Faktury
Z dodatkiem System faktur Bookicorn tworzy faktury dla twoich klientów i wysyła je e-mailem. Ta strona wyjaśnia, przy jakich zakupach powstaje faktura, jak skonfigurować wystawcę faktur i jak zarządzać fakturami w Managerze.
Nie chodzi tu o faktury, które dostajesz od Bookicorn za swój plan. Te znajdziesz w Ustawienia → Plan i rozliczenia.
Warunki wystawiania faktur
Aby Bookicorn tworzył faktury, potrzebujesz dwóch rzeczy:
- Dodatku System faktur. Aktywujesz go w Sklep z dodatkami. Dopiero wtedy w Managerze pojawia się pozycja menu Faktury.
- Aktywnego domyślnego wystawcy faktur w Manager → Faktury → Wystawcy faktur. Bez niego faktura nie powstaje.
Przy jakich zakupach powstaje faktura
| Operacja | Faktura | Kiedy |
|---|---|---|
| Rezerwacja z ceną, opłacona przez Stripe albo PayPal | Tak | Przy rezerwacji, jako załącznik do potwierdzenia rezerwacji |
| Rezerwacja z ceną i Płatność na miejscu albo przelewem | Tak | Przy rezerwacji, ze statusem Otwarta do potwierdzenia płatności |
| Rezerwacja opłacana kredytami | Nie | Faktura należy do zakupu karty środków |
| Rezerwacja w całości pokryta bonem | Nie | |
| Bezpłatna rezerwacja | Nie | |
| Zakup karty środków przez Stripe albo PayPal | Tak | Przy zakupie |
| Zakup karty środków z płatnością na miejscu albo przelewem | Tak | Gdy tylko potwierdzisz wpływ płatności |
| Okres abonamentu na środki z płatnością na miejscu albo przelewem | Tak | Gdy tylko potwierdzisz płatność za okres |
| Abonament na środki przez Stripe albo PayPal | Nie | Bookicorn obecnie nie tworzy dla niego faktury |
| Zakup bonu podarunkowego | Tak | Przy zakupie |
| Kredyty z kwotą przyznane ręcznie w Managerze | Tak, jeśli Utwórz fakturę jest włączone | Przy przyznaniu, przy Płatność wciąż otwarta ze statusem Otwarta |
Faktura powstaje więc nie tylko przy Stripe. Także zakupy z płatnością na miejscu, przelewem i przez PayPal dostają fakturę, gdy tylko skonfigurowany jest system faktur i wystawca faktur.
Przy rezerwacjach z systemem faktur Bookicorn potrzebuje adresu klienta. Jeśli go brakuje, okno rezerwacji o niego pyta.
Logo na fakturze
Na fakturze jest logo twojego studia. Zapisujesz je w Manager → Ustawienia → Ogólne w sekcji Branding Studia przez Prześlij logo (JPG, PNG albo SVG, maksymalnie 2 MB).
U wystawcy faktur możesz dodatkowo przesłać własne Logo. Faktury do rezerwacji mają wtedy logo tego wystawcy faktur. Jeśli wystawca faktur nie ma własnego logo, widnieje tam logo studia.
Konfiguracja wystawcy faktur
Wystawca faktur to nadawca twoich faktur z adresem, danymi podatkowymi i danymi bankowymi.
- Otwórz Manager → Faktury → Wystawcy faktur: app.bookicorn.net/rechnungssteller.
- Stuknij Dodaj wystawcę faktur.
