Potwierdzanie lub odrzucanie zapytań o rezerwację
Zwykle rezerwacja jest potwierdzana od razu. Jeśli przy jakiejś ofercie chcesz samodzielnie decydować, kto weźmie udział, rezerwacje przychodzą jako zapytania. Ta strona wyjaśnia, jak potwierdzasz lub odrzucasz zapytania.
Kiedy rezerwacja jest oczekująca?
Rezerwacja jest oczekująca, gdy w ofercie przełącznik Automatycznie potwierdzaj rezerwacje jest wyłączony. Znajdziesz go podczas edycji oferty w sekcji Zasady rezerwacji w grupie Przebieg rezerwacji.
- Włączony (ustawienie domyślne): rezerwacje są potwierdzane od razu.
- Wyłączony: rezerwacje przychodzą jako zapytania i musisz je potwierdzić albo odrzucić.
Dotyczy to także bloków. Jeśli samodzielnie zapisujesz kogoś w Managerze, rezerwacja jest zawsze od razu potwierdzona.
Oczekująca rezerwacja zajmuje już miejsce. Dopóki nie odpowiesz, miejsce jest więc zablokowane.
Gdzie widzę otwarte zapytania o rezerwację?
Otwarte zapytania znajdziesz w Manager → Rezerwacje (app.bookicorn.net/buchungen) na karcie Oczekujące. Karta pokazuje liczbę otwartych zapytań. Jeśli przy otwarciu strony są otwarte zapytania, strona przechodzi od razu na tę kartę.
Poza tym:
- Przy pozycji menu Rezerwacje widać liczbę otwartych zapytań.
- Administratorzy dostają przy każdym nowym zapytaniu powiadomienie w Powiadomienia.
- Po 2 dniach bez odpowiedzi Bookicorn przypomina ci o otwartym zapytaniu, dopóki termin jest jeszcze w przyszłości.
Na liście uczestników terminu oczekujące rezerwacje są widoczne na karcie Potwierdzone razem z innymi. Potwierdzić ich tam nie możesz, tylko na stronie Rezerwacje.
Potwierdzanie zapytania o rezerwację
- Otwórz Manager → Rezerwacje i kartę Oczekujące.
- Przy zapytaniu stuknij w Potwierdź. Na telefonie stukasz w wiersz i wybierasz Potwierdź.
- Potwierdź pytanie „Potwierdzić rezerwację?” przyciskiem Potwierdź.
Klient dostaje potem e-mailem potwierdzenie rezerwacji. Przy ofertach z zasobami nazywa się ono Prośba przyjęta, przy ofertach z wydaniem Wypożyczenie potwierdzone. Jeśli termin w międzyczasie się zapełnił, zapytania nie da się potwierdzić.
Trenerzy mogą potwierdzać zapytania tylko wtedy, gdy mają do tego uprawnienie.
Odrzucanie zapytania o rezerwację
- Otwórz Manager → Rezerwacje i kartę Oczekujące.
- Przy zapytaniu stuknij w Odrzuć.
- W arkuszu „Odrzucić rezerwację?” wpisz w razie potrzeby powód w Powód (opcjonalnie) i stuknij Odrzuć.
Rezerwacja zostaje anulowana. Użyte kredyty wracają automatycznie, a płatność online jest automatycznie zwracana. Klient dostaje e-mail „Rezerwacja odrzucona” z powodem „Odrzucone przez administratora”, przy ofertach z zasobami albo wydaniem szablon Prośba odrzucona. Do tego dochodzi powiadomienie w aplikacji klienta. Jeśli wpiszesz powód, pojawi się on w e-mailu i powiadomieniu zamiast „Odrzucone przez administratora”.
Termin na odpowiedź: automatyczne odrzucanie zapytań bez odpowiedzi
Jak długo zapytanie może pozostać otwarte, ustawiasz w Manager → Ustawienia → Rezerwacje w grupie Zapytania o rezerwację. W Odrzucaj zapytania bez odpowiedzi po wybierasz 2, 7 albo 14 dni albo Nigdy automatycznie. Domyślnie jest to 7 dni.
- Po upływie tego czasu Bookicorn automatycznie odrzuca zapytanie. Klient dostaje e-mail z informacją, że studio nie odpowiedziało w wyznaczonym czasie. W aplikacji klienta pojawia się też powiadomienie „Prośba wygasła”.
- Jeśli termin zaczyna się, zanim odpowiesz, zapytanie również jest automatycznie odrzucane. Dotyczy to także ustawienia Nigdy automatycznie.
- Przy automatycznym odrzuceniu użyte kredyty wracają.
Płatność przy rezerwacjach na zapytanie
Przy ofertach na zapytanie klienci nie mogą płacić online przez Stripe ani PayPal. Na stronie rezerwacji przycisk nazywa się wtedy Wyślij zapytanie. Klienci płacą więc kredytami, na miejscu albo przelewem.
Kredyty są pobierane już przy wysłaniu zapytania. Jeśli odrzucisz zapytanie albo minie czas na odpowiedź, wracają automatycznie.
Klient dostaje przy wysłaniu e-mail „Zapytanie o rezerwację”, a po twoim potwierdzeniu potwierdzenie rezerwacji.
Najczęstsze pytania
Gdzie znajdę nowe zapytania o rezerwację? W Manager → Rezerwacje na karcie Oczekujące.
Jak ustawić, żeby rezerwacje wymagały mojego potwierdzenia? Wyłącz w ofercie w sekcji Zasady rezerwacji przełącznik Automatycznie potwierdzaj rezerwacje.
Co się stanie, jeśli nie odpowiem na zapytanie? Po ustawionym czasie Bookicorn automatycznie je odrzuca, najpóźniej gdy zaczyna się termin. Domyślnie jest to 7 dni.
Czy otwarte zapytanie blokuje miejsce? Tak. Dopóki nie odpowiesz, zapytanie liczy się jak rezerwacja.
Czy klient może przy zapytaniu zapłacić kartą? Nie. Przy ofertach na zapytanie nie ma płatności online. Klienci płacą kredytami, na miejscu albo przelewem.