Dodawanie klientów
Większość klientów trafia do ciebie sama: rejestrują się na twojej stronie rezerwacji albo w aplikacji dla klientów i rezerwują. Możesz jednak też samodzielnie dodawać klientów w Managerze, na przykład stałych klientów, których chcesz przenieść do systemu.
Jak ręcznie dodać klienta?
Klienta dodajesz w Managerze w Klienci (app.bookicorn.net/kunden).
- Otwórz Manager → Klienci.
- Stuknij Utwórz klienta. Na telefonie to ikona w prawym górnym rogu. Możesz też na panelu użyć znaku plusa Dodaj, a potem Utwórz klienta.
- W Dane osobowe wypełnij Imię, Nazwisko i E-mail. Telefon i Data urodzenia są opcjonalne. Dla firmy, przedszkola lub szkoły wpisz dodatkowo Firma lub instytucja, wtedy imię i nazwisko są opcjonalne.
- Zostaw włączone Wyślij zaproszenie e-mailem, jeśli klient ma od razu dostać link do ustawienia hasła.
- W razie potrzeby uzupełnij w Adres pola Ulica i numer domu, Kod pocztowy i Miasto.
- Stuknij Utwórz klienta.
Dopóki brakuje danej obowiązkowej, przycisk nazywa się Dalej i prowadzi do brakującego pola.
Klientów mogą dodawać tylko administratorzy.
Firmy, przedszkola i szkoły jako klienci
Jeśli rezerwuje u ciebie instytucja, a nie pojedyncza osoba, na przykład przedszkole, szkoła albo firma, dodaj ją jako klienta firmowego:
- W Dane osobowe wpisz nazwę w polu Firma lub instytucja, na przykład „Przedszkole Słoneczko”.
- Imię i Nazwisko są wtedy opcjonalne. Jeśli je wpiszesz, oznaczają osobę kontaktową.
- E-mail pozostaje obowiązkowy.
Tak klient firmowy wygląda w Managerze:
- Na liście klientów, w karcie klienta, wśród uczestników terminu i w kalendarzu widać firmę. Na liście klientów i w karcie klienta pod spodem jest osoba kontaktowa.
- Wyszukiwanie znajduje firmę i osobę kontaktową.
- Faktury trafiają do firmy. Jeśli jest osoba kontaktowa, pod spodem widnieje „Do rąk” z jej imieniem i nazwiskiem.
- E-maile zwracają się do osoby kontaktowej, a bez niej do firmy słowem „Cześć”. W e-mailach i powiadomieniach do ciebie widnieje firma z osobą kontaktową, na przykład „Kita Dahlum (Pia Fricke)”.
- Eksport CSV ma osobną kolumnę Firma.
- Numer VAT UE firmy wpisujesz w karcie klienta w Edytuj; pole pojawia się, gdy tylko wpisana jest firma. Potem widnieje na fakturze.
U istniejącego klienta dopiszesz firmę w karcie klienta przez Edytuj.
Zaproszenie e-mailem
Z opcją Wyślij zaproszenie e-mailem klient dostaje e-mail z linkiem, przez który ustawia swoje hasło. Link jest ważny 7 dni.
Jeśli wyłączysz zaproszenie, konto i tak powstanie. Klient może później sam się zalogować przez „Nie pamiętasz hasła?”.
Jeśli klient przegapił zaproszenie, możesz wysłać mu nowy link w karcie klienta w Więcej → Zresetuj hasło.
Dodanie klienta bez adresu e-mail?
Bez adresu e-mail nie da się dodać klienta. E-mail jest obowiązkowy, bo przez niego odbywają się logowanie, potwierdzenia rezerwacji i faktury.
Także gość, którego tworzysz przy zapisywaniu, potrzebuje adresu e-mail.
Gdy adres e-mail ma już konto
Przy dodawaniu Bookicorn sprawdza adres e-mail:
- Osoba jest już twoim klientem: Manager wyświetla komunikat po niemiecku „Dieser Kunde ist bereits bei deinem Studio registriert.” (tekst serwera, zawsze po niemiecku; znaczy: ten klient jest już zarejestrowany w twoim studiu). Nie powstaje drugi wpis.
- Osoba ma już konto Bookicorn, na przykład w innym studiu: zostaje przypisana do twojego studia. Jej dane profilowe pozostają bez zmian, twoje wpisy ich nie nadpisują. Jeśli zaproszenie jest włączone, i tak dostaje link do ustawienia hasła.
Tworzenie gościa bez konta przy zapisywaniu
Jeśli chcesz tylko szybko zapisać kogoś na termin, nie musisz wcześniej tworzyć klienta. Z dodatkiem „Rezerwacja gościnna” przy zapisywaniu w kroku Osoba jest sekcja Zapisz jako nowego gościa:
- Obowiązkowe są Imię, Nazwisko i E-mail, opcjonalne jest Telefon (opcjonalnie).
- Jeśli e-mail już do kogoś należy, Manager pokazuje „Ten e-mail należy już do … Rezerwacja zostanie przypisana, nie powstanie duplikat.”
- Gość pojawia się potem na twojej liście klientów z oznaczeniem Gość.
- Goście nie mogą płacić kredytami.
- Gość nie dostaje zaproszenia ani linku do ustawienia hasła, tylko potwierdzenie rezerwacji, jeśli włączone jest Wyślij e-mail z potwierdzeniem.
Cały przebieg opisuje Zapisywanie uczestników.
Import klientów
W Managerze nie ma importu list klientów, na przykład z pliku CSV. Możesz dodawać klientów pojedynczo albo zapisywać ich jako gości przy pierwszym zapisie. Jeśli chcesz przenieść wielu dotychczasowych uczestników, napisz do nas, a wspólnie ustalimy, jak przenieść ich do Bookicorn.
W drugą stronę to działa: w widoku tabeli listy klientów zaznaczasz wiersze i eksportujesz je przez Eksportuj CSV.
Limit klientów w twoim planie
Jeśli twój plan ma limit liczby klientów i zbliżasz się do niego, lista klientów pokazuje administratorom „Klienci: … z …”. Po osiągnięciu limitu nie da się dodać kolejnego klienta, a Manager pokazuje „Osiągnięto limit klientów”. Płatne plany nie mają limitu. Jakie limity obowiązują, opisuje Progi cenowe i wolumen rezerwacji.
Najczęstsze pytania
Jak ręcznie dodać klienta? W Manager → Klienci przyciskiem Utwórz klienta. Wpisz imię, nazwisko i e-mail, stuknij Utwórz klienta.
Czy mogę dodać przedszkole, szkołę albo firmę jako klienta? Tak. Przy dodawaniu wpisz Firma lub instytucja. Imię i nazwisko są wtedy opcjonalne i oznaczają osobę kontaktową, a faktury trafiają do firmy.
Czy muszę dodać klienta, zanim go zapiszę? Nie. Z dodatkiem „Rezerwacja gościnna” tworzysz go przy zapisywaniu od razu jako gościa.
Czy mogę dodać klienta bez e-maila? Nie, adres e-mail jest obowiązkowy.
Klient nie dostał zaproszenia. Co zrobić? Wyślij nowy link w karcie klienta w Więcej → Zresetuj hasło. Sprawdź też, czy adres jest poprawnie zapisany.
Czy mogę zaimportować moją listę klientów z innego programu? Nie ma importu do samodzielnego wykonania. Napisz do nas, a wspólnie znajdziemy sposób.
Czy trenerzy mogą dodawać klientów? Nie, mogą to robić tylko administratorzy.