Gestire i crediti di un cliente
Le carte prepagate di un singolo cliente le gestisci nel suo profilo cliente. Lì concedi crediti a mano, correggi le carte e confermi i pagamenti.
Aprire le carte di un cliente
- Apri Manager → Clienti e tocca il cliente.
- Apri la sezione con i crediti. Porta il nome della tua unità, per esempio Crediti.
Lì trovi tutte le carte prepagate del cliente. Se tocchi una carta, in alto vedi Disponibile, Totale e Utilizzati, più il numero di prenotazione, la data di scadenza e il valore per credito. Sotto ci sono le azioni per questa carta.
Concedere crediti a mano
Con una nuova carta accrediti dei crediti a un cliente, per esempio come regalo, come gesto di cortesia o per un pagamento che hai ricevuto al di fuori di Bookicorn.
- Nella sezione con i crediti tocca Concedi Crediti manualmente.
- In Modello di pacchetto scegli uno dei tuoi pacchetti oppure Costume. Un modello riprende nome, crediti e prezzo.
- Inserisci i Crediti totali e, se una parte è già stata consumata, i Crediti disponibili.
- Indica il Nome del pacchetto.
- Scegli il Tipo di transazione: Pagamento, Credito manuale, Buona volontà, Promozione, Regalo o Rimborso. Con Pagamento inserisci il Prezzo, con gli altri il Valore dei Crediti per le tue analisi. Con Regalo e Promozione Bookicorn imposta il valore a 0.
- In Inizio e scadenza imposta il Tipo di inizio e il Tipo di scadenza: Nessuna scadenza, Data di scadenza fissa, Dopo la data di acquisto o Dopo la data di inizio.
- Facoltativo: una Nota interna.
- Tocca Concedere Crediti.
Con l'estensione Sistema di fatturazione, Pagamento e Credito manuale con un importo mostrano l'interruttore Crea fattura, attivo di default. In Emittente fatture scegli chi emette la fattura, Automatico usa il tuo emittente predefinito. Con Già pagato la carta è subito utilizzabile e il cliente riceve una conferma di pagamento con la fattura. Con Pagamento in sospeso riceve le istruzioni di pagamento con i tuoi dati bancari e la fattura, e la carta resta bloccata finché non tocchi Contrassegna come pagato in Manager → Transazioni. Senza fattura il cliente riceve un'e-mail sui crediti accreditati e la carta è subito utilizzabile.
In Stato del pagamento scegli Già pagato o Pagamento in sospeso, e in Invia la fattura scegli Invia ora o Invia più tardi. Non c'è nulla di preselezionato, entrambe le scelte sono obbligatorie. Con Invia più tardi, Bookicorn crea solo la fattura e non la invia, per esempio quando concedi crediti a un asilo o a una scuola molto prima dell'inizio del corso. Il cliente riceve allora solo l'e-mail sui crediti accreditati, oppure con Già pagato la conferma di pagamento, in entrambi i casi senza fattura. Con Pagamento in sospeso la carta è comunque subito utilizzabile. Trovi la fattura in Manager → Fatture: lì modifichi la scadenza e le voci e la invii con Invia tramite e-mail quando ti va bene. Quando arriva il denaro, tocca Contrassegna come pagato nella fattura e il cliente riceve una conferma di pagamento.
Aggiungere o detrarre crediti
Per correggere una carta esistente:
- Aggiungi Crediti: inserisci il numero e il Motivo dell'aggiunta. I crediti si sommano alla carta e sono subito disponibili. Il cliente riceve una notifica.
- Detrarre Crediti: inserisci il numero e il Motivo della detrazione. Puoi detrarne al massimo quanti ne sono ancora disponibili. La carta resta attiva.
In entrambi i casi il motivo è obbligatorio e compare poi nella cronologia della carta.
Confermare il pagamento di una carta
Se un cliente ha acquistato una carta con pagamento in loco o bonifico, in alto compare «In attesa della tua conferma». Fino ad allora la carta è bloccata e il cliente non può prenotare nulla con essa.
Quando il denaro è arrivato, tocca Conferma pagamento ricevuto. La carta si può usare subito. Se hai un emittente di fatture predefinito, Bookicorn crea la fattura e la invia al cliente.
Mettere in pausa e riprendere una carta
Con Metti in pausa la Carta prepagata sospendi una carta, per esempio in caso di malattia. Il nome dell'azione contiene il termine che usi per le carte.
- Pausa immediatamente oppure Periodo di pianificazione con Pausa da e Pausa fino a
- Motivo della pausa è obbligatorio
Durante la pausa il cliente non può prenotare nulla con questa carta. Con Termina pausa la termini tu, e Bookicorn prolunga la data di scadenza dei giorni di pausa. Quando finisce un periodo pianificato, Bookicorn termina la pausa automaticamente, senza prolungare la data di scadenza. Maggiori informazioni in Validità e scadenza.
Prolungare la validità e modificare la carta
- Estendere la validità: di una Durata della validità in giorni, settimane o mesi a partire dalla data di scadenza attuale, oppure fino a una Data di scadenza fissa. Il Motivo della proroga è obbligatorio.
- Modifica carta crediti: cambia Nome del pacchetto, Totale, Data di scadenza e Nota interna. Il totale non può essere inferiore ai crediti già utilizzati. Una data di scadenza vuota significa validità illimitata.
Tutte le modifiche finiscono nella cronologia della carta.
Cronologia di una carta
In Storia vedi ogni movimento della carta con la data e il saldo prima e dopo: acquisto, prenotazione, rimborso, aggiunta, detrazione, proroga, pausa, ripresa e altro.
Eliminare una carta
Con Elimina carta crediti disattivi una carta in modo definitivo. Indichi un Motivo dell'eliminazione e confermi con Elimina irreversibilmente. I crediti rimasti sulla carta vanno persi e l'azione non si può annullare.
Domande frequenti
Dove gestisco la carta da 10 ingressi di un cliente? Nel profilo del cliente in Manager → Clienti, nella sezione con i crediti. Tocca la carta.
Come regalo dei crediti a un cliente? Con Concedi Crediti manualmente e il tipo di transazione Regalo.
Perché il mio cliente non può usare la carta che ha acquistato? Se sulla carta compare «In attesa della tua conferma», aspetta che tu confermi il pagamento. Tocca Conferma pagamento ricevuto. Se è in pausa o scaduta, lo vedi ugualmente sulla carta.
Il cliente riceve una fattura se gli concedo crediti a mano? Sì, se l'estensione Sistema di fatturazione è attiva, inserisci un importo e lasci attivo Crea fattura. Con Pagamento in sospeso la fattura resta nello stato Aperto finché non confermi il pagamento. Con Invia più tardi, parte solo quando la invii in Manager → Fatture con Invia tramite e-mail.