Annullare le prenotazioni
Come studio puoi annullare qualsiasi prenotazione, anche dopo la scadenza del termine di cancellazione e dopo l'inizio della sessione. Questa pagina descrive come annullare una singola prenotazione. Se salta un'intera sessione, annulli la sessione, vedi Ferie, assenze e annullamento delle sessioni.
Dove annullo una prenotazione nel Manager?
Una singola prenotazione la annulli in tre punti:
- Nella sessione: apri la sessione, nella scheda Confermato tocca i tre puntini accanto alla persona e scegli Annulla prenotazione.
- In Manager → Prenotazioni: accanto alla prenotazione, Annulla prenotazione.
- Nella scheda del cliente: nell'area Prenotazioni, dal menu della riga, Annulla prenotazione.
I trainer possono annullare solo se hanno il permesso per farlo.
Annullare una prenotazione: la procedura
Quando annulli si apre il pannello Annulla prenotazione:
- In Rimborso scegli cosa deve succedere al pagamento (vedi la sezione successiva).
- Lascia attivo Avvisa la cliente via e-mail se il cliente deve ricevere un'e-mail. È l'impostazione predefinita.
- Se serve, inserisci un Motivo dell'annullamento (facoltativo).
- Tocca Annulla prenotazione.
Se la prenotazione guida un gruppo, il pannello mostra un avviso: anche gli accompagnatori vengono annullati.
Rimborso quando annulla lo studio
Le scelte che hai in Rimborso dipendono da come è stato pagato:
| Pagato con | Scelta |
|---|---|
| Stripe o PayPal | Rimborsa automaticamente (proposto) oppure Nessun rimborso automatico. Il cliente riceve l'intero importo, mentre la commissione di Stripe non viene restituita allo studio. |
| Pagamento in loco o bonifico, già pagato | Segna come rimborso manuale (proposto) oppure Nessun rimborso automatico. Segnandolo si crea un rimborso aperto, i soldi li restituisci tu. |
| Crediti | Nessuna scelta. I crediti utilizzati vengono sempre riaccreditati automaticamente. |
| Non ancora pagato o gratuito | Nessuna scelta, non c'è nulla da rimborsare. |
Viene sempre rimborsato l'intero importo. Non puoi scegliere un importo parziale. Nessun rimborso automatico lo usi per esempio quando restituisci i soldi in loco o li compensi.
Nel foglio compare l'importo pagato davvero. Un buono utilizzato è già detratto: se il cliente ha pagato 5,00 € con un buono da 0,50 €, compaiono 4,50 €. Con Rimborsa automaticamente il foglio indica anche dove torna il denaro, per esempio Klarna o Apple Pay. La conferma di cancellazione al cliente riporta lo stesso importo.
Se il cliente ha pagato con un buono, l'importo viene ripristinato sul buono.
Cosa riceve il cliente quando annulli
Con Avvisa la cliente via e-mail il cliente riceve un'e-mail «Conferma di cancellazione». Se per la prenotazione esisteva una fattura, Bookicorn crea automaticamente una nota di credito e la allega all'e-mail. La nota di credito viene creata anche se disattivi l'e-mail.
Se il cliente ha fatto il check-in per questa sessione, il check-in viene rimosso con l'annullamento.
Quando annulli, qualcuno subentra dalla lista d'attesa?
Sì. Se annullando si libera un posto e ci sono persone nella lista d'attesa della sessione, subentra automaticamente la persona successiva. Questo vale con l'estensione «Lista d'attesa» e solo prima dell'inizio della sessione. Come funziona esattamente il subentro lo trovi in Lista d'attesa.
Quando annulli un'intera sessione non subentra nessuno.
Spostare invece di annullare
Se la persona vuole solo passare a un'altra sessione, con l'estensione «Spostamento prenotazione» puoi spostare la prenotazione invece di annullarla. Il pagamento passa allora alla nuova prenotazione. Vedi Spostamento prenotazione.
Quando i clienti annullano da soli
I clienti annullano da soli nell'app per i clienti o nell'area clienti, finché il termine di cancellazione non è scaduto. Viene dallo standard dello studio o dalla regola propria dell'offerta, e la conferma della prenotazione indica il momento esatto. Dopo si può fare solo tramite te. Dettagli in Cancellazione da parte dei clienti.
Domande frequenti
Posso annullare anche dopo la scadenza del termine di cancellazione? Sì. Come studio puoi annullare qualsiasi prenotazione in qualsiasi momento, anche dopo l'inizio della sessione.
Il cliente riceve i soldi indietro automaticamente? Con Stripe e PayPal sì, se scegli Rimborsa automaticamente. I crediti tornano sempre automaticamente. I soldi pagati in contanti o con bonifico li restituisci tu.
Posso rimborsare solo una parte? No. Viene rimborsato l'intero importo oppure niente.
Posso annullare senza che il cliente riceva un'e-mail? Sì. Disattiva Avvisa la cliente via e-mail.
Cosa succede con la lista d'attesa quando annullo? Con l'estensione «Lista d'attesa» subentra automaticamente la persona successiva, finché la sessione non è iniziata.