Urlop, odwołane zajęcia i odwoływanie terminów
Gdy termin się nie odbędzie, wyjeżdżasz na urlop albo ktoś przejmuje zajęcia w zastępstwie, Manager ma na każdą z tych sytuacji osobną drogę. Ta strona wyjaśnia, która droga do czego służy i co dostają przy tym twoi uczestnicy.
Odwołanie pojedynczego terminu
Pojedynczy termin odwołujesz w samym terminie:
- Stuknij termin w kalendarzu.
- Otwórz na górze Więcej i wybierz Odwołaj.
- Sprawdź w Zwrot, co dostanie z powrotem każda osoba.
- Zostaw włączone Wyślij e-mail o odwołaniu do uczestników, jeśli uczestnicy mają dostać maila. To ustawienie domyślne.
- W razie potrzeby wpisz Powód anulowania (opcjonalnie). Pojawi się on wtedy w mailu.
- Stuknij Odwołaj termin.
Możesz odwołać także termin bez rezerwacji. Termin pozostaje potem w kalendarzu z oznaczeniem Odwołane.
Administratorzy mogą zawsze odwoływać terminy, trenerzy tylko z odpowiednim uprawnieniem.
Co dostają uczestnicy przy odwołaniu terminu
Przy odwołaniu Bookicorn anuluje wszystkie potwierdzone i otwarte rezerwacje tego terminu i zwraca je w całości:
| Zapłacono przez | Co się dzieje |
|---|---|
| Kredyty | Wykorzystane kredyty automatycznie wracają na konto. |
| Stripe | Płatność automatycznie wraca do klienta. Opłaty za płatność Stripe przy tym nie zwraca. |
| PayPal | Płatność zostaje automatycznie zwrócona. |
| Płatność na miejscu albo przelew, już opłacone | Pieniądze nie wracają automatycznie. W Powiadomienia dostajesz informację „Wymagany ręczny zwrot” i zwracasz kwotę samodzielnie. |
| Jeszcze nieopłacone | Nie ma czego zwracać. |
Przy włączonym mailu o odwołaniu każda osoba dostaje e-mail „Zajęcia odwołane” z powodem i zdaniem o swoim zwrocie, na przykład o tym, że kredyty zostały zwrócone. Goście bez konta dostają maila na podany adres. Jeśli do rezerwacji była wystawiona faktura, Bookicorn automatycznie tworzy fakturę korygującą i dołącza ją do maila.
Osoby z listy oczekujących tego terminu dostają powiadomienie, że termin został odwołany.
Ty i trener tego terminu dostajecie komunikat o odwołaniu.
Ponowne aktywowanie odwołanego terminu
Odwołany termin przywracasz w terminie w Więcej przyciskiem Reaktywuj. Termin można potem znowu rezerwować. Rezerwacje anulowane przy odwołaniu pozostają anulowane i nie jest wysyłany żaden mail. Daj więc samodzielnie znać uczestnikom, że mogą zarezerwować ponownie.
Odwołanie terminu z bloku
Pojedynczy termin z bloku odwołujesz dokładnie tak samo. Anulowany zostaje wtedy tylko udział w tym jednym terminie. Nie ma przy tym zwrotu, bo blok został opłacony w całości. Więcej o blokach w Kursy blokowe.
Odwołanie całej serii terminów
Jeśli nie odbędzie się cała seria, odwołujesz wszystkie nadchodzące terminy naraz:
- Otwórz ofertę w Manager → Oferty.
- Otwórz sekcję Terminy serii i stuknij Zarządzaj terminami serii.
- Wybierz przy serii Odwołaj serię.
Każdy nadchodzący termin serii zostaje przy tym odwołany tak jak pojedynczy termin: rezerwacje są anulowane i zwracane, a uczestnicy zawsze dostają mail o odwołaniu.
Usuń serię nie służy do tego: przy zarezerwowanej serii tylko ustawia terminy jako odwołane, ale nie anuluje rezerwacji i niczego nie zwraca.
Wpisywanie urlopu albo dni zamknięcia
W Managerze nie ma urlopu dla całego studia, który odwoływałby naraz wszystkie terminy. Zależnie od rodzaju oferty postępujesz tak:
Oferty ze stałymi terminami: odwołaj terminy w okresie urlopu pojedynczo, tak jak opisano wyżej. Nowe serie najlepiej twórz dopiero po urlopie. Przy bloku terminów możesz przy tworzeniu wykluczyć pojedyncze dni.
