FAQ o rezerwacjach
Odpowiedzi na najczęstsze pytania o rezerwacje, anulowania i e-maile do twoich klientów.
Pytania o rezerwowanie przez klientów
Jak klienci u mnie rezerwują? Na twojej stronie rezerwacji, w aplikacji dla klientów, w strefie klienta w przeglądarce albo przez widżety na twojej własnej stronie internetowej. Zobacz Gdzie klienci mogą rezerwować?.
Czy klient może dwa razy zarezerwować ten sam termin? Nie. Jedno konto klienta może zarezerwować każdy termin tylko raz. Klient widzi wtedy „Ten termin masz już zarezerwowany”. Kolejne osoby rezerwuje z dodatkiem „Rezerwacja grupowa” jako osoby towarzyszące w tej samej rezerwacji.
Czy klient może zarezerwować dwa terminy, które nakładają się w czasie? Tak. Bookicorn nie sprawdza, czy terminy klienta się nakładają.
Czy klient może zarezerwować dla innej osoby, na przykład dla swojego dziecka? Tak, z dodatkiem „Rezerwacja grupowa”. Przy rezerwacji zaznacza pole Rezerwuję dla kogoś innego i wpisuje, kto uczestniczy. Płatność i potwierdzenie zostają po jego stronie.
Czy mogę ograniczyć, jak często klient rezerwuje w tygodniu? Nie. Nie ma limitu rezerwacji na klienta.
Czy klienci mogą rezerwować bez konta? Tak, z dodatkiem „Rezerwacja gościnna” przy ofertach, które dopuszczają rezerwację gościnną. Zobacz Rezerwacja gościnna.
Dlaczego klient nie może zarezerwować?
Najczęstsze powody, każdy z tym, co widzi klient:
- Termin jest pełny: „Wyprzedane” (w aplikacji dla klientów „Brak miejsc”). Z dodatkiem „Lista oczekujących” klient może zapisać się na listę oczekujących.
- Okno rezerwacji jeszcze się nie otworzyło: „Rezerwacja otworzy się …”. Oferta ma włączone Ogranicz okno rezerwacji.
- Osiągnięto blokadę rezerwacji: „Rezerwacje zamknięte”. Oferta ma włączone Aktywuj blokadę rezerwacji.
- Termin jest w przeszłości.
- Za mało środków: klient nie ma wystarczającej liczby kredytów.
- Klient jest już zapisany.
- Rezerwacja jako gość niemożliwa: studio albo oferta nie dopuszcza rezerwacji gościnnej albo oferta przyjmuje tylko kredyty.
- Oferta jest prywatna: prywatne oferty nie są widoczne na stronie rezerwacji i klienci nie mogą ich rezerwować.
- Brak metody płatności: „Rezerwacja obecnie niemożliwa”, jeśli dla oferty nie skonfigurowano żadnej dostępnej metody płatności.
- Studio nie przyjmuje nowych klientów, bo osiągnięto limit klientów w planie.
- Strona rezerwacji nie jest publiczna: odwiedzający widzą wtedy stronę zastępczą.
Pytania o zasady rezerwacji
Gdzie ustawię, jak wcześnie i jak późno klienci mogą rezerwować? W ofercie w sekcji Zasady rezerwacji opcjami Ogranicz okno rezerwacji i Aktywuj blokadę rezerwacji. Przy rezerwacji liczy się to, co ustawiono w ofercie. Zobacz Tworzenie oferty.
Czy zasady rezerwacji obowiązują też wtedy, gdy samodzielnie kogoś zapisuję? Nie. Przy zapisywaniu w Managerze okno rezerwacji, blokada rezerwacji i limit miejsc nie obowiązują, a rezerwacja jest od razu potwierdzona.
Czy mogę ukryć, ile jest wolnych miejsc? Tak, w Manager → Ustawienia → Rezerwacje i Kredyty w Wyświetlanie obłożenia. Zobacz Ustawienia: Rezerwacje.
Które rezerwacje liczą się do obłożenia? Potwierdzone rezerwacje i otwarte zapytania. Każda osoba towarzysząca liczy się jako osobne miejsce. Anulowane rezerwacje i osoby oczekujące się nie liczą.
Pytania o anulowanie
Do kiedy klienci mogą anulować? Do końca terminu anulowania, który ustawiasz dla każdej oferty w Zasady rezerwacji. Bez terminu anulowania mogą to zrobić aż do rozpoczęcia terminu. Zobacz Termin anulowania i anulowanie przez klientów.
Co się dzieje po upływie terminu anulowania? Klienci nie mogą już sami anulować. Kontaktują się z tobą, a ty anulujesz w Managerze.
Czy przy anulowaniu kredyty wracają automatycznie? Tak, wykorzystane kredyty zawsze wracają automatycznie, przy anulowaniu przez klienta w terminie i przy każdym anulowaniu przez ciebie.
Czy jako studio mogę anulować za klientów? Tak, w każdej chwili, także po upływie terminu. W terminie przy danej osobie Anuluj rezerwację albo w Manager → Rezerwacje przyciskiem Anuluj. Zobacz Anulowanie rezerwacji.
Czy mogę przenieść rezerwację na inny termin? Tak, z dodatkiem „Zmiana terminu”. Zobacz Zmiana terminu.
Pytania o odwołane zajęcia
Jak odwołać termin? W terminie w Więcej przyciskiem Odwołaj, a potem Odwołaj termin. Zobacz Urlop, odwołane zajęcia i odwoływanie terminów.
Co dostają uczestnicy, gdy zajęcia zostają odwołane? Ich rezerwacje są anulowane i w pełni zwracane: kredyty oraz płatności Stripe i PayPal automatycznie, a płatności gotówką albo przelewem zwracasz samodzielnie. Z opcją Wyślij e-mail o odwołaniu do uczestników dostają e-mail.
Czy mogę przywrócić odwołany termin? Tak, przyciskiem Reaktywuj w terminie. Anulowane rezerwacje pozostają jednak anulowane.
Pytania o listę oczekujących
Czy osoby z listy oczekujących wskakują automatycznie? Tak, z dodatkiem „Lista oczekujących”, gdy tylko zwolni się miejsce, a termin jeszcze się nie rozpoczął. Zobacz Lista oczekujących.
Czy kredyty są pobierane, gdy ktoś zapisuje się na listę oczekujących? Tak, są rezerwowane. Jeśli osoba nie wskoczy na miejsce, po terminie automatycznie wracają.
Pytania o e-maile do klientów
Jakie e-maile dostają klienci w związku z rezerwacją?
- Potwierdzenie rezerwacji przy każdej potwierdzonej rezerwacji, także gdy potwierdzasz zapytanie
- Zapytanie o rezerwację przy ofertach, które najpierw potwierdzasz
- Rezerwacja odrzucona, gdy odrzucasz albo upływa termin na odpowiedź na zapytanie
- Anulowanie przy anulowaniu, w skrzynce z tematem „Potwierdzenie anulowania”
- Termin przeniesiony, gdy zmieniasz datę albo godzinę
- mail o odwołaniu, gdy odwołujesz termin, w skrzynce z tematem „Zajęcia odwołane”
- Potwierdzenie zmiany terminu przy zmianie terminu
- maile dotyczące listy oczekujących przy zapisaniu, wypisaniu i wskoczeniu na miejsce
- przy ofertach z zasobami albo wydaniem szablony z Rezerwacje i Wydanie i zwrot, zobacz Szablony e-mail
Czy klienci dostają przypomnienie przed terminem? Tylko jeśli je włączysz: w Manager → Ustawienia → Rezerwacje w Przypomnienie o zajęciach opcją Wysyłaj przypomnienie i Godzin przed rozpoczęciem (od 1 do 72). Przypomnienie przychodzi jako wiadomość w aplikacji i e-mailem, raz na rezerwację. Domyślnie jest wyłączone.
Czy mój klient dostaje informację, gdy odrzucę prośbę? Tak, e-mailem w jego języku i jako powiadomienie w aplikacji klienta. Jeśli wpiszesz powód, pojawi się w nich. Przy rezerwacjach zasobów e-mail nazywa się Prośba odrzucona, w innych przypadkach Rezerwacja odrzucona. Jeśli klient sam wycofa swoją prośbę, nie dostaje odmowy.
Czy mogę dostosować teksty e-maili? Teksty prowadzi Bookicorn, dopasowują się one do języka każdego odbiorcy. Samodzielnie ustalasz w Manager → Ustawienia → Szablony e-mail w ustawieniach globalnych nadawcę, adres do odpowiedzi, logo oraz nagłówek i stopkę.
Czy mogę wyłączyć pojedyncze e-maile? Nie ogólnie. Przy zapisywaniu, anulowaniu i odwoływaniu terminu możesz wyłączyć mail dla tej jednej czynności.
Klient nie dostał e-maila. Co mogę sprawdzić? Sprawdź w karcie klienta, czy adres e-mail jest poprawny, i czy przy zapisywaniu, anulowaniu albo odwołaniu mail nie był wyłączony. Przypomnienie o terminie przychodzi tylko wtedy, gdy je włączysz.
Pytania o limit rezerwacji
Czy rezerwacja grupowa liczy się jako jedna, czy jako kilka rezerwacji? Jako kilka. Każda osoba towarzysząca liczy się jako osobna rezerwacja.
Czy bezpłatne rezerwacje się liczą? Tak. Liczy się każda nieanulowana rezerwacja na termin, nawet jeśli nic nie kosztuje.
Czy anulowane rezerwacje się liczą? Nie. Jak dokładnie liczony jest limit, opisuje Progi cenowe i wolumen rezerwacji.