- Wypełnij sekcje:
- Dane podstawowe: nazwa (obowiązkowa), firma, e-mail, telefon, strona internetowa, logo
- Adres: ulica, kod pocztowy i miejscowość są obowiązkowe, do tego numer domu i kraj
- Informacje podatkowe: numer podatkowy albo numer VAT UE (jeden z nich jest obowiązkowy, z wyjątkiem małych przedsiębiorców), stawka VAT w procentach
- Dane bankowe: IBAN, BIC, bank, właściciel konta
- Ustawienia faktur: prefiks numeru faktury (obowiązkowy), łączniki w numerze, następny numer, Ustaw jako domyślnego wystawcę faktur
- Zapisz.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców, włącz Zastosuj regulację dla małych przedsiębiorców (bez VAT). Wtedy faktura nie wykazuje VAT i zawiera standardową adnotację dla twojego kraju. Własne brzmienie wpisujesz w Adnotacja na fakturze tylko wtedy, gdy twoje prawo podatkowe wymaga innego.
Jeśli wystawiasz faktury bez VAT, nie będąc małym przedsiębiorcą, na przykład firmom z innych krajów UE, ustaw Stawka VAT (%) na 0 i wybierz w Powód 0 % VAT Odwrotne obciążenie albo Zwolnione z VAT. Powód pojawia się wtedy na fakturze i w e-fakturze. Przy odwrotnym obciążeniu na fakturze widnieje twój numer VAT UE i numer twojego klienta; numer klienta wpisujesz w karcie klienta w Edytuj. W Własna adnotacja na fakturze zastępujesz tekst standardowy, na przykład podstawą prawną usługi zwolnionej.
Wystawcy faktur, który ma już faktury, nie możesz usunąć.
Numery faktur
Numer faktury składa się z prefiksu, roku, miesiąca i czterocyfrowego numeru kolejnego, na przykład RE-2026-09-0001. Przełącznikiem Łączniki w numerze decydujesz, czy części są połączone łącznikami. Pod prefiksem Manager pokazuje podgląd twojego następnego numeru faktury.
Numer kolejny liczy się dalej przez kolejne miesiące i w każdym nowym roku zaczyna się znowu od 1. Faktury korygujące dostają własny numer z tej samej serii.
Faktury dla ofert z innym wystawcą faktur
W ofercie w Rozliczenie wybierasz Wystawca faktur dla tej oferty:
- Automatycznie: samozatrudniony trener z własnym wystawcą faktur rozlicza się sam, a w przeciwnym razie obowiązuje twój domyślny wystawca.
- Określony wystawca faktur: wystawia wszystkie faktury dla tej oferty. Udział nie jest wtedy wypłacany przez Bookicorn.
Wygląd i teksty faktury
W Manager → Faktury → Ustawienia projektujesz swoje faktury: app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.
- Design: Kolor akcentu dla pasków, nagłówka i wyróżnień
- Logo: odnośnik do logo studia w ustawieniach ogólnych
- Teksty: Tekst nagłówka nad pozycjami, Tekst stopki na końcu, Tekst na fakturach korygujących, a do tego Tekst terminu płatności, Domyślny termin płatności w dniach i Licz termin płatności od daty faktury albo daty wykonania usługi
- Wyświetlanie: czy na fakturze są numer telefonu, adres e-mail, strona internetowa, numer podatkowy i numer VAT UE
Podgląd od razu pokazuje, jak wygląda faktura, także jako faktura korygująca. W Wyślij testową fakturę wpisujesz adres e-mail i przyciskiem Wyślij e-mail testowy wysyłasz tam testową fakturę.
Kopie dla twojej księgowości
U wystawcy faktur w Odbiorcy kopii faktur dodajesz adresy e-mail, na przykład swojego doradcy podatkowego. Te adresy dostają każdą fakturę i każdą fakturę korygującą tego wystawcy faktur jako osobny mail z PDF.
Z opcją Dotyczy także faktur trenerów twoja księgowość dostaje też faktury, które samozatrudnieni trenerzy wystawiają we własnym imieniu.
Zarządzanie fakturami w Managerze
W Manager → Faktury są wszystkie faktury z klientem, numerem faktury, datą faktury, statusem i kwotą łączną: app.bookicorn.net/rechnungen. Na górze widzisz przychód, otwarte i przeterminowane faktury. Możesz filtrować według statusu i wyszukiwać.
