Szablony e-maili
Bookicorn automatycznie wysyła twoim klientom e-maile, na przykład potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia i anulowania. W Szablony e-maili widzisz każdy z tych maili, wysyłasz sobie e-mail testowy i ustawiasz nadawcę, logo oraz nagłówek i stopkę.
Otwieranie szablonów e-maili w Managerze
Szablony znajdziesz w Manager → Ustawienia → Szablony e-mail, bezpośrednio pod adresem app.bookicorn.net/einstellungen/mailvorlagen. Otwierać je mogą tylko administratorzy.
Na samej górze jest Ustawienia globalne. Poniżej szablony są pogrupowane według obszarów: Rezerwacje, Lista oczekujących, Konto, Płatności, Abonamenty środków, Marketing i Rezerwacja grupowa, a do tego Rezerwacje, Wydanie i zwrot, Lista oczekujących na dzień i Logowanie.
Który szablon wychodzi kiedy
To, jakie szablony dostaje rezerwacja, zależy od oferty:
- Rezerwacje: przy ofertach rodzaju Dowolny wybór terminu: zasoby, w których nic nie jest wydawane. To Rezerwacja potwierdzona, Prośba o rezerwację, Prośba przyjęta, Prośba odrzucona, Rezerwacja anulowana i Przypomnienie o rezerwacji.
- Wydanie i zwrot: przy ofertach z włączonym Czy coś jest wydawane i zwracane?, niezależnie od tego, czy rezerwuje się na minuty, godziny czy dni. To Wypożyczenie potwierdzone, Przypomnienie o odbiorze, Artykuł wydany, Artykuł zwrócony, Wypożyczenie anulowane i Zwrot zaległy.
- Wszystkie pozostałe oferty dostają szablony z Rezerwacje (terminy).
Jeśli przyjmiesz prośbę o rezerwację, klient dostaje Prośba przyjęta, przy ofertach z wydaniem Wypożyczenie potwierdzone. Jeśli odrzucisz, w obu przypadkach dostaje Prośba odrzucona. Jeśli wpiszesz powód, pojawi się w e-mailu.
E-maile podają zarezerwowany czas trwania, zasób i w razie potrzeby sztukę, a przy rezerwacjach na kilka dni cały okres. Termin anulowania jest podany jako moment w strefie czasowej twojego studia. Jeśli dołączony jest plik kalendarza, przy rezerwacjach na kilka dni obejmuje wszystkie dni.
Także potwierdzenie zajęć, terminu albo bloku podaje termin anulowania. Jeśli aktywny jest dodatek Cyfrowa kontrola obecności, potwierdzenie zajęć albo terminu zawiera też kod QR rezerwacji do zameldowania.
Jeśli w ofercie wpisano Uwaga na fakturze i w potwierdzeniu, pojawia się ona też w potwierdzeniu. Dostosowane szablony wstawiają ją tym symbolem zastępczym:
{{invoice_note}}
Zmiana treści szablonu e-maila
Tematu i treści szablonów nie możesz samodzielnie zmienić w Managerze. Gdy otworzysz szablon, zobaczysz komunikat „Szablon jest utrzymywany automatycznie”: temat i treść pochodzą od Bookicorn i dopasowują się do języka każdego odbiorcy. Twoje własne nazwy, na przykład „Termin” zamiast „Zajęcia”, pojawiają się przy tym w mailach automatycznie.
Samodzielnie decydujesz w Ustawienia globalne o nadawcy, adresie do odpowiedzi, pozycji logo oraz nagłówku i stopce. Dotyczy to wszystkich maili.
Jeśli pod szablonem widnieje „Dostosowane”, dla twojego studia zapisana jest własna wersja tego szablonu.
Podgląd i e-mail testowy szablonu
Stuknij w szablon. Zobaczysz:
- Podgląd maila w takiej postaci, w jakiej dostają go twoi klienci, z twoim logo i twoimi kolorami,
- pole Odbiorca e-maila testowego i Wyślij e-mail testowy.
