Dokumentacja
Z dodatkiem Dokumentacja prowadzisz teczkę każdego klienta: notatki z poszczególnych sesji i archiwum na pliki, takie jak kwestionariusze wywiadu, zgody czy umowy. Takie archiwum jest też dla twojego zespołu. Dodatek aktywujesz w Managerze w Sklep z dodatkami.
Co odblokowuje dodatek Dokumentacja
- Dokumenty klienta: archiwum na pliki w karcie klienta.
- Notatka do sesji: w terminie notatka o uczestniku, która trafia do jego teczki.
- Pliki trenera: archiwum na pliki w karcie trenera.
Notatki w karcie klienta i u trenera są dostępne także bez dodatku. Dodatek odblokowuje pliki i notatkę do sesji.
Dodawanie dokumentów do klienta
- Otwórz Manager → Klienci i stuknij w klienta.
- Otwórz obszar Notatki.
- W Dokumenty stuknij w Wgraj dokument i wybierz plik.
Lista pokazuje nazwę pliku, datę i rozmiar. Stuknięcie otwiera plik, a przez menu usuwasz go przyciskiem Usuń dokument. Jeśli klient ma osoby towarzyszące, ustalasz, do kogo należy dokument.
Dozwolone są wszystkie typy plików do 20 MB, jeden plik na jedno przesłanie. Nie ma formularzy do wypełniania, szablonów ani podpisu cyfrowego. Zgody i kwestionariusze dodajesz jako gotowy plik, na przykład jako PDF albo zdjęcie.
Pisanie notatki do sesji
Notatkę do terminu piszesz bezpośrednio z listy uczestników:
- Otwórz termin w kalendarzu.
- Stuknij przy osobie w trzy kropki i wybierz Notatka do sesji.
- Data jest wstępnie ustawiona na termin. Napisz notatkę i w razie potrzeby dołącz plik przyciskiem Wgraj dokument.
- Zapisz.
Notatka pojawia się potem w karcie klienta w historii w Notatki. Bez dodatku Notatka do sesji prowadzi do strony dodatku. Dla osób towarzyszących bez własnego konta nie ma notatki do sesji.
Kto widzi dokumentację
- Klienci nic z tego nie widzą. Notatki i dokumenty są tylko dla twojego zespołu.
- U klienta administratorzy widzą wszystko. Trenerzy widzą obszar Notatki tylko wtedy, gdy mają uprawnienie do notatek.
- U trenera obszar nazywa się Notatki i pliki. Widzą go tylko administratorzy twojego studia, reszta zespołu nie.
Pliki otwierają się przez link, który wygasa po godzinie.
Gdy klient zostaje usunięty
Jeśli usuniesz klienta ze swojego studia, Bookicorn usunie razem z nim jego notatki i dokumenty w twoim studiu. Zobacz Usuwanie lub blokowanie klientów.
Najczęstsze pytania
Czy moi klienci widzą swoje dokumenty? Nie. Notatki i dokumenty widzi tylko twój zespół.
Czy klient może wypełnić kwestionariusz wywiadu cyfrowo? Nie, formularzy nie ma. Możesz wgrać wypełniony kwestionariusz jako plik.
Jak duży może być dokument? Do 20 MB. Dozwolone są wszystkie typy plików.
Czy potrzebuję dodatku do notatek? Do zwykłych notatek w karcie klienta nie. Dodatek jest potrzebny do dokumentów i notatki do sesji z poziomu terminu.