Cancellazione delle prenotazioni

Questa guida spiega come funzionano le cancellazioni e quali opzioni hai a disposizione.

Panoramica

Chi puo cancellare?

Motivi di cancellazione

Motivi tipici per le cancellazioni:

• Il cliente non puo partecipare
• Cambio di programma
• Malattia
• Il corso viene cancellato
• Correzione dell'amministratore

Cancellazione da parte del cliente

Entro il termine

1. Il cliente va su "Le mie prenotazioni"
2. Seleziona la prenotazione
3. Clicca "Cancella"
4. Conferma
5. I crediti vengono rimborsati automaticamente

Dopo il termine

A seconda delle impostazioni:

• Non possibile: Il pulsante e disattivato
• Senza rimborso: I crediti vengono persi
• Con penale: Rimborso parziale

Comunicazione

Il cliente riceve:

• Conferma di cancellazione via email
• Informazioni sullo stato dei crediti
• Avviso sulle alternative

Cancellazione da parte dell'amministratore

Cancellazione normale

1. Vai alla prenotazione o alla lista partecipanti
2. Seleziona il partecipante
3. Clicca "Cancella"
4. Scegli l'opzione crediti
5. Opzionale: invia una notifica

Opzioni crediti

Senza notifica al cliente

Per correzioni interne:

• Spunta la casella "Senza email"
• Il cliente non verra informato
• Solo per correzioni amministrative

Cancellazioni di massa

Cancellare una sessione del corso

Quando un'intera sessione del corso viene cancellata:

1. Vai alla sessione del corso
2. Clicca "Cancella sessione"
3. Il sistema cancella tutte le prenotazioni
4. I crediti vengono rimborsati
5. Tutti i partecipanti vengono avvisati

Prenotazioni multiple

1. Seleziona piu partecipanti
2. Clicca "Cancella selezionati"
3. Scegli l'opzione crediti globale
4. Conferma

Impostazione del termine di cancellazione

Globale

Sotto Impostazioni → Prenotazioni:

• Ore prima dell'inizio del corso
• Predefinito per tutti i corsi

Per corso

Nelle impostazioni del corso:

• Termine individuale
• Sovrascrive l'impostazione globale

Esempi

Rimborso crediti

Rimborso automatico

In caso di cancellazione entro il termine:

• I crediti vengono rimborsati immediatamente
• La validita originale viene mantenuta
• Si applica il principio FIFO

Controllo manuale

Come amministratore puoi:

• Rimborso di cortesia dopo il termine
• Rimborso parziale per no-show
• Emettere crediti sostitutivi

Casi speciali

Crediti scaduti:

• Non possono essere rimborsati
• L'amministratore puo emettere nuovi crediti

Crediti utilizzati:

• Per pagamento diretto: rimborso gestito separatamente

Lista d'attesa alla cancellazione

Avanzamento automatico

Quando la lista d'attesa e attivata:

1. Avviene la cancellazione
2. Il sistema controlla la lista d'attesa
3. La prima persona in lista viene prenotata
4. Viene inviata una notifica

Finestra temporale

L'avanzamento e possibile quando:

• C'e ancora tempo prima del corso
• Il cliente e raggiungibile
• I crediti sono disponibili

Avanzamento manuale

Se l'avanzamento automatico e disattivato:

1. Elabora la cancellazione
2. Controlla la lista d'attesa
3. Contatta manualmente
4. Prenota manualmente

Monitoraggio delle cancellazioni

Registro cancellazioni

Ogni cancellazione viene registrata:

• Data e ora
• Chi (cliente/amministratore)
• Motivo (se fornito)
• Azione sui crediti

Report

Sotto Report → Cancellazioni:

• Tasso di cancellazione
• Motivi (se registrati)
• Distribuzione temporale

Anomalie

Il sistema avverte quando:

• Tasso insolitamente alto
• Un singolo cliente cancella frequentemente
• Problemi con corsi specifici

Migliori pratiche

Comunicazione chiara

• Includi le condizioni di cancellazione nei termini e condizioni
• Informa al momento della prenotazione
• Menziona nell'email di conferma

Politica equa

• Indulgenza per le prime infrazioni
• Conseguenze trasparenti
• Applicazione coerente

Misure preventive

• Invia promemoria
• Utilizza le liste d'attesa
• Overbooking (con cautela)

Domande frequenti

Il cliente puo cancellare dopo un no-show?

No, la cancellazione non e piu possibile dopo la fine del corso. I crediti vengono quindi consumati (a seconda delle impostazioni).

Cosa fare in caso di problemi tecnici?

Se il cliente non e riuscito a cancellare:

• Applica un gesto di cortesia
• Cancella manualmente
• Rimborsa i crediti

Come gestire chi cancella ripetutamente?

Opzioni:

• Fare una conversazione
• Impostare un limite di prenotazione
• Richiedere il prepagamento

Prossimi passi

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• Sistema di check-in