi partecipanti.

Annullare una singola sessione

Una singola sessione la annulli nella sessione stessa:

1. Tocca la sessione nel calendario.
2. Apri in alto Altro e scegli Annullare.
3. In Rimborso controlla cosa riceve indietro ogni persona.
4. Lascia attivo Invia email di cancellazione ai partecipanti se i partecipanti devono ricevere un'e-mail. È l'impostazione predefinita.
5. Se serve, inserisci un Motivo dell'annullamento (facoltativo). Comparirà nell'e-mail.
6. Tocca Annulla sessione.

Puoi annullare anche una sessione senza prenotazioni. Dopo, la sessione resta nel calendario con il badge Annullato.

Gli admin possono sempre annullare, i trainer solo con il relativo permesso.

Cosa ricevono i partecipanti quando annulli una sessione

Quando annulli, Bookicorn cancella tutte le prenotazioni confermate e in sospeso di questa sessione e le rimborsa per intero:

Con l'e-mail di annullamento attiva, ogni persona riceve un'e-mail «Lezione annullata» con il motivo e una frase sul suo rimborso, per esempio che i crediti sono stati riaccreditati. Gli ospiti senza account ricevono l'e-mail all'indirizzo che hanno indicato. Se per una prenotazione esisteva una fattura, Bookicorn crea automaticamente una nota di credito e la allega all'e-mail.

Chi è in lista d'attesa per questa sessione riceve una notifica che la sessione è annullata.

Tu e il trainer della sessione ricevete un avviso dell'annullamento.

Riattivare una sessione annullata

Una sessione annullata la recuperi nella sessione, in Altro, con Riattivare. Dopo, la sessione è di nuovo prenotabile. Le prenotazioni cancellate al momento dell'annullamento restano cancellate e non parte nessuna e-mail. Avvisa quindi tu i tuoi partecipanti che possono prenotare di nuovo.

Annullare una sessione di un blocco

Una singola sessione di un blocco la annulli allo stesso modo. Vengono cancellate solo le partecipazioni a quella sessione. Non c'è nessun rimborso, perché il blocco è stato pagato per intero. Maggiori informazioni sui blocchi in Corsi a blocco.

Annullare un'intera serie di sessioni

Se salta un'intera serie, annulli tutte le sessioni future in una volta:

1. Apri l'offerta in Manager → Offerte.
2. Apri la sezione Date della serie e tocca Gestire le sessioni della serie.
3. Nella serie scegli Annulla la serie.

Ogni sessione futura della serie viene annullata come una singola sessione: le prenotazioni vengono cancellate e rimborsate, e i partecipanti ricevono sempre un'e-mail di annullamento.

Elimina serie non serve a questo: in una serie prenotata imposta solo le sessioni come annullate, ma non cancella le prenotazioni e non rimborsa nulla.

Inserire ferie o giorni di chiusura

Nel Manager non esiste una funzione di ferie per tutto lo studio che annulli tutte le sessioni in una volta. A seconda del tipo di offerta procedi così:

Offerte con appuntamenti fissi: annulla le sessioni del periodo di ferie una per una, come descritto sopra. Le nuove serie conviene crearle solo dopo le ferie. In un blocco di sessioni puoi escludere singoli giorni durante la creazione.

Offerte con scelta libera dell'orario: inserisci le ferie nel profilo di disponibilità, in Chiuso, con Aggiungi periodo. In quel periodo non si possono prenotare orari. Gli appuntamenti già prenotati restano, quelli li annulli uno per uno. Maggiori informazioni in Scelta libera dell'orario.

Bloccare studio, sale e risorse: nella pagina Blocchi e occupazione (app.bookicorn.net/raumplan) crei con Aggiungi blocco un blocco con il motivo Vacanza e scegli in Cosa blocchi? Intera sede, Sala o Risorsa. Sede e sala richiedono l'estensione «Gestione occupazione», le risorse l'estensione «Risorse». Un blocco funziona così:

• Nel periodo bloccato Bookicorn non offre orari con scelta libera né risorse.
• Le sessioni esistenti con orari fissi non vengono annullate e restano prenotabili. Annullale dalla sessione. Quando crei o modifichi una sessione, il Manager mostra solo un avviso sul blocco.

Maggiori informazioni in Gestione occupazione.

Sostituzione quando un trainer è assente

Se qualcuno sostituisce in una sessione, inserisci la sostituzione nella sessione:

1. Apri la sessione e in Altro scegli Modificare.
2. Nel campo Trainer attiva l'indicazione propria e scegli chi sostituisce.
3. Tocca Salva.

Vale solo per questa sessione. I clienti e chi sostituisce non ricevono un messaggio automatico. Se vuoi informare i partecipanti, usa nella sessione Scrivi a tutti.

Non esiste un'assenza per un trainer che blocchi o ridistribuisca automaticamente le sue sessioni. Gli orari nella scheda Disponibilità di un trainer non vengono considerati nelle prenotazioni.

Spostare una sessione invece di annullarla

Se una sessione si svolge in un altro orario, la sposti invece di annullarla: nella sessione, in Altro → Modificare, cambi data e ora. Tutti i partecipanti con una prenotazione confermata o in sospeso ricevono un'e-mail «Lezione riprogrammata» con il vecchio e il nuovo orario. La loro prenotazione resta valida. Dettagli in Creare e modificare le sessioni.

Disattivare un'offerta non è un annullamento

Se disattivi un'intera offerta, tutte le sue sessioni vengono impostate come annullate. Le prenotazioni però restano e non vengono rimborsate. Se saltano sessioni prenotate, annullale quindi sempre con Annullare.

Domande frequenti

Come inserisco le ferie? Con la scelta libera dell'orario nel profilo di disponibilità, in Chiuso. Con gli appuntamenti fissi annulli le sessioni del periodo di ferie una per una. Con un blocco con il motivo Vacanza in Blocchi e occupazione blocchi inoltre sedi, sale o risorse, ma questo riguarda solo la scelta libera dell'orario e le risorse.

I miei clienti riavranno i soldi se annullo una sessione? Sì. Crediti, pagamenti Stripe e PayPal vengono rimborsati automaticamente. Con pagamento in loco o bonifico rimborsi tu, Bookicorn te lo ricorda.

I partecipanti ricevono un'e-mail? Sì, se è attivo Invia email di cancellazione ai partecipanti. È l'impostazione predefinita.

Posso annullare un annullamento? La sessione sì, con Riattivare. Le prenotazioni cancellate però restano cancellate, i partecipanti devono prenotare di nuovo.

Il mio trainer è malato. Come inserisco una sostituzione? Nella sessione, in Altro → Modificare, scegli la sostituzione nel campo Trainer. I partecipanti non ricevono nessun messaggio, se serve scrivi loro con Scrivi a tutti.

Posso annullare in una volta tutte le sessioni di un periodo? No. Puoi annullare singole sessioni oppure un'intera serie con Annulla la serie.

Pagine correlate

• Creare e modificare le sessioni →
• Annullare le prenotazioni →
• Scelta libera dell'orario →