Zameldowanie i obecność
Przez zameldowanie zapisujesz, kto naprawdę przyszedł na termin. Możesz to zrobić ręcznie na liście uczestników albo przez samodzielne zameldowanie, przy którym klienci wpisują się sami w aplikacji dla klientów. Do obu potrzebujesz dodatku Cyfrowa kontrola obecności, który aktywujesz w Managerze w Sklep z dodatkami.
Jak potwierdzić obecność?
Obecność potwierdzasz w terminie:
- Stuknij w termin w kalendarzu albo na panelu.
- Na karcie Potwierdzone po prawej stronie obok każdego nazwiska jest kółko. Stuknij w nie, aby zameldować osobę.
- Możesz też stuknąć w trzy kropki przy osobie i wybrać Odbicie.
Pomyłkę poprawisz przez Cofnij zameldowanie w tym samym menu. Na górze listy uczestników widzisz, ile osób jest już zameldowanych.
Ręczne zameldowanie działa zawsze: przed terminem, w trakcie i po nim.
Oznaczanie nieobecności
Jeśli ktoś nie przyszedł, stuknij trzy kropki przy tej osobie i wybierz Oznacz jako nieobecny. Kółko pokazuje wtedy czerwony krzyżyk. To tylko notatka: rezerwacja zostaje, nic nie jest anulowane, kredyty nie wracają, a osoba nie dostaje e-maila. Przez Cofnij nieobecność osoba znów jest oczekująca.
Jeśli osoba jednak przyjdzie, stuknij kółko albo osoba zamelduje się sama. Wtedy liczy się jako obecna. W Samodzielne zameldowanie widzisz, ile osób oznaczono jako nieobecne.
Nie widzę przycisku zameldowania
Jeśli na liście uczestników brakuje kółka i pozycji menu Odbicie, powodem jest jedno z poniższych:
- Dodatek „Cyfrowa kontrola obecności” nie jest aktywny. Pod listą uczestników jest wtedy wskazówka z drogą do Sklepu z dodatkami.
- Brakuje ci uprawnienia. Trenerzy potrzebują uprawnienia do oznaczania obecności.
- W ofercie włączone jest wydanie i zwrot (Czy coś jest wydawane i zwracane?). Zamiast zameldowania są tam Potwierdź odbiór i Potwierdź zwrot.
Zameldowania bez tego dodatku nie ma. Osoby, które nie przyszły, oznaczasz jako nieobecne; osobnego statusu przy rezerwacji do tego nie ma.
Otwieranie samodzielnego zameldowania przez kod QR
Przy samodzielnym zameldowaniu klienci meldują się sami w aplikacji dla klientów, skanując kod. Kod udostępniasz w terminie:
- Otwórz termin i na górze w Więcej wybierz Samodzielne zameldowanie.
- Stuknij w Otwórz zameldowanie.
- Pokaż kod QR, na przykład na tablecie przy wejściu. Przez Udostępnij kod albo Zapisz kod możesz go przekazać dalej albo wydrukować.
Dopóki zameldowanie jest otwarte, widać tam „Uczestnicy mogą się zameldować do …”. Kod jest ważny od otwarcia do 30 minut po zakończeniu terminu. Przez Zamknij zameldowanie kończysz je wcześniej. W Już obecni widzisz, kto jest już zameldowany.
Do samodzielnego zameldowania dojdziesz też przez kartę z najbliższym terminem na panelu.
Skanowanie rezerwacji
Każda rezerwacja ma własny kod QR. Klienci znajdą go w aplikacji klienta przy swojej rezerwacji i w e-mailu z potwierdzeniem. W e-mailu jest zawsze przy ofertach z wydaniem, w innych przypadkach wtedy, gdy aktywny jest dodatek Cyfrowa kontrola obecności.
- Otwórz w Managerze Skanuj (app.bookicorn.net/scan). Dojdziesz tam też przez Skanuj kod QR w Wydania i zwroty oraz w arkuszu Samodzielne zameldowanie.
- Umieść kod QR rezerwacji w ramce. W webowym Managerze Bookicorn korzysta z kamery przeglądarki.
- W zależności od rezerwacji dotknij Zamelduj, Potwierdź wydanie lub Potwierdź zwrot. Przyciskiem Skanuj następny przechodzisz dalej.
Jeśli coś się nie zgadza, skaner pokazuje komunikat, na przykład:
- „Ta rezerwacja dotyczy dnia …”, jeśli jest na inny dzień.
- „Ta rezerwacja jest anulowana.”
- „Ta rezerwacja nie jest jeszcze potwierdzona.”
- „Meldowanie nie jest aktywne w tym studiu.”
Kod meldowania na zajęcia to co innego: skanują go sami klienci, aby się zameldować. Jeśli zeskanujesz go w Managerze, skaner powie ci, że potrzebujesz kodu z rezerwacji.
Kiedy klienci mogą zameldować się sami?
Klienci meldują się w aplikacji dla klientów przez Zamelduj się. Są dwa sposoby:
- Zeskanuj kod: tylko dopóki masz otwarte zameldowanie na ten termin.
- Jestem na miejscu (przez lokalizację): od 60 minut przed rozpoczęciem do 30 minut po zakończeniu terminu, liczone w strefie czasowej twojego studia. Aplikacja sprawdza, czy klient jest najwyżej 200 metrów od miejsca terminu. Lokalizacja musi mieć do tego współrzędne. Nie musisz niczego otwierać.
Przy obu sposobach klient potrzebuje potwierdzonej rezerwacji na ten termin, a termin nie może być odwołany.
Ustawienia samodzielnego zameldowania
Które sposoby są dozwolone, ustawiasz w Manager → Ustawienia → Samodzielne zameldowanie (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). W Dozwolone sposoby są:
- Samodzielne zameldowanie: uczestnicy wpisują się sami. Po wyłączeniu nie ma samodzielnego zameldowania, zostaje tylko ręczne.
- Kodem QR
- Przez lokalizację
Wszystkie trzy są domyślnie włączone i obowiązują dla wszystkich terminów twojego studia.
Zameldowanie i anulowanie
Gdy rezerwacja zostanie anulowana, Bookicorn usuwa też zameldowanie tej osoby. Przy odwołaniu terminu zameldowania również są usuwane.
Najczęstsze pytania
Jak potwierdzić obecność? W terminie na karcie Potwierdzone stuknij w kółko obok nazwiska albo wybierz w menu osoby Odbicie. Potrzebny jest do tego dodatek „Cyfrowa kontrola obecności”.
Nie widzę przycisku zameldowania. Dlaczego? Najczęściej brakuje dodatku „Cyfrowa kontrola obecności”. Trenerzy potrzebują do tego dodatkowo uprawnienia. Przy ofertach z wydaniem zamiast zameldowania są odbiór i zwrot.
Od kiedy klienci mogą zameldować się sami? Przez lokalizację od 60 minut przed rozpoczęciem do 30 minut po zakończeniu. Kodem QR, gdy tylko otworzysz zameldowanie w terminie.
Gdzie klienci znajdą zameldowanie? W aplikacji dla klientów przez Zamelduj się. Tam wybierają Zeskanuj kod albo Jestem na miejscu.
Czy nieobecność ma jakieś konsekwencje? Nie. Możesz oznaczyć osobę w terminie jako nieobecną, to tylko notatka. Automatycznej opłaty ani blokady nie ma.
Czy mogę zeskanować kod QR rezerwacji w Managerze? Tak, w Skanuj (app.bookicorn.net/scan). W zależności od rezerwacji meldujesz osobę albo potwierdzasz wydanie lub zwrot.