System faktur
Z dodatkiem System faktur Bookicorn wystawia twoim klientom faktury i wysyła je e-mailem. W Managerze dostajesz obszar Faktury z listą faktur, wystawcami faktur i ustawieniami wyglądu twoich faktur.
Szczegółowa instrukcja ze wszystkimi ustawieniami jest w artykule Faktury.
Aktywacja Systemu faktur
- Otwórz Manager → Sklep z dodatkami: app.bookicorn.net/addon-store.
- Stuknij w System faktur, a potem w Aktywuj.
Dodatki aktywują tylko właściciele i administratorzy studia. Po aktywacji w Managerze pojawia się pozycja menu Faktury z podpunktami Wystawcy faktur i Ustawienia.
Konfiguracja Systemu faktur
Po aktywacji potrzebne są dwa kroki, żeby powstawały faktury:
- Utwórz wystawcę faktur: w Manager → Faktury → Wystawcy faktur przyciskiem Dodaj wystawcę faktur wpisujesz dane swojej firmy: nazwę, adres, numer podatkowy albo numer VAT UE oraz prefiks numerów faktur. Włącz Ustaw jako domyślnego wystawcę faktur.
- Logo i wygląd: swoje logo przesyłasz w Manager → Ustawienia → Ogólne. Kolor, teksty i termin płatności ustawiasz w Manager → Faktury → Ustawienia.
Bez aktywnego domyślnego wystawcy faktur faktura nie powstaje.
Co odblokowuje System faktur
- Faktury do rezerwacji: przy każdej płatnej rezerwacji opłaconej przez Stripe, PayPal, płatność na miejscu albo przelew faktura jest dołączona do potwierdzenia rezerwacji.
- Lista faktur: wszystkie faktury ze statusem, filtrem i wyszukiwaniem w Manager → Faktury. Za trzema kropkami każdego wiersza są Pokaż fakturę, Edytuj, Wyślij e-mailem, Oznacz jako zapłaconą i Anuluj, zależnie od stanu faktury. Polami wyboru zaznaczasz kilka faktur i pobierasz je jako plik CSV przyciskiem Eksportuj.
- Faktury ręczne: przez Utwórz fakturę także faktury, które nie należą do żadnej rezerwacji
- Faktury korygujące: przy anulowaniu faktury oraz automatycznie, gdy anulowana zostaje rezerwacja z fakturą
- Wystawca faktur dla każdej oferty: w ofercie w sekcji Rozliczenie własny wystawca faktur zamiast domyślnego
- Kopie dla księgowości: adresy e-mail, które dostają każdą fakturę i fakturę korygującą jako PDF
- Faktury samozatrudnionych trenerów: trenerzy z własnym wystawcą faktur wystawiają faktury za swoje oferty we własnym imieniu
Faktury do płatności przez Stripe Bookicorn tworzy jako PDF w formacie ZUGFeRD. To PDF, w którym dane faktury są dodatkowo osadzone w formie czytelnej maszynowo.
Do eksportu dla twojego biura rachunkowego lub doradcy podatkowego jest osobny dodatek Eksport DATEV.
Adres klientów
Przy aktywnym Systemie faktur każda płatna rezerwacja i każdy płatny zakup wymaga adresu klienta. Jeśli go brakuje, okno rezerwacji lub zakupu pyta o niego, zanim klient zapłaci.
Najczęstsze pytania
Czy zakupy z płatnością na miejscu też dostają fakturę? Tak. Przy rezerwacjach faktura powstaje od razu ze statusem Otwarta. Gdy klient sam kupuje kartę środków, powstaje, gdy tylko potwierdzisz wpływ płatności. Gdy przyznajesz środki w Managerze z opcją Płatność wciąż otwarta, powstaje od razu ze statusem Otwarta.
Dlaczego faktura nie powstaje, chociaż dodatek jest aktywny? Najczęściej brakuje aktywnego domyślnego wystawcy faktur. Sprawdź w Faktury → Wystawcy faktur, czy któryś jest oznaczony jako Domyślny i Aktywny.
Czy moje logo trafia automatycznie na fakturę? Tak, logo studia z Ustawienia → Ogólne. Jeśli wystawca faktur ma własne logo, na fakturach do rezerwacji jest właśnie to logo.
Czy mogę samodzielnie wystawiać faktury? Tak, w Faktury przez Utwórz fakturę.