Tworzenie i edycja terminów
Termin to konkretna data i godzina oferty, na przykład „Joga w poniedziałek, 18:00”. Ta strona pokazuje, jak w Managerze tworzyć terminy i serie terminów, przesunąć termin, wpisać zastępstwo i usuwać terminy.
Jak utworzyć nowy termin?
Nowy termin tworzysz w Managerze przez Nowy termin. Możesz tam trafić na kilka sposobów:
- Kalendarz: znak plusa na górze kalendarza.
- Panel: znak plusa Dodaj, a potem Nowy termin.
- Oferty: przy ofercie Utwórz termin albo Utwórz serię. Oferta jest wtedy już wybrana.
- W samej ofercie: na górze albo na dole Utwórz termin.
Dalej postępujesz tak:
- Wybierz Oferta, jeśli nie jest jeszcze wybrana.
- W Czas i data wpisz Data i Godzina rozpoczęcia.
- Pole Czas trwania (Minuty) możesz zostawić puste. Obowiązuje wtedy czas trwania oferty.
- Stuknij Utwórz termin.
Jeśli dla tej oferty istnieje już aktywny termin o tej samej porze, Bookicorn nie tworzy drugiego i wyświetla komunikat „Dla tej daty i godziny istnieje już termin.”
Stuknięcie w puste miejsce w kalendarzu nie tworzy terminu. Użyj do tego znaku plusa.
Administratorzy mogą zawsze tworzyć terminy. Trenerzy tylko wtedy, gdy mają do tego uprawnienie.
Które oferty są do wyboru przy tworzeniu terminu
Przy tworzeniu terminu do wyboru są wszystkie aktywne oferty, z dwoma wyjątkami przy dowolnym wyborze terminu:
- Dowolny wybór terminu z zasobami nie jest do wyboru. Dla takich ofert przy zapisywaniu osoby wybierasz Inna godzina, wtedy zasób też zostaje zajęty.
- Dowolny wybór terminu bez zasobów możesz wybrać. Powstaje wtedy otwarty dodatkowy termin: dopóki nikt nie jest zapisany, mogą go zarezerwować także klienci. Dla konkretnego klienta przy zapisywaniu osoby wybierasz Inna godzina.
Przy ofercie typu Blok terminów zamiast pojedynczych terminów tworzysz nowy blok, zobacz Kursy blokowe.
Tworzenie serii terminów przez Nowy termin
Przełącznikiem Seria w Wzorzec powtarzania tworzysz kilka terminów naraz:
- Nazwa serii: opcjonalnie, na przykład „Joga poniedziałkowy poranek”.
- Rytm: Codziennie, Co tydzień, Co 2 tygodnie albo Co miesiąc. Przy co miesiąc termin powtarza się w dniu daty początkowej.
- Dni tygodnia: obowiązkowe przy co tydzień i co 2 tygodnie.
- Seria kończy się: Nigdy, Do daty albo Liczba.
Podgląd: … terminów pokazuje, ile terminów powstanie. Terminy, które już istnieją o tej samej porze, są pomijane.
Czy seria terminów jest automatycznie przedłużana?
To zależy od tego, gdzie seria została utworzona.
- Seria utworzona przez Nowy termin (koniec Nigdy): przy zapisie Bookicorn tworzy zapas terminów, przy seriach cotygodniowych na rok do przodu. Kolejne terminy nie są dodawane automatycznie. Utwórz odpowiednio wcześnie nową serię.
- Seria terminów bezpośrednio w ofercie (przy tworzeniu oferty w sekcji Terminy): nocne przetwarzanie uzupełnia terminy. Przy Nigdy zawsze są terminy na najbliższe 12 tygodni.
Jeśli sama oferta ma serię terminów, nocne przetwarzanie uzupełnia terminy według reguły oferty, nawet jeśli dodatkowo utworzono serie przez Nowy termin. Szczegóły w Tworzenie oferty.
Edycja albo przesunięcie pojedynczego terminu
Pojedynczy termin zmieniasz w samym terminie:
- Stuknij termin w kalendarzu albo na liście terminów oferty.
- Otwórz na górze Więcej i wybierz Edytuj.
- Zmień Data, Godzina rozpoczęcia albo Godzina zakończenia.
- Stuknij Zapisz.
Jeśli zmienisz godzinę, wszystkie osoby z potwierdzoną albo otwartą rezerwacją dostaną e-mail „Termin przeniesiony” z nową godziną. Manager informuje potem, ilu klientów zostało powiadomionych. Jeśli stara albo nowa godzina jest w przeszłości, mail nie jest wysyłany. Zarezerwowanego terminu nie możesz przesunąć w przeszłość.
Zmiana dotyczy tylko tego jednego terminu.
