Czym jest Cyfrowa kontrola obecności?

Dodatek Cyfrowa kontrola obecności zastępuje klasyczną listę papierową przy wejściu. Każdy uczestnik zajęć otrzymuje osobisty kod QR w swoim potwierdzeniu rezerwacji. Wchodząc do studia, skanuje kod - i jest zameldowany.

Daje Ci to:

• Brak ręcznych list obecności - wszystko działa cyfrowo
• Podgląd w czasie rzeczywistym, kto faktycznie się pojawił
• Statystyki niestawiennictwa - rozpoznawaj wzorce nieobecności
• Szybsze wejście - koniec z szukaniem na papierowych listach

System nadaje się do każdego typu zajęć: zajęć grupowych, treningów indywidualnych, warsztatów i wydarzeń.

Aktywacja

Wskazówka: Po aktywacji kod QR jest automatycznie osadzany we wszystkich nowych potwierdzeniach rezerwacji. Istniejące rezerwacje otrzymają kod QR przy kolejnym wysłaniu e-maila dotyczącego rezerwacji.

Jak generowany jest kod QR

Każda rezerwacja otrzymuje unikalny kod QR. Jest on:

• Spersonalizowany - dotyczy tylko tej jednej osoby i tego terminu
• Jednorazowego użytku - po pierwszym skanowaniu oznaczony jako zameldowany
• Ograniczony czasowo - kod jest ważny tylko w dniu terminu

Kod QR jest generowany automatycznie i osadzany w e-mailu z potwierdzeniem rezerwacji. Klienci mogą go pokazać na smartfonie lub wydrukować.

Wskazówka: Zwróć uwagę klientom w swoich szablonach e-mail, aby mieli pod ręką potwierdzenie rezerwacji (wystarczy zrzut ekranu). To oszczędza czas przy wejściu.

Przebieg check-inu dla klientów

Gdy klient nie ma przy sobie kodu QR

Żaden problem. W panelu administracyjnym możesz zameldować uczestników również ręcznie:

Lista obecności w czasie rzeczywistym w panelu administracyjnym

Podczas check-inu widzisz na bieżąco, kto już się pojawił.

Jak otworzyć listę obecności

Co widzisz na liście

Lista aktualizuje się automatycznie, bez konieczności odświeżania strony.

Wskazówka: Ustaw tablet z otwartą listą obecności przy recepcji. Dzięki temu pracownicy widzą na pierwszy rzut oka, kogo jeszcze brakuje.

Widok skanera

Dla studiów z personelem recepcji dostępny jest dedykowany widok skanera, zoptymalizowany pod tablety.

• Otwórz Samodzielne zameldowanie
• Wybierz aktywne zajęcia
• Kamera otwiera się automatycznie do skanowania

Widok skanera po każdym skanowaniu pokazuje:

• Zielony - rezerwacja znaleziona, zameldowany ✓
• Żółty - już zameldowany (podwójne skanowanie)
• Czerwony - kod nieprawidłowy lub wygasły

Wskazówka: Zamocuj tablet przy wejściu i pozwól klientom skanować się samodzielnie (self-check-in). To znacznie odciąża Twój personel - szczególnie przy dużych grupach.

Statystyki i analizy

Cyfrowa kontrola obecności rejestruje, kto był obecny. Obecność widzisz przy danym terminie i na liście uczestników, dzisiejsze odprawy dodatkowo na Przeglądzie. Osobnej strony analiz ze wskaźnikami i trendami obecnie nie ma, powróci ona jako osobny dodatek statystyczny.

Dostępne analizy

Wskaźnik niestawiennictwa Jaki procent zarezerwowanych uczestników faktycznie się pojawia? Wskaźnik niestawiennictwa wyświetlany jest dla każdych zajęć i łącznie.

Obłożenie a rzeczywista obecność Porównanie zarezerwowanych miejsc z faktycznie obecnymi osobami. Przydatne, aby sprawdzić, czy Twoje pojemności są realistyczne.

Rozkład czasowy check-inu Kiedy uczestnicy zazwyczaj się meldują? Jeśli wiele osób przychodzi za późno, pomaga to w planowaniu czasu buforowego.

Częste niestawiennictwa Którzy uczestnicy regularnie rezerwują i się nie pojawiają? Tę informację możesz wykorzystać do ukierunkowanych e-maili przypominających.

Praktyczne wskazówki użytkowania

Wydrukowanie i powieszenie kodu QR (tryb self-check-in)

Dla studiów bez personelu recepcji możesz wydrukować kod QR zajęć (nie osobisty kod QR rezerwacji) i powiesić przy wejściu.

• Przejdź do Oferty → [nazwa zajęć] → Termin → Drukuj kod QR
• Powieś wydruk przy wejściu
• Klienci skanują kod QR zajęć, ale mimo to zostają przypisani do swojej osobistej rezerwacji

Ustawienie tabletu przy wejściu

Zalecany zestaw dla większych studiów:

• Tablet (np. iPad) przy recepcji z otwartym widokiem skanera
• Drugie urządzenie (laptop lub komputer) z listą obecności dla biura
• Oba urządzenia są synchronizowane w czasie rzeczywistym

Połączenie z e-mailami przypominającymi

Aktywuj automatyczne e-maile przypominające 24 godziny przed zajęciami. Klienci i tak otwierają e-mail w dniu terminu - i mają dzięki temu kod QR od razu pod ręką.

Skonfiguruj to w Ustawienia → Szablony e-mail.

Najczęstsze pytania

Co się dzieje, gdy uczestnik nie ma kodu QR? Możesz zameldować każdego uczestnika ręcznie na liście obecności. Kod QR jest ułatwieniem, ale nie polem obowiązkowym.

Czy kod QR można zeskanować wielokrotnie? Pierwsze skanowanie meldu uczestnika. Kolejne skanowania są oznaczane jako „już zameldowany" i nie powodują błędów.

Jak długo kod QR jest ważny? Kod jest ważny w dniu terminu. Okres ważności możesz dostosować w Ustawienia → Cyfrowa kontrola obecności (np. na 2 godziny wokół czasu zajęć).

Czy check-in działa też offline? Nie. Do synchronizacji w czasie rzeczywistym z serwerem wymagane jest połączenie z internetem.

Czy niestawiennictwa są rejestrowane automatycznie? Tak. Gdy tylko termin zostanie oznaczony jako zakończony (automatycznie po czasie zajęć), wszystkie rezerwacje bez check-inu są oznaczane jako niestawiennictwo.