Iscrivere e gestire i partecipanti
Nel Manager iscrivi tu stesso le persone, per esempio al banco, dopo una telefonata o per i clienti abituali. Questa pagina mostra come funziona l'iscrizione e cosa puoi fare nell'elenco dei partecipanti di una sessione.
Come iscrivo qualcuno velocemente?
La via più rapida è Iscrivere:
- Nel Pannello di controllo tocca Iscrivere in alto.
- Offerta: scegli l'offerta e sotto la sessione.
- Persona: cerca la persona per nome o e-mail e toccala. Se è nuova, la crei come ospite (vedi sotto).
- Pagamento: scegli il metodo di pagamento e controlla il prezzo.
- Tocca Iscrivere.
Il Manager conferma poi «… è stato iscritto.». Con Invia e-mail di conferma (attivo per impostazione predefinita) la persona riceve la stessa conferma di prenotazione di quando prenota da sola.
Altri modi per iscrivere:
- Nella sessione: in basso Aggiungi partecipante. La sessione è già scelta, si prosegue con Persona.
- Nel pannello di controllo, nella scheda con la sessione successiva: Iscrivere.
- Nella scheda del cliente: in basso Aggiungi partecipante. La persona è già preselezionata.
Gli admin possono sempre iscrivere. I trainer hanno bisogno del permesso di aggiungere partecipanti.
Il passaggio Offerta dell'iscrizione
Nel passaggio Offerta cerchi con Cerca offerta … oppure filtri con Tutte, Date fisse, Blocchi e Orari liberi. Ogni scheda mostra la sessione successiva, il prezzo e quanti posti sono liberi. Se tocchi un'offerta, resta solo quella, con le sue sessioni sotto. Con Tutte le offerte torni all'elenco:
- Date fisse: elenco delle prossime sessioni con posti liberi. Le sessioni al completo compaiono con «Completo … · sovraprenotazione possibile».
- Blocchi: elenco dei blocchi. Un blocco in corso riporta l'indicazione «già iniziato».
- Orario libero: calendario con gli orari liberi, se serve con la scelta della durata e del numero di persone. Con il selettore Altro orario, accanto a Orari liberi, assegni anche un orario fuori dalla tua disponibilità. Ciò che è già occupato resta bloccato. Margini e blocchi lì mostrano solo un avviso.
Il passaggio Persona: scegliere un cliente o creare un ospite
Nel passaggio Persona in alto ci sono Prenotati di recente e sotto Tutti i clienti. La ricerca trova nome, e-mail e numero di socio. Chi è già prenotato per questa sessione porta il badge Prenotato e non si può scegliere di nuovo. I clienti con lo stato Inattivo non compaiono nell'elenco.
Iscrivere come nuovo ospite (estensione «Prenotazione ospite»): per una persona senza account inserisci Nome, Cognome ed E-mail, Telefono (facoltativo) è facoltativo. Se l'e-mail appartiene già a un account, il Manager mostra «Questa e-mail appartiene già a … La prenotazione verrà assegnata, non si crea alcun duplicato.». Senza l'estensione in questo punto compare un avviso con il percorso verso il Negozio estensioni.
Il passaggio Pagamento dell'iscrizione
Nel passaggio Pagamento scegli in Metodo di pagamento:
- In loco: incassato sul posto.
- Bonifico/PayPal: pagamento tramite bonifico o PayPal.
- Crediti: scala il credito dall'account della persona. Solo per clienti con account, non per gli ospiti, e solo se l'offerta accetta crediti. Vale anche per un blocco completo, che scala i crediti del blocco. Se non è possibile, la voce indica il motivo, per esempio «non per questa offerta». Come disponibili contano solo i crediti validi per questa offerta. Se un pacchetto vale solo per un'altra categoria o un altro trainer, la voce lo indica, e senza crediti adatti non puoi scegliere i crediti.
Il Prezzo puoi modificarlo. Con 0 la prenotazione è gratuita; se il prezzo è diverso, accanto compare il prezzo standard. Il pagamento online con carta non esiste nell'iscrizione.
Con l'estensione «Sistema di fatturazione», per il pagamento in loco o con bonifico con un importo superiore a 0 viene creata una fattura con stato in sospeso. Se manca l'indirizzo della persona, il Manager chiede in Indirizzo di fatturazione Via e numero, CAP e Città prima che tu possa iscrivere.
Cosa cambia nell'iscrizione rispetto alle prenotazioni dei clienti
Quando iscrivi tu, alcune regole della prenotazione da parte dei clienti non valgono:
- La prenotazione è subito confermata, anche per le offerte che altrimenti funzionano su richiesta.
- Finestra di prenotazione e limite di prenotazione non valgono.