Wpisanie zastępstwa: inny trener dla terminu
Zastępstwo wpisujesz w pojedynczym terminie:
- Otwórz termin i w Więcej wybierz Edytuj.
- Przy polu Trener (u ciebie z określeniem twojego studia) włącz własne ustawienie i wybierz osobę zastępującą.
- Stuknij Zapisz.
W ten sam sposób nadpisujesz dla pojedynczego terminu Maks. uczestników, Lokalizacja, Sala i Notatki. Bez własnego ustawienia obowiązuje wartość z oferty.
Przy zastępstwie klienci ani nowy trener nie dostają automatycznej wiadomości. Jeśli chcesz poinformować uczestników, użyj w terminie Napisz do wszystkich.
Jeśli zwiększysz Maks. uczestników, a na liście oczekujących czekają osoby, wskakują one na wolne miejsca.
Zmiana danych w ofercie: co dzieje się z istniejącymi terminami
Nowe terminy przejmują trenera, lokalizację i salę z oferty. Jeśli zmienisz te dane później w ofercie, obowiązują one także we wszystkich terminach, w których nie zostały nadpisane pojedynczo.
Jeśli zmienisz w ofercie Maks. uczestników, wszystkie nadchodzące terminy przejmą nową wartość, chyba że ustawiono ją w terminie osobno. Przeszłe terminy pozostają bez zmian.
Edycja oferty nie zmienia daty ani godziny istniejących terminów.
Edycja, odwołanie albo usunięcie całej serii
Seriami zarządzasz w ofercie:
- Otwórz ofertę w Manager → Oferty.
- Otwórz sekcję Terminy serii i stuknij Zarządzaj terminami serii.
- Wybierz przy serii Edytuj serię, Odwołaj serię albo Usuń serię.
- Edytuj serię zmienia nazwę i godzinę. Nowa godzina obowiązuje dla wszystkich nadchodzących terminów serii, a każda rezerwacja dostaje mail z nową godziną.
- Odwołaj serię odwołuje każdy nadchodzący termin serii, tak samo jak pojedyncze odwołanie terminu: rezerwacje są anulowane i zwracane, a uczestnicy dostają mail o odwołaniu.
- Usuń serię: jeśli seria nigdy nie była rezerwowana, wszystkie terminy zostają usunięte. Jeśli są rezerwacje, wszystkie terminy od dziś zostają odwołane, ale rezerwacje nie są anulowane ani zwracane. Przy zarezerwowanych seriach używaj więc Odwołaj serię.
Trenera, sali i pojemności nie da się zmienić dla całej serii naraz. Zmień je w ofercie albo w pojedynczym terminie.
Usunięcie albo odwołanie terminu: różnica
- Odwołaj pozostawia termin z oznaczeniem Odwołane. Rezerwacje są anulowane i zwracane, a uczestnicy dostają mail, jeśli tak wybierzesz. Odwołany termin możesz ponownie aktywować przez Reaktywuj, przy czym anulowane rezerwacje pozostają anulowane. Więcej w Urlop, odwołane zajęcia i odwoływanie terminów.
- Usuń usuwa termin na stałe. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy nie ma do niego przypisanej potwierdzonej ani otwartej rezerwacji i nikt nie jest na liście oczekujących. Znajdziesz to w terminie w Więcej → Edytuj pod przyciskiem Usuń trwale. W przeciwnym razie Manager wyświetla „Tego terminu nie można jeszcze usunąć” i prosi, aby najpierw odwołać termin.
Najczęstsze pytania
Jak utworzyć nowy termin? W kalendarzu przez znak plusa albo w ofercie przyciskiem Utwórz termin. Wybierz ofertę, wpisz datę i godzinę rozpoczęcia, stuknij Utwórz termin.
Czy przy dowolnym wyborze terminu mogę też tworzyć stałe terminy? Tak, bez zasobów jako otwarty dodatkowy termin przez Nowy termin. Dopóki nikt nie jest zapisany, mogą go zarezerwować także klienci. Dla konkretnego klienta przy zapisywaniu osoby wybierasz Inna godzina.
Dlaczego w mojej serii nie pojawiają się już nowe terminy? Serie utworzone przez Nowy termin nie są automatycznie przedłużane. Utwórz nową serię. Nocne przetwarzanie uzupełnia tylko serię terminów ustawioną bezpośrednio w ofercie.
Czy uczestnicy dostaną informację, gdy przesunę termin? Tak. Przy nowej godzinie każda potwierdzona albo otwarta rezerwacja dostaje e-mail z nową godziną.
Jak wpisać zastępstwo? W terminie w Więcej → Edytuj przy polu Trener włącz własne ustawienie i wybierz osobę zastępującą. Uczestnicy nie są przy tym automatycznie informowani.
Czy mogę zduplikować termin? Nie, pojedynczych terminów nie da się duplikować. Utwórz nowy termin albo serię.