Wiadomości i czaty zajęć
Kategoria: Komunikacja | Kod: chat_messaging
Dzięki dodatkowi Wiadomości i czaty zajęć możesz komunikować się bezpośrednio ze swoimi klientami - bez pośrednictwa zewnętrznych aplikacji czy e-maila. Klienci piszą do Was przez aplikację Bookicorn, Wy odpowiadacie w panelu administracyjnym. Dodatkowo istnieją czaty grupowe dla każdych zajęć, w których wszyscy uczestnicy mogą rozmawiać między sobą i z trenerem.
Co otrzymujesz
- Wiadomości bezpośrednie (DM): komunikacja 1 na 1 między studiem a klientami
- Czaty grupowe: jeden kanał czatu dla każdych zajęć, dla wszystkich uczestników
- Skrzynka administracyjna: wszystkie konwersacje zebrane centralnie
- Uprawnienia trenerów: trenerzy mogą mieć dostęp do czatów swoich zajęć
- Powiadomienia push: klienci są informowani o nowych wiadomościach
Aktywacja
- Przejdź w panelu administracyjnym do Sklepu z dodatkami
- Aktywuj Wiadomości i czaty zajęć
- Skrzynka odbiorcza pojawia się od razu w nawigacji administracyjnej pod Wiadomości
- Klienci widzą funkcję czatu w swojej aplikacji Bookicorn po najbliższym odświeżeniu aplikacji
Wskazówka: Dodatek jest odblokowany dla wszystkich klientów Twojego studia, gdy tylko go aktywujesz. Nie ma dodatkowych ustawień dla poszczególnych klientów.
Wiadomości bezpośrednie (DM)
Klienci mogą w każdej chwili napisać do Was wiadomość - na przykład w sprawie pytań o zajęcia, rezerwacje lub inne kwestie.
Jak przebiega komunikacja
- Klient pisze: przez aplikację Bookicorn → Wiadomości → Nowa wiadomość
- Wy odpowiadacie: w panelu administracyjnym pod Wiadomości
- Historia: wszystkie wiadomości pozostają zapisane w wątku - brak utraty informacji
Przegląd skrzynki odbiorczej
W skrzynce administracyjnej widzisz:
- Wszystkie otwarte konwersacje (posortowane według ostatniej aktywności)
- Nieprzeczytane wiadomości są wyróżnione kolorem
- Wyszukiwanie po nazwie klienta lub treści wiadomości
- Status każdej konwersacji (otwarta, odpowiedziana, zarchiwizowana)
Wskazówka: Odpowiadaj na wiadomości na bieżąco. Klienci, którzy szybko dostają odpowiedź, częściej rezerwują ponownie i polecają studio dalej.
Czat grupowy dla każdych zajęć
Dla każdych aktywnych zajęć automatycznie tworzony jest kanał czatu grupowego. Dostęp mają wszyscy zapisani uczestnicy.
Do czego służą czaty grupowe
- Przekazywanie krótkoterminowych zmian (zmiana sali, odwołanie, zastępstwo)
- Informowanie uczestników o aktualizacjach zajęć (nowe materiały, zadania domowe)
- Wzmacnianie poczucia wspólnoty - uczestnicy mogą wymieniać się między sobą
- Wyjaśnianie pytań przed zajęciami (Co mam zabrać?)
Kto może pisać?
| Rola | Pisanie | Czytanie |
|---|---|---|
| Admin / studio | Tak | Tak |
| Trener (z uprawnieniem) | Tak | Tak |
| Klienci (uczestnicy zajęć) | Tak | Tak |
| Klienci (niezapisani) | Nie | Nie |
Uprawnienia trenerów
Trenerzy mogą mieć dostęp do czatów grupowych przypisanych im zajęć. Jest to szczególnie praktyczne, gdy trenerzy mają samodzielnie komunikować się ze swoimi uczestnikami.
Konfiguracja uprawnień
- Przejdź do Trenerzy → [wybierz trenera] → Uprawnienia
- Aktywuj Zarządzaj czatami zajęć
- Opcjonalnie: ogranicz trenera do konkretnych zajęć
- Trener widzi odtąd czaty grupowe przypisanych mu zajęć
Trenerzy nie mogą prowadzić indywidualnych czatów (DM) z klientami - to pozostaje zastrzeżone dla administratora studia.
Wskazówka: Jeśli korzystasz z Portalu trenerów (osobny dodatek), trenerzy mogą mieć dostęp do czatów zajęć bezpośrednio we własnym panelu.
Powiadomienia push
Klienci otrzymują powiadomienia push na swój smartfon, gdy:
- Nadejdzie nowa wiadomość bezpośrednia od studia
- Pojawi się nowa wiadomość w czacie grupowym zarezerwowanych przez nich zajęć
Warunek
Powiadomienia push działają tylko wtedy, gdy na urządzeniu klienta zainstalowana jest aplikacja Bookicorn, a klient zezwolił na powiadomienia.
Wskazówka: Powiadomienia w przeglądarce internetowej nie są obecnie jeszcze obsługiwane. Klienci muszą korzystać z aplikacji mobilnej, aby otrzymywać powiadomienia push.
Wskazówki dotyczące efektywnego przesyłania wiadomości
Szybki czas odpowiedzi
- Cel: odpowiadaj w ciągu 2 do 4 godzin (dni robocze)
- Ustaw w panelu administracyjnym notatkę o nieobecności, jeśli przez dłuższy czas jesteś niedostępny
- Podziel odpowiedzialność za skrzynkę odbiorczą z kontem współpracownika
Komunikowanie zmian w zajęciach
„Cześć wszystkim! Krótka informacja: jutrzejsze zajęcia jogi (wtorek, 18:00) odbędą się w Sali 2 - nie jak zwykle w Sali 1. Czekamy na Was!"
Ogłaszanie nowości
Wykorzystuj czat również proaktywnie do:
- Nowych ofert zajęć (dla wszystkich dotychczasowych uczestników zajęć)
- Sezonowych akcji lub bonów podarunkowych
- Nowości ze studia (nowi trenerzy, remont, szczególne wydarzenia)
Profesjonalny ton
- Zachowuj przyjazny i jasny język
- Nie używaj czatu grupowego do rozmów indywidualnych - to dezorientuje pozostałych uczestników
- Ważne informacje (odwołanie, storno) wysyłaj dodatkowo e-mailem
Najczęstsze pytania
Czy klienci mogą usuwać wiadomości? Nie. Wszystkie wiadomości pozostają zapisane w systemie. Administratorzy mogą usuwać wiadomości w panelu administracyjnym.
Czy istnieje archiwizacja wiadomości? Tak. Konwersacje pozostają zapisane na stałe i można je archiwizować w skrzynce odbiorczej.
Co się dzieje, gdy zajęcia się kończą? Czat grupowy pozostaje, ale zostaje oznaczony jako „nieaktywny". Nowe wiadomości nadal można wysyłać.
Czy kilku pracowników może korzystać ze skrzynki odbiorczej jednocześnie? Tak. Wszystkie konta administracyjne mają dostęp do skrzynki odbiorczej. Widzicie, kto już przeczytał daną wiadomość.