E-mail testowy zostaje wypełniony przykładowymi danymi i wysłany na podany adres.
Ustawienia globalne: nadawca, adres do odpowiedzi, logo, nagłówek i stopka
W Szablony e-mail → Ustawienia globalne znajdziesz:
- Ustawienia nadawcy: Nazwa nadawcy, E-mail nadawcy i Adres e-mail Reply-To.
- Pozycja logo: Nagłówek, Stopka albo Oba.
- Tekst nagłówka (opcjonalnie): pojawia się nad każdym e-mailem.
- Tekst stopki (opcjonalnie): widnieje na końcu każdego e-maila, na przykład twój adres. Informacja o prawach autorskich pojawia się pod nim automatycznie.
Każda zmiana zapisuje się od razu.
Logo w mailach to twoje logo z Ustawienia → Ogólne. Jeśli nie wpiszesz własnego adresu, odpowiedzi twoich klientów trafiają na adres e-mail z Ustawienia → Ogólne → Informacje kontaktowe.
Wygląd e-maili: kolory i czcionka
Kolory, czcionki i zaokrąglenia rogów w mailach do klientów Bookicorn przejmuje z twojej opublikowanej strony rezerwacji. Jeśli w Moja strona rezerwacji → Wygląd → Kolory ustawisz własne kolory, pojawią się one również w mailach. To, czy mail jest jasny czy ciemny, zależy od ustawienia Tryb przy pierwszej wizycie twojej strony rezerwacji. Nie musisz utrzymywać osobnego wyglądu maili.
Włączanie przypomnienia o terminie e-mailem
Przypomnienie przed terminem Bookicorn wysyła tylko wtedy, gdy je włączysz: Manager → Ustawienia → Rezerwacje → Przypomnienie o zajęciach → Wysyłaj przypomnienie. Wpisujesz tam, ile Godzin przed rozpoczęciem ma zostać wysłane (od 1 do 72 godzin). Przypomnienie wychodzi raz na rezerwację, jako powiadomienie w aplikacji dla klientów i e-mailem według szablonu przypomnienia. Zależnie od wyprzedzenia podaje „dziś”, „jutro” albo datę. Przy rezerwacjach wychodzi Przypomnienie o rezerwacji, przy ofertach z wydaniem Przypomnienie o odbiorze.
W jakim języku klienci dostają e-maile
Każdy mail wychodzi w języku odbiorcy, o ile jest znany, a w przeciwnym razie w języku twojej strony rezerwacji. Teksty są dostępne we wszystkich siedmiu językach. Szczegóły w artykule Język interfejsu i e-maili.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zmienić treść potwierdzenia rezerwacji? Nie, tematem i treścią zajmuje się Bookicorn. Możesz dodać nagłówek i stopkę do wszystkich maili w Szablony e-mail → Ustawienia globalne.
Jak sprawdzę, jak wygląda mail? W Szablony e-mail stuknij w szablon. Zobaczysz podgląd i możesz wysłać sobie e-mail testowy.
Dlaczego moi klienci nie dostają przypomnienia przed terminem? Przypomnienie jest wyłączone, dopóki nie włączysz go w Ustawienia → Rezerwacje → Przypomnienie o zajęciach.
Jak dodać moje logo do maili? Prześlij je w Ustawienia → Ogólne. Gdzie ma się pojawiać, wybierasz w Ustawienia globalne → Pozycja logo.
Dlaczego moje maile mają inne kolory niż wcześniej? Maile przejmują kolory twojej opublikowanej strony rezerwacji. Gdy zmienisz tam kolory, zmienią się też maile.
Czy klient dostaje informację, gdy odrzucę jego prośbę? Tak, e-mailem w jego języku i jako powiadomienie w aplikacji klienta. Jeśli wpiszesz powód, pojawi się w nich.