- Puoi iscrivere anche a offerte private.
- Sessioni al completo: il Manager chiede «La sessione è completa (…). Puoi comunque iscrivere, la sessione verrà sovraprenotata.». Con Iscrivere comunque prenoti oltre la capienza. Con gli accompagnatori non è possibile, servono abbastanza posti liberi.
- Già prenotato: se la persona è già prenotata, il Manager segnala «Questa persona è già iscritta qui.».
Blocco, accompagnatori e iscrizione per un'altra persona
Blocchi: se scegli una sessione che appartiene a un blocco, il passaggio Pagamento chiede in Prenota in se prenoti il Blocco completo oppure Solo questa sessione. L'impostazione predefinita è Blocco completo. Il prezzo di una singola sessione è il prezzo del blocco diviso per il numero di sessioni.
Chi partecipa: se nel passaggio Persona tocchi un cliente, sotto compare Chi partecipa. In alto c'è il cliente stesso, già selezionato, sotto le sue persone salvate e Aggiungi persona. Partecipa chi ha la spunta. Il cliente paga e riceve l'e-mail, come indicato sotto l'elenco, e valgono anche i crediti del suo account. Se prenota solo per il figlio, spunta il bambino e togli la spunta al cliente. Se la sessione ha un solo posto, nella scelta libera dell'orario o senza l'estensione «Prenotazione di gruppo», la spunta passa da una persona all'altra quando tocchi; nella scelta libera dell'orario fissi il numero di persone quando scegli l'orario. Con l'estensione puoi spuntare più persone nelle sessioni fisse, tante quanti sono i posti liberi; i posti liberi compaiono accanto al titolo. Se il cliente è già prenotato, spunta le persone da aggiungere alla sua prenotazione; in quel caso non si può pagare con crediti. Per un cliente senza account scegli Un’altra persona e inserisci il nome. Appena partecipa qualcuno che non sia solo il cliente, non c'è il blocco completo.
Più persone indipendenti le iscrivi una dopo l'altra, ciascuna con un passaggio a sé.
L'elenco dei partecipanti di una sessione
Nel calendario tocca una sessione per aprire l'elenco dei partecipanti. In alto vedi quanti posti sono occupati e quanti liberi. L'elenco ha tre schede:
- Confermato: tutte le prenotazioni attive, anche le richieste aperte. Per ogni persona trovi importo, metodo di pagamento, quando ha prenotato e, se hai il permesso di vederli, e-mail e indicazioni sulla salute.
- Lista d'attesa: chi è in attesa, con il pulsante Fai avanzare la persona successiva (estensione «Lista d'attesa»).
- Annullato: le prenotazioni annullate, con l'indicazione di chi ha annullato e l'eventuale messaggio inviato.
Nella scheda Confermato scrivi un'e-mail a tutti i partecipanti con Scrivi a tutti.
Azioni per i singoli partecipanti
Con i tre puntini accanto a una persona trovi:
- Check-In o Annulla il check-in (estensione «Controllo presenze digitale»)
- Apri profilo cliente
- Invia e-mail
- Nota sulla seduta (estensione «Documentazione»)
- Sposta (estensione «Spostamento prenotazione»)
- Annulla prenotazione
Se manca un'estensione, la voce porta alla pagina dell'estensione.
Esportare o stampare l'elenco dei partecipanti
L'elenco dei partecipanti lo esporti nella sessione con il simbolo di condivisione in alto: in Esporta elenco partecipanti scegli Esporta PDF o Esporta CSV.
- Il PDF è un elenco da spuntare con partecipanti, annullati e lista d'attesa, comodo da stampare.
- Il file CSV contiene tra l'altro nome, e-mail, telefono, stato, data di prenotazione, metodo di pagamento e importo.
Domande frequenti
Come iscrivo qualcuno velocemente? Nel pannello di controllo tocca Iscrivere, scegli offerta e sessione, scegli la persona, scegli il metodo di pagamento e tocca Iscrivere.
Posso iscrivere qualcuno senza account cliente? Sì, con l'estensione «Prenotazione ospite» tramite Iscrivere come nuovo ospite. Ti servono nome, cognome ed e-mail.
Posso sovraprenotare una sessione al completo? Sì. Durante l'iscrizione il Manager te lo chiede, con Iscrivere comunque prenoti oltre la capienza.
Posso iscrivere qualcuno gratuitamente? Sì. Nel passaggio Pagamento imposta il Prezzo a 0.
Dove vedo chi partecipa a una sessione? Nella sessione, nella scheda Confermato. Per aprirla tocca la sessione nel calendario.
Posso stampare l'elenco dei partecipanti? Sì. Nella sessione scegli Esporta PDF con il simbolo di condivisione.