Oferty z dowolnym wyborem terminu: wpisz urlop w profilu dostępności w Zamknięte przez Dodaj okres. W tym okresie nie ma godzin do zarezerwowania. Już zarezerwowane terminy pozostają, te odwołujesz pojedynczo. Więcej w Dowolny wybór terminu.
Blokowanie studia, sal i zasobów: na stronie Blokady i obłożenie (app.bookicorn.net/raumplan) przez Utwórz blokadę tworzysz blokadę z powodem Urlop i w Co blokujesz? wybierasz Cała lokalizacja, Sala albo Zasób. Lokalizacja i sala wymagają dodatku „Zarządzanie obłożeniem”, zasoby dodatku „Zasoby”. Blokada działa tak:
- W zablokowanym czasie Bookicorn nie oferuje godzin z dowolnym wyborem terminu ani zasobów.
- Istniejące terminy o stałych godzinach nie są odwoływane i nadal można je rezerwować. Odwołaj je w terminie. Przy tworzeniu albo edycji terminu Manager pokazuje tylko informację o blokadzie.
Więcej w Zarządzanie obłożeniem.
Zastępstwo, gdy trener nie może prowadzić zajęć
Jeśli ktoś przejmuje termin w zastępstwie, wpisujesz to w terminie:
- Otwórz termin i w Więcej wybierz Edytuj.
- Przy polu Trener włącz własne ustawienie i wybierz osobę zastępującą.
- Stuknij Zapisz.
Dotyczy to tylko tego jednego terminu. Klienci ani osoba zastępująca nie dostają automatycznej wiadomości. Jeśli chcesz poinformować uczestników, użyj w terminie Napisz do wszystkich.
Nie ma nieobecności trenera, która automatycznie blokowałaby albo rozdzielała jego terminy. Godziny w zakładce Dostępność trenera nie są brane pod uwagę przy rezerwacji.
Przesunięcie terminu zamiast odwołania
Jeśli termin odbędzie się o innej porze, przesuwasz go zamiast odwoływać: w terminie w Więcej → Edytuj zmieniasz datę i godzinę. Wszyscy uczestnicy z potwierdzoną albo otwartą rezerwacją dostają e-mail „Termin przeniesiony” ze starą i nową godziną. Ich rezerwacja pozostaje ważna. Szczegóły w Tworzenie i edycja terminów.
Dezaktywacja oferty nie jest odwołaniem
Jeśli dezaktywujesz całą ofertę, wszystkie jej terminy zostają ustawione jako odwołane. Rezerwacje pozostają jednak ważne i nie są zwracane. Gdy zarezerwowane terminy się nie odbędą, odwołuj je więc zawsze przez Odwołaj.
Najczęstsze pytania
Jak wpisać urlop? Przy dowolnym wyborze terminu w profilu dostępności w Zamknięte. Przy stałych terminach odwołujesz terminy w czasie urlopu pojedynczo. Blokadą z powodem Urlop w Blokady i obłożenie blokujesz dodatkowo lokalizacje, sale albo zasoby, ale dotyczy to tylko dowolnego wyboru terminu i zasobów.
Czy moi klienci dostaną zwrot pieniędzy, gdy odwołam termin? Tak. Kredyty oraz płatności Stripe i PayPal są zwracane automatycznie. Przy płatności na miejscu albo przelewie zwracasz pieniądze samodzielnie, a Bookicorn ci o tym przypomina.
Czy uczestnicy dostaną maila? Tak, jeśli włączone jest Wyślij e-mail o odwołaniu do uczestników. To ustawienie domyślne.
Czy mogę cofnąć odwołanie? Termin tak, przez Reaktywuj. Anulowane rezerwacje pozostają jednak anulowane, a uczestnicy muszą zarezerwować ponownie.
Mój trener jest chory. Jak wpisać zastępstwo? W terminie w Więcej → Edytuj przy polu Trener wybierz osobę zastępującą. Uczestnicy nie dostają przy tym wiadomości, w razie potrzeby napisz do nich przez Napisz do wszystkich.
Czy mogę odwołać naraz wszystkie terminy w danym okresie? Nie. Możesz odwoływać pojedyncze terminy albo całą serię przez Odwołaj serię.