Zarządzanie kredytami klienta
Kartami środków pojedynczego klienta zarządzasz w jego profilu klienta. Tam ręcznie przyznajesz kredyty, poprawiasz karty i potwierdzasz płatności.
Otwieranie kart klienta
- Otwórz Manager → Klienci i stuknij klienta.
- Otwórz sekcję z kredytami. Nosi ona nazwę twojej jednostki, na przykład Kredyty.
Są tam wszystkie karty środków klienta. Gdy stukniesz kartę, na górze zobaczysz Dostępne, Razem i Wykorzystane, a do tego numer rezerwacji, datę wygaśnięcia i wartość jednego kredytu. Poniżej są akcje dla tej karty.
Ręczne przyznawanie kredytów
Nową kartą dopisujesz klientowi kredyty, na przykład jako prezent, jako gest dobrej woli albo za płatność, którą otrzymano poza Bookicorn.
- Stuknij w sekcji z kredytami Przyznaj Kredyty ręcznie.
- W Szablon pakietu wybierz jeden ze swoich pakietów albo Niestandardowy. Szablon przejmuje nazwę, kredyty i cenę.
- Wpisz Kredyty razem oraz, jeśli część została już wykorzystana, Dostępne Kredyty.
- Podaj Nazwa pakietu.
- Wybierz Typ transakcji: Płatność, Ręczne dopisanie środków, Gest dobrej woli, Akcja promocyjna, Prezent albo Zwrot. Przy płatności wpisujesz Cena, a przy pozostałych Wartość Kredyty na potrzeby swoich zestawień. Przy prezencie i akcji promocyjnej Bookicorn ustawia wartość na 0.
- W Start i wygaśnięcie ustaw Typ startu i Typ wygaśnięcia: Nigdy, Stała data, Od zakupu albo Od startu.
- Opcjonalnie: Notatka wewnętrzna.
- Stuknij Przyznaj Kredyty.
Z dodatkiem System faktur przy Płatność i Ręczne dopisanie środków z kwotą pojawia się przełącznik Utwórz fakturę, domyślnie włączony. W Wystawca faktur wybierasz, kto wystawia fakturę, Automatycznie bierze twojego domyślnego wystawcę. Przy Już opłacone karta jest od razu do użycia, a klient dostaje potwierdzenie płatności z fakturą. Przy Płatność wciąż otwarta dostaje instrukcję płatności z twoimi danymi bankowymi i fakturą, a karta pozostaje zablokowana, dopóki nie stukniesz Oznacz jako zapłacone w Manager → Transakcje. Bez faktury klient dostaje e-mail o dopisanych kredytach, a karta jest od razu do użycia.
W Status płatności wybierasz Już opłacone albo Płatność wciąż otwarta, a w Wyślij fakturę Wyślij teraz albo Wyślij później. Nic nie jest wybrane z góry, oba wybory są obowiązkowe. Przy Wyślij później Bookicorn tylko tworzy fakturę i jej nie wysyła, na przykład gdy przyznajesz kredyty przedszkolu albo szkole na długo przed startem kursu. Klient dostaje wtedy tylko e-mail o dopisanych kredytach, a przy Już opłacone potwierdzenie płatności, w obu przypadkach bez faktury. Przy Płatność wciąż otwarta karta i tak jest od razu do użycia. Fakturę znajdziesz w Manager → Faktury: tam zmienisz termin płatności i pozycje i wyślesz ją przyciskiem Wyślij e-mailem, kiedy zechcesz. Gdy pieniądze dotrą, stuknij w fakturze Oznacz jako zapłaconą, a klient dostanie potwierdzenie płatności.
Dodawanie albo odejmowanie kredytów
Aby poprawić istniejącą kartę:
- Dodaj Kredyty: wpisz liczbę i Powód dodania. Kredyty zostają dodane do karty i są od razu dostępne. Klient dostaje powiadomienie.
- Odejmij Kredyty: wpisz liczbę i Powód odjęcia. Możesz odjąć najwyżej tyle, ile jest jeszcze dostępne. Karta pozostaje aktywna.
Powód jest w obu przypadkach obowiązkowy i jest potem widoczny w historii karty.
Potwierdzanie płatności za kartę
Jeśli klient kupił kartę z płatnością na miejscu albo przelewem, na górze widnieje „Czeka na twoje potwierdzenie”. Do tego czasu karta jest zablokowana i klient nie może z niej niczego zarezerwować.
Gdy pieniądze dotrą, stuknij Potwierdź wpłatę. Z karty można od razu korzystać. Jeśli masz standardowego wystawcę faktur, Bookicorn tworzy fakturę i wysyła ją klientowi.
Wstrzymywanie i wznawianie karty
Przez Wstrzymaj Karta środków zawieszasz kartę, na przykład na czas choroby. Akcja ma w nazwie twoje określenie karty.
- Wstrzymaj natychmiast albo Zaplanuj okres z Wstrzymaj od i Wstrzymaj do
- Powód wstrzymania jest obowiązkowy
W czasie pauzy klient nie może niczego zarezerwować z tej karty. Przyciskiem Zakończ pauzę kończysz ją samodzielnie, a wtedy Bookicorn przedłuża datę wygaśnięcia o dni pauzy. Gdy kończy się zaplanowany okres, Bookicorn kończy pauzę automatycznie, bez przedłużania daty wygaśnięcia. Więcej w Ważność i wygaśnięcie.
Przedłużanie ważności i edycja karty
- Przedłuż ważność: o Okres ważności w dniach, tygodniach albo miesiącach od dotychczasowej daty wygaśnięcia albo na Stała data. Powód przedłużenia jest obowiązkowy.
- Edytuj kartę środków: zmień Nazwa pakietu, Razem, Data wygaśnięcia i Notatka wewnętrzna. Wartość Razem nie może być mniejsza niż już wykorzystane kredyty. Pusta data wygaśnięcia oznacza nieograniczoną ważność.
Wszystkie zmiany trafiają do historii karty.
Historia karty
W Historia widzisz każdy ruch na karcie z datą i stanem przed i po: zakup, rezerwacja, zwrot, dodanie, odjęcie, przedłużenie, wstrzymanie, wznowienie i inne.
Usuwanie karty
Przez Usuń kartę środków trwale dezaktywujesz kartę. Podajesz Powód usunięcia i potwierdzasz przyciskiem Usuń nieodwracalnie. Pozostałe kredyty z karty przepadają, a tej czynności nie można cofnąć.
Najczęstsze pytania
Gdzie zarządzam karnetem na 10 wejść klienta? W profilu klienta w Manager → Klienci, w sekcji z kredytami. Stuknij kartę.
Jak podarować klientowi kredyty? Przez Przyznaj Kredyty ręcznie z typem transakcji Prezent.
Dlaczego mój klient nie może korzystać z kupionej karty? Jeśli przy karcie widnieje „Czeka na twoje potwierdzenie”, karta czeka na twoje potwierdzenie płatności. Stuknij Potwierdź wpłatę. Jeśli jest wstrzymana albo wygasła, również zobaczysz to przy karcie.
Czy klient dostanie fakturę, gdy ręcznie przyznam kredyty? Tak, jeśli dodatek System faktur jest aktywny, wpiszesz kwotę i zostawisz włączone Utwórz fakturę. Przy Płatność wciąż otwarta faktura pozostaje Otwarta, dopóki nie potwierdzisz płatności. Przy Wyślij później faktura wychodzi dopiero wtedy, gdy wyślesz ją w Manager → Faktury przyciskiem Wyślij e-mailem.