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Otwarta | Płatność nie została jeszcze potwierdzona. |
| Zapłacona | Opłacona online albo płatność została potwierdzona. |
| Przeterminowana | Otwarta, a termin płatności minął. |
| Anulowana | Faktura została anulowana. |
| Faktura korygująca | Faktura przeciwna do anulowanej faktury. |
Gdy stukniesz fakturę, możesz:
- Pokaż fakturę: obejrzeć PDF
- Wyślij e-mailem: wysłać fakturę jako PDF do klienta, dopóki nie jest anulowana. PDF zawsze pokazuje aktualny stan, także twoje zmiany. Tak samo możesz później wysłać fakturę korygującą, na przykład gdy przy anulowaniu wybrałeś Anuluj bez e-maila.
- Oznacz jako zapłaconą: przy otwartych fakturach do rezerwacji i do kart środków, których płatność jest wciąż otwarta. Klient dostaje wtedy potwierdzenie płatności.
- Anuluj na dole po lewej: utworzyć fakturę korygującą. Jeśli faktura ma adres e-mail, wybierasz Anuluj i powiadom klienta, wtedy faktura korygująca trafia także do klienta, albo Anuluj bez e-maila.
- zmienić i zapisać klienta, datę faktury, termin płatności, datę wykonania usługi i pozycje, dopóki faktura nie jest anulowana
Faktury korygujące
Faktura korygująca powstaje:
- gdy anulujesz fakturę w Managerze przyciskiem Anuluj
- automatycznie, gdy zostaje anulowana rezerwacja, do której jest faktura
Faktura korygująca odwołuje się do faktury pierwotnej i pokazuje kwoty ze znakiem minus.
Tworzenie własnych faktur
Możesz też tworzyć faktury, które nie należą do żadnej rezerwacji:
- Otwórz Manager → Faktury i stuknij Utwórz fakturę.
- Wybierz Wystawca faktur.
- W Klient wybierz istniejącego klienta albo Nowy klient i wpisz imię i nazwisko, firmę, e-mail i adres. U klienta firmowego faktura przejmuje firmę i osobę kontaktową z jego profilu.
- W Pozycje dodaj opis, ilość i cenę jednostkową. Przez Dodaj pozycję dodajesz kolejne.
- Opcjonalnie: Uwagi dla klienta.
- Stuknij Utwórz fakturę.
Datą faktury jest dzień utworzenia, a termin płatności zależy od twojego domyślnego terminu płatności. Faktura jest wysyłana dopiero wtedy, gdy ją otworzysz i stukniesz Wyślij e-mailem. Oznacz jako zapłaconą jest dostępne tylko przy fakturach do rezerwacji i kart środków.
Najczęstsze pytania
Czy faktury są tworzone przy każdym zakupie, czy tylko przy Stripe? Nie tylko przy Stripe. Z systemem faktur i domyślnym wystawcą faktur fakturę dostają także zakupy przez PayPal, z płatnością na miejscu i przelewem. Wyjątkami są rezerwacje opłacone kredytami albo w całości bonem, bezpłatne rezerwacje, ręcznie przyznane kredyty bez kwoty albo z wyłączonym Utwórz fakturę i abonamenty na środki przez Stripe albo PayPal.
Jak umieścić moje logo na fakturze? Prześlij logo w Ustawienia → Ogólne przez Prześlij logo. Jeśli twój wystawca faktur ma własne logo, na fakturach do rezerwacji widnieje to logo.
Dlaczego mój klient nie dostaje faktury? Sprawdź, czy dodatek System faktur jest aktywny i czy w Wystawcy faktur wpisany jest aktywny domyślny wystawca faktur. Przy rezerwacji opłaconej kredytami nie powstaje osobna faktura.
Czy mogę później zmienić fakturę? Tak, dopóki nie jest anulowana. Otwórz ją w Faktury, zmień dane i zapisz.
Gdzie znajdę faktury za mój plan Bookicorn? W Ustawienia → Plan i rozliczenia w zakładce